МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в Министерстве финансов Российской Федерации в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации.
2. Директорам департаментов обеспечить изучение работниками Министерства финансов Российской Федерации настоящей Инструкции, а также выполнение ее требований в практической работе.
3. Департаменту информационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными финансами и информационного обеспечения бюджетного процесса (Е.Е. Чернякова) обеспечить:
техническое сопровождение деятельности работников Министерства финансов Российской Федерации при работе с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации;
проведение обучения работников Министерства финансов Российской Федерации работе с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации в соответствии с настоящей Инструкцией.
4. Признать утратившими силу:
приказ Министерства финансов Российской Федерации от 5 марта 1998 г. N 35 "Об упорядочении организации работы по подготовке, заключению, регистрации и хранению договоров (соглашений), в которых одной из сторон выступает Министерство финансов Российской Федерации";
приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15 мая 2008 г. N 258 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации";
приказ Министерства финансов Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. N 23 "О внесении изменений в отдельные приказы Министерства финансов Российской Федерации";
приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 сентября 2013 г. N 266 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации";
приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 июня 2016 г. N 188 "О временном регламенте организации в Министерстве финансов Российской Федерации работы с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации";
приказ Министерства финансов Российской Федерации от 7 сентября 2016 г. N 358 "О внесении изменения в приложение к Временному регламенту организации в Министерстве финансов Российской Федерации работы с электронными документами с использованием системы электронного документооборота Министерства финансов Российской Федерации, утвержденному приказом Минфина России от 1 июня 2016 г. N 188".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Департамент управления делами и контроля (А.А. Афанасьев).
Министр
А.Г.СИЛУАНОВ
Утверждена
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации (далее - Министерство) документов.
2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494, Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота Министерства (далее - СЭД).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и иными нормативными правовыми актами.
5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
6. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Министерстве на основе единой политики, в том числе с использованием информационных технологий при работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет Департамент управления делами и контроля.
8. Функции, задачи, права и ответственность Департамента управления делами и контроля регламентируются положением о Департаменте управления делами и контроля. Должностные обязанности работников Департамента управления делами и контроля устанавливаются должностными регламентами.
9. Ответственность за обеспечение технической безопасности и бесперебойное функционирование СЭД несет Департамент информационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными финансами и информационного обеспечения бюджетного процесса.
10. На работников, ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства, возлагаются следующие должностные обязанности:
принятие документов, поступивших в СЭД и направленных в департамент Министерства;
подготовка проектов указаний руководства департамента Министерства по исполнению документов;
передача документов на рассмотрение руководству департамента Министерства и после получения соответствующих указаний по исполнению - исполнителю;
регистрация в установленном Инструкцией порядке исходящих документов департамента Министерства, проверка правильности их оформления и передача на отправку в Департамент управления делами и контроля;
контроль прохождения документов в департаменте Министерства;
ведение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
составление номенклатуры дел департамента Министерства на основе предложений отделов департамента Министерства, согласование ее в Департаменте управления делами и контроля;
внесение информации о результатах исполнения документов в электронную регистрационную карточку СЭД;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в установленном Инструкцией порядке;
проведение инструктажа вновь принятых в департамент Министерства работников по вопросам организации работы с документами;
получение и передача исполнителям подлинников документов в случаях, установленных Инструкцией;
хранение бланков Министерства, контроль за их использованием;
иные функции в соответствии с актами Министерства.
11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в департаментах Министерства возлагается на их руководителей.
Работники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение положений Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
12. Доступ в СЭД предоставляется всем работникам Министерства на время исполнения ими своих должностных обязанностей.
С содержанием документов, зарегистрированных в СЭД, могут быть ознакомлены работники Министерства, имеющие отношение к их исполнению.
Участвующие в исполнении указанных документов работники Министерства вправе их направить для сведения (ознакомления) иному работнику Министерства, ранее не участвовавшему в их исполнении.
13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра финансов Российской Федерации (далее - Министр) и его заместителей (далее - руководство Министерства).
14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перевода на иную должность работники Министерства обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте Министерства, или другому работнику департамента Министерства по указанию руководства департамента Министерства. При увольнении или переводе на иную должность работника Министерства передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.
15. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Министерства после их согласования с Федеральным архивным агентством.
16. В Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника (оригинала) документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
служба делопроизводства - структурное подразделение Министерства (департамент), на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Министерства (департаментах);
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе;
электронная копия документа - копия документа на бумажном носителе, созданная в электронной форме (электронный образ документа);
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. В Инструкции под электронной подписью подразумевается квалифицированная электронная подпись;
простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, регистрацию и управление ими, а также их хранение и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением СЭД.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
II. Создание документов в Министерстве
Бланки документов и электронные шаблоны бланков документов
17. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках установленного образца на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов (шаблонов) и имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
18. Состав видов, форм бланков и электронных шаблонов бланков документов, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению Департамента управления делами и контроля.
Образцы бланков и электронных шаблонов бланков документов, применяемых в Министерстве, приводятся в приложениях N 1 - 6 к Инструкции.
19. На бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Электронные шаблоны бланков документов не нумеруются.
Изготовление бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Бланки и электронные шаблоны бланков документов Министерства должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Министерства в Департаменте управления делами и контроля ведется их учет в порядке, установленном пунктами 162 - 164 Инструкции.
20. При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов:
шаблоны приказов;
шаблоны писем, телеграмм;
шаблоны протоколов;
шаблоны служебных записок;
шаблоны актов.
Оформление реквизитов документов
21. Документы, создаваемые в Министерстве, имеют определенный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.
Реквизитами документов являются:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
наименование либо аннотация документа;
краткое содержание (заголовок к тексту);
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номер телефона, номер телефона - факса);
дата документа;
регистрационный номер документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле исполнения документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
22. Кроме перечисленных в пункте 21 Инструкции реквизитов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Подлежит возврату" и другие.
Оформление реквизитов документов в Министерстве осуществляется в порядке, изложенном в приложении N 7 к Инструкции.
23. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке, должен иметь следующие размеры полей: не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Абзацный отступ - 1,25 см.
Подготовка проектов законодательных
и иных нормативных и ненормативных правовых актов
24. Министерство представляет в Правительство Российской Федерации проекты:
законодательных актов Российской Федерации;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
других актов, а также проекты заключений и официальных отзывов на проекты федеральных законов и поправок к законопроектам.
25. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляются Министерством в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
26. При подготовке и оформлении проектов правовых актов учитываются положения следующих правовых актов и иных документов:
Федерального закона от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания";
Указа Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации";
Указа Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти";
постановления Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 594 "О реализации Федерального закона "О поставках продукции для федеральных государственных нужд";
постановления Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов";
постановления Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации";
постановления Правительства Российской Федерации от 19 апреля 2005 г. N 239 "Об утверждении Положения о разработке, утверждении и реализации ведомственных целевых программ";
постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. N 1010 "О порядке составления проекта федерального бюджета и проектов бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на очередной финансовый год и плановый период";
постановления Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 389 "О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации";
постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
постановления Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов";
постановления Правительства Российской Федерации от 2 августа 2010 г. N 588 "Об утверждении Порядка разработки, реализации и оценки эффективности государственных программ Российской Федерации";
постановления Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851 "О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения";
постановления Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. N 1318 "О порядке проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, проектов поправок к проектам федеральных законов и проектов решений Евразийской экономической комиссии, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации";
постановления Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. N 1050 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации";
приказа Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51 "Об утверждении Методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти";
методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов, которые направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 г. N вн2-18/490.
Подготовка и оформление законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, других актов в Министерстве осуществляются согласно положениям, изложенным в приложениях N 7 - 10 к Инструкции.
27. При подготовке и оформлении проектов общественно значимых нормативных правовых актов, разрабатываемых Министерством в целях реализации Концепции открытости федеральных органов исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 30 января 2014 г. N 93-р, необходимо учитывать решения Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства, образованной постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2012 г. N 773.
К проектам общественно значимых нормативных правовых актов относятся проекты нормативных правовых актов, которые затрагивают правоотношения с участием граждан, организаций (физических и юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и аудиторов, субъектов страхового дела, брокеров, ассоциаций и союзов, кредитных кооперативов, перевозчиков и владельцев таможенных складов и других), их права и обязанности, а также направлены на повышение уровня, безопасности и качества их жизни и деятельности.
Проекты общественно значимых нормативных правовых актов в целях повышения понятности и простоты восприятия гражданами, организациями и основными референтными группами положений проектов общественно значимых нормативных правовых актов, их прогнозов социально-экономических и иных последствий, а также реализации предлагаемых решений подлежат более расширенному общественному обсуждению (проведение круглых столов, видеоконференций и другое), нуждаются в подготовке к ним дополнительных пояснительных и сопроводительных материалов (наглядное графические, аудио- и видеопредставление материала, презентации и другое) и иных формах публичного освещения результатов общественного обсуждения, в том числе в средствах массовой информации, социальных сетях и прочее.
Подготовка нормативных и ненормативных правовых
актов Министерства
28. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции.
Подготовка и согласование нормативных правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.
29. Нормативные правовые акты Министерства издаются в форме приказов или ином установленном федеральным законодательством виде.
30. Нормативные правовые акты Министерства подлежат государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", если они <1>:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций - типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, утвердившего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
--------------------------------
<1> Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
31. Проекты нормативных правовых актов Министерства подлежат антикоррупционной экспертизе, проводимой Министерством юстиции Российской Федерации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" и Правовым департаментом Министерства в соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 июля 2010 г. N 70н "Об утверждении порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации".
32. Порядок подготовки и оформления приказов нормативного характера изложен в приложениях N 7 и N 11 к Инструкции.
33. В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться нормативные правовые акты совместно с несколькими федеральными органами исполнительной власти или по согласованию с ними по вопросам, имеющим межотраслевое (межведомственное) значение. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, положение и другое). Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).
Порядок подготовки и оформления совместного приказа изложен в приложениях N 7 и N 12 к Инструкции.
34. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Министерство издает по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Министерства приказы ненормативного характера.
Порядок подготовки и оформления приказов ненормативного характера изложен в приложениях N 7 и N 13 к Инструкции.
Оформление отдельных видов документов в Министерстве
35. В деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: протоколы заседаний (совещательных, координационных, референтных, экспертных и других органов), деловая переписка, служебные письма, телеграммы, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (соглашения, государственные контракты), доверенности, акты.
36. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний руководства Министерства.
37. Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, государственных контрактов, протоколов и других документов.
38. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты.
39. Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов изложен в приложениях N 7 и N 14 к Инструкции.
III. Организация документооборота
Принципы организации документооборота
40. Прохождение документов в Министерстве с момента получения или создания до завершения их исполнения, помещения в дело или отправки образует документооборот Министерства.
41. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки;
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
однократность регистрации документов;
регламентация порядка обработки, рассмотрения и согласования документов.
42. В документообороте Министерства выделяются следующие документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация.
43. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, по электронным каналам связи, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) посредством СЭД.
С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По электронным каналам связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения и корреспонденция межведомственного взаимодействия.
Прием и первичная обработка поступающих документов
44. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется в централизованном порядке Департаментом управления делами и контроля.
В случае поступления документа на бумажном носителе:
ошибочно присланные документы возвращаются отправителю в суточный срок;
все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. Корреспонденция, помещенная в конверт с пометкой "Лично", учитывается в СЭД по реквизитам, указанным на конверте, и передается адресату;
при вскрытии конвертов проверяется правильность направления (адресования) документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним;
при обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах, один экземпляр акта остается в Департаменте управления делами и контроля, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю.
В случае поступления документа в форме электронного документа:
ошибочно присланные электронные документы возвращаются отправителю в суточный срок;
электронные документы, направляемые в Министерство, поступают в СЭД, проходят автоматическую проверку целостности транспортного контейнера, подлинности и действительности электронной подписи документа;
в случае положительного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для предварительной обработки, регистрации и распределения поступающих документов;
в случае отрицательного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для возврата отправителю.
45. Поступившие в Министерство документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
46. Не подлежат регистрации следующие документы, поступившие без сопроводительного письма:
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;
библиографические справочники;
поздравительные письма, телеграммы, открытки.
47. Документы, поступающие в Министерство на иностранных языках или языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, до их регистрации направляются для подготовки краткой аннотации в Отдел внешних связей и протокола Департамента управления делами и контроля. Вместе с краткой аннотацией указанные документы передаются на регистрацию в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
Регистрация входящих документов
48. Документы, поступающие в Министерство, регистрируются Департаментом управления делами и контроля в суточный срок, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы, имеющие отметки о срочности или содержащие срочную информацию, регистрируются незамедлительно.
49. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки входящего документа в СЭД.
50. Регистрационный номер входящего документа соответствует номеру электронной регистрационной карточки и состоит из индекса вида входящей корреспонденции (1 - правительственная корреспонденция, 2 - ведомственная корреспонденция, 3 - письменные обращения граждан, 4 - неконтрольная корреспонденция, зарегистрированная в Отделе ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля, 7 - корреспонденция Федерального Собрания Российской Федерации) и порядкового номера входящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года, например:
1-1318, где:
1 - индекс входящей правительственной корреспонденции;
1318 - порядковый номер входящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года.
51. К электронной регистрационной карточке входящего документа прикрепляется электронная копия документа или электронный документ, который является ее составной частью.
Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам входящих документов электронные копии следующих документов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные <2>;
нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);
неформатные и другие объемные документы.
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
В электронной регистрационной карточке входящего документа отражаются связи входящего документа с другими документами, на которые в нем даны ссылки (при наличии).
52. Документы, поступающие в Министерство по системе МЭДО, направляются на регистрацию в СЭД автоматически. При формировании электронной регистрационной карточки входящего документа, поступившего по системе МЭДО, реквизиты, содержащиеся в соответствующем электронном сообщении, используются для автоматического заполнения полей электронной регистрационной карточки входящего документа.
53. По итогам регистрации документа, поступившего по системе МЭДО, отправителю автоматически направляется уведомление о регистрации входящего документа либо об отказе в регистрации входящего документа.
54. После регистрации на входящих документах, поступивших на бумажных носителях, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит дату и регистрационный номер документа. При постановке документа на контроль в регистрационном штампе также указывается слово "Контроль" и срок исполнения документа.
55. При регистрации входящих электронных документов регистрационный штамп на документе не проставляется. Вся информация о дате регистрации, регистрационном номере документа, постановке документа на контроль и сроке исполнения документа указывается только в электронной регистрационной карточке входящего документа.
Порядок распределения входящих документов
56. Департамент управления делами и контроля проводит предварительную обработку поступающих документов, по итогам которой документы после регистрации направляются на рассмотрение руководству Министерства, в департаменты Министерства с использованием СЭД.
57. Доступ к электронным регистрационным карточкам входящих документов и прикрепленным к ним электронным копиям документов или электронным документам в СЭД предоставляется руководству Министерства, руководству департаментов Министерства, а также работникам их приемных одновременно с направлением им документов в СЭД.
58. Работникам Министерства, которым не направлен документ в СЭД, предоставляется доступ только к электронным регистрационным карточкам входящих документов.
59. Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, не подлежащие сканированию, передаются работникам приемных руководства Министерства и руководства департаментов Министерства по реестрам или регистрационным карточкам под расписку.
Департаментам - соисполнителям входящие документы, поступившие на бумажном носителе, направляются только в виде электронной копии документа в СЭД (копии на бумажном носителе не направляются).
Департаменты - соисполнители входящих электронных документов получают доступ к электронным документам, зарегистрированным в СЭД.
60. Ошибочно направленные в департаменты Министерства входящие документы возвращаются в Департамент управления делами и контроля. В указании по исполнению документа в СЭД руководством департамента Министерства проставляется соответствующая отметка с пояснениями.
61. Нерегистрируемые входящие документы передаются по назначению.
Порядок рассмотрения документов руководством Министерства
и доведение документов до исполнителей
62. Руководство Министерства в соответствии с распределением обязанностей дает указания по исполнению документов.
63. Проекты указаний Министра по исполнению входящих документов подготавливаются отделами Департамента управления делами и контроля, проекты указаний заместителей Министра - работниками соответствующих приемных.
64. Подготовленные проекты указаний по исполнению документов утверждаются руководством Министерства в СЭД или подписываются на бумажном носителе. В случае подписания указаний по исполнению документов на бумажном носителе, содержание указаний вносится в СЭД работниками приемных заместителей Министра или отделов Департамента управления делами и контроля.
65. Документы, поступившие на бумажном носителе, не подлежащие сканированию, а также подписанные указания по исполнению данных документов возвращаются в Департамент управления делами и контроля для их направления по назначению.
66. При направлении документов в соответствии с указаниями руководства Министерства на соисполнение в подведомственные Министерству федеральные органы исполнительной власти и организации, не работающие в СЭД (не имеющие доступ), копии этих документов направляются в данные организации ответственным (головным) исполнителем на бумажном носителе.
67. Доступ к электронным копиям входящих документов и электронным входящим документам в СЭД предоставляется исполнителям после направления (адресования) им документов в СЭД.
Организация работы с документами
в департаментах Министерства
68. Руководство департамента Министерства дает указания исполнителям по организации и конкретным срокам исполнения документов, утверждая проекты указаний в электронной регистрационной карточке документа в СЭД или подписывая указания на бумажном носителе, с внесением соответствующей информации в СЭД.
69. Передача документов от одного исполнителя к другому в департаментах Министерства осуществляется в СЭД путем оформления адресации в электронной регистрационной карточке документа.
70. Передача документов на бумажных носителях, не подлежащих сканированию, от одного исполнителя к другому осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства.
71. По итогам определения исполнителя электронного документа, поступившего по системе МЭДО через СЭД, отправителю автоматически направляется уведомление о назначении ответственного исполнителя.
72. Переадресация документов из одного департамента Министерства в другой производится в порядке, установленном Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 15 июня 2012 г. N 82н (далее - Регламент Министерства).
73. Переадресация документов осуществляется в СЭД.
Оформление переадресации документов осуществляется отделами Департамента управления делами и контроля или работниками приемных заместителей Министра.
74. При переадресации документов передача подлинников документов из одного департамента Министерства в другой производится работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах Министерства, а в случае с электронными документами - автоматически посредством СЭД. По документам правительственной корреспонденции - через Департамент управления делами и контроля.
Работа исполнителей с документами
75. Организация работы с документами в департаментах Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов руководства Министерства, директоров департаментов Министерства.
76. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
создание временной электронной регистрационной карточки документа с прикреплением проекта документа в СЭД;
согласование проекта документа;
доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
повторное согласование проекта документа в СЭД;
представление на подпись (утверждение) проекта документа руководству Министерства или руководству департаментов Министерства;
определение места хранения документа путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ;
регистрация и отправка адресату.
77. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) организует работу по исполнению документа согласно указаниям и несет ответственность за его исполнение. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (департаментам Министерства), ответственным является исполнитель (департамент Министерства), определенный в указании по исполнению первым.
78. Соисполнители (департаменты Министерства) представляют ответственному (головному) исполнителю (департаменту Министерства) замечания и предложения в пределах своей компетенции по исполнению данного документа. Ответственный исполнитель (департамент Министерства) подготавливает проект ответного документа с учетом замечаний и предложений соисполнителей (департаментов Министерства). Также замечания и предложения соисполнителей (департаментов Министерства) могут не учитываться ответственным исполнителем (департаментом Министерства) при подготовке проекта ответного документа и в случае необходимости соответствующие обоснования докладываются руководству Министерства.
79. Проекты ответных документов Министерства готовятся уполномоченными работниками департамента Министерства (ответственного исполнителя по исполнению документа) (далее - ответственный работник) в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Инструкцией.
80. Для согласования проекта документа ответственный работник создает в СЭД временную электронную регистрационную карточку документа, которой автоматически присваивается временный регистрационный номер.
Временный регистрационный номер электронной регистрационной карточки документа состоит из префикса, определяющего стадию подготовки документа - согласование проекта, порядкового номера электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года, номер версии проекта документа, например:
СОГЛ-12569-1, где:
СОГЛ - префикс, определяющий стадию подготовки - согласования проекта;
12569 - порядковый номер электронной регистрационной карточки документа в пределах календарного года;
1 - номер версии проекта документа.
К временной электронной регистрационной карточке документа прикрепляется проект документа, который является составной частью временной электронной регистрационной карточки документа.
Во временной электронной регистрационной карточке документа:
отражаются связи документа с другими документами по данному вопросу (при наличии);
создается лист согласования с указанием должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект. В лист согласования также вносится информация о виде подписания (собственноручная или электронная подпись) и о должностном лице, которому документ будет представлен на подпись;
определение места хранения документа путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел Министерства, в которое должен быть помещен документ после его подписи - подлинник и (или) визовой экземпляр (при наличии) на бумажном носителе или бумажная копия электронного документа подписанного электронной подписью.
81. Согласование проекта документа производится должностными лицами путем проставления соответствующего грифа в листе согласования в СЭД. При наличии замечаний и предложений в лист согласования СЭД вносятся соответствующие комментарии, документ не согласовывается и возвращается ответственному исполнителю на доработку.
По представленным замечаниям и предложениям ответственный исполнитель готовит новую версию проекта документа и направляет ее на повторное согласование.
Согласование (визирование) проекта документа с должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 15 приложения N 7 к Инструкции.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 14 приложения N 7 к Инструкции.
82. Проекты документов, по которым не предусмотрено создание электронной копии документа, визируются на бумажном носителе и в листе согласования в СЭД проставляется соответствующая отметка "Для служебного пользования".
83. До передачи проектов документов на согласование ответственным работником внимательно проверяется правильность их оформления на соответствие положениям настоящей Инструкции. Прикрепленный к временной электронной регистрационной карточке документа проект документа должен соответствовать проекту документа на бумажном носителе.
Представление проектов документов на подпись Министру осуществляется через Департамент управления делами и контроля.
84. При направлении на подпись проектов документов, подготовленных в ответ на электронные документы, поступившие по системе МЭДО через СЭД, в адрес отправителя автоматически отправляется уведомление о направлении проекта документа на подписание.
85. Информация о собственноручном подписании документов на бумажных носителях руководством Министерства, руководством департаментов Министерства вносится, соответственно, работниками Департамента управления делами и контроля, работниками приемных заместителей Министра, работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах Министерства, в листы согласований временных электронных регистрационных карточек документов, а в случае подписания электронных документов электронной подписью - автоматически заносится во временную электронную регистрационную карточку документа.
Подписанные документы на бумажном носителе передаются ответственным работником в Департамент управления делами и контроля или работникам, ответственным за делопроизводство в департаментах Министерства, для регистрации и (или) отправки адресату.
86. После подписания электронной подписью электронных документов, подготовленных в ответ на документы, поступившие по системе МЭДО через СЭД, в адрес отправителя автоматически направляется уведомление о подписании документа.
Регистрация исходящих документов
87. Документы, подписанные руководством Министерства в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются ответственным работником на регистрацию и отправку в Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля.
88. Иные исходящие документы, подписанные руководством Министерства, руководством департаментов Министерства, регистрируются в департаментах Министерства и передаются на отправку в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
89. При передаче на регистрацию документа на бумажном носителе представляются подлинник документа и лист согласования СЭД, а также документ, в соответствии с которым подготовлен данный ответ (при наличии).
Электронный документ автоматически попадает на регистрацию.
Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля, работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляют проверку правильности оформления исходящего документа, комплектности и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки, а также корректности заполнения электронной регистрационной карточки документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для исправления.
90. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства и порядкового номера исходящего документа в целом по Министерству в пределах календарного года, например:
01-02-01/10-526 или 01-10-05/527, где:
01-02-01/10 и 01-10-05 - индексы дел согласно номенклатуре дел Министерства;
526 и 527 - порядковые номера исходящих документов в целом по Министерству в пределах календарного года.
Датой исходящего документа является дата его регистрации в СЭД.
91. При регистрации исходящего документа создается электронная регистрационная карточка документа.
В электронной регистрационной карточке исходящего документа отражаются связи с входящими документами и иными документами по данному вопросу (при наличии).
Регистрационный номер и дата регистрации согласно электронной регистрационной карточке документа проставляются в реквизитах бланка на подлиннике исходящего документа на бумажном носителе. К электронной регистрационной карточке исходящего документа на бумажном носителе прикрепляется электронная копия документа, которая является ее составной частью.
Подлинник зарегистрированного исходящего документа на бумажном носителе отправляется адресату, а визовой экземпляр (при наличии) помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
92. При регистрации исходящего электронного документа, подписанного электронной подписью, регистрационный номер и дата регистрации проставляются на самом электронном документе, а также в электронной регистрационной карточке исходящего документа в СЭД.
93. Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам исходящих документов электронные копии следующих документов:
- с пометкой "Для служебного пользования";
- содержащие персональные данные;
- нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);
- неформатные и другие объемные документы.
Отправка документов
94. Отправку исходящих документов Министерства производит Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
95. Документы должны быть правильно оформлены с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в департаменты Министерства.
96. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
97. Документы, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, отправляются фельдъегерской связью или по системе МЭДО через СЭД.
В случаях неполучения адресатом исходящего электронного документа, отправленного по системе МЭДО через СЭД, а также получения уведомления об отказе в регистрации или в иных случаях Департамент управления делами и контроля вправе принять решение о направлении адресату исходящего документа на бумажном носителе.
98. Документы в адрес федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов и организаций отправляются на бумажных носителях или в электронной форме.
99. Подлинники документов на бумажных носителях пересылаются почтовой связью и фельдъегерской связью. С помощью электронных технических средств связи могут пересылаться электронные копии документов. Решение о способе доставки таких документов или о необходимости досылки адресату документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает ответственный работник. В электронной регистрационной карточке исходящего документа делается отметка об отправке исходящего документа соответствующим способом.
100. Обработка исходящих документов на бумажных носителях для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Обработка исходящих документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
101. При отправке исходящего документа на бумажном носителе почтовой связью в Отделе ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля осуществляются конвертование исходящего документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное почтовое отделение связи.
При отправке документов на бумажных носителях фельдъегерской связью осуществляется их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.
На заказную корреспонденцию, корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляются реестры. После отправки исходящих документов на бумажных носителях реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции возвращаются в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.
102. Если требуется передать подлинный экземпляр документа на бумажном носителе непосредственно адресату, ответственный работник на бумажной копии исходящего документа делает соответствующую отметку, а уполномоченное лицо, получающее данный документ, расписывается в его получении с указанием даты, Ф.И.О. (при наличии) и должности, которая помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства. В электронной регистрационной карточке исходящего документа делается отметка об отправке исходящего документа нарочным.
103. Отправка электронных документов осуществляется только посредством МЭДО через СЭД и только в те государственные органы власти и организации, готовые к приему электронных документов, подписанных электронной подписью.
Создание, согласование и регистрация внутренних документов
104. Внутренние документы Министерства создаются в форме электронных документов, за исключением документов, создаваемых в рамках подготовки к заседанию Правительства Российской Федерации и Президиума Правительства Российской Федерации, документов, содержащих сведения конфиденциального характера, сведения, составляющие государственную или иную охраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации тайну, а также документов на бумажном носителе (в том числе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления такого документа исключительно на бумажном носителе).
Внутренние документы создаются, согласовываются, подписываются и регистрируются уполномоченными работниками Министерства, направляются адресатам, принимаются и рассматриваются адресатами в СЭД в порядке, предусмотренном положениями пунктов 75 - 83, 85, 88, 89, 91 - 93 Инструкции.
105. Создание, согласование и подписание уполномоченными работниками Министерства внутренних электронных документов, подлежащих направлению внутри одного департамента Министерства, допускается с использованием простой электронной подписи.
106. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса дела согласно номенклатуре дел Министерства, буквенного кода, определяющего вид корреспонденции, и порядкового номера внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года, например:
12-05-01/ВН-168, где:
12-05-01 - индекс дела согласно номенклатуре дел Министерства;
ВН - буквенный код, определяющий вид корреспонденции;
1168 - порядковый номер внутреннего документа (переписка) в целом по Министерству в пределах календарного года.
107. Регистрационный номер и дата внутреннего электронного документа проставляются на документе в СЭД, а в случае с документом на бумажном носителе - на подлиннике и в электронной регистрационной карточке. Исключение составляют доверенности, акты, договоры, соглашения, государственные контракты, к которым не создаются электронные регистрационные карточки.
108. Внутренний электронный документ, направленный по СЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
109. Подлинник зарегистрированного внутреннего документа на бумажном носителе передается в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля для направления адресату.
110. Регистрация доверенностей, приказов, договоров (соглашений и государственных контрактов) Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля в день их представления на регистрацию, который должен соответствовать дню подписания соответствующего документа.
111. Регистрационный номер доверенности состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид доверенности, например:
01-10-08/77, где:
01-10-08 - номера дела по номенклатуре Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля;
77 - порядковый номер доверенности в пределах календарного года.
Визовые экземпляры подписанных доверенностей хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Копии подлинников доверенностей хранятся в делах департаментов Министерства, разработавших проекты доверенностей Министерства.
112. Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего вид приказа, например:
125н, где:
125 - порядковый номер приказа в пределах календарного года;
н - вид приказа.
Для определения вида приказа используются следующие буквенные индексы: "н" - приказ нормативного характера; "к" - приказ на командирование работника; "л/с" - приказы по личному составу. Иные приказы буквенных индексов не имеют.
Подлинники приказов хранятся в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля осуществляет создание электронных регистрационных карточек распорядительных документов в СЭД и прикрепление к ним электронных копий приказов, а также их направление в СЭД в соответствии с указателем рассылки.
Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам распорядительных документов электронные копии приказов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные.
113. Регистрационный номер протоколов заседаний коллегии Министерства соответствует порядковому номеру протокола в пределах календарного года.
Регистрационный номер протоколов совещаний у руководства Министерства состоит из порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Подлинники протоколов заседаний коллегии Министерства и протоколов совещаний у руководства Министерства регистрируются и хранятся в Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля.
Регистрационный номер протоколов совещаний у руководства департаментов Министерства состоит из порядкового номера протокола в пределах календарного года и буквенного индекса, определяющего инициалы подписавшего протокол должностного лица, например:
3-ИИ, где:
3 - порядковый номер протокола совещания;
ИИ - инициалы должностного лица, подписавшего протокол совещания у руководства департаментов Министерства (Иван Иванов).
Подлинники протоколов совещаний у руководства департаментов Министерства регистрируются и хранятся в делах департаментов Министерства.
114. Регистрационный номер договоров (соглашений, государственных контрактов) состоит из номера дела по номенклатуре Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля, индекса департамента Министерства, подготовившего договор (соглашение, государственный контракт), порядкового номера договора (соглашения, государственного контракта) в пределах календарного года, например:
01-01-06/05-20, где:
01-01-06 - номера дела по номенклатуре Отдела по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля;
05 - индекс департамента Министерства, подготовившего договор (соглашение, государственный контракт);
20 - порядковый номер договора (соглашения, государственного контракта) в пределах календарного года.
Подлинники договоров (соглашений, государственных контрактов) хранятся в Отделе по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля.
115. Регистрация поручений и указаний Министра по оперативным документам на бумажном носителе, за исключением поручений и указаний Министра на документах, имеющих внутренний регистрационный номер департаментов Министерства в СЭД, осуществляется Отделом правительственной корреспонденции Департамента управления делами и контроля.
Регистрационный номер поручения или указания Министра состоит из индекса вида внутренней корреспонденции (5 - корреспонденция Министра) и порядкового номера поручения или указания Министра в пределах календарного года, например:
5-14, где:
5 - индекс корреспонденции Министра;
14 - порядковый номер поручения или указания Министра в пределах календарного года.
Подлинники поручений и указаний Министра направляются в ответственные департаменты Министерства под расписку.
Контроль исполнения документов
116. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, и Регламентом Министерства.
117. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения документов в Министерстве осуществляется Департаментом управления делами и контроля.
118. Контроль включает постановку на контроль, мониторинг исполнения, снятие с контроля, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства о состоянии исполнения документов.
119. Постановка документов на контроль осуществляется Департаментом управления делами и контроля при регистрации входящего документа посредством установления контрольного срока исполнения документа. В случае, если документ имеет несколько контрольных (порученческих) пунктов, на контроль ставится каждый отдельный вопрос с установлением конкретного срока исполнения по каждому из вопросов.
120. При осуществлении своих контрольных функций Департамент управления делами и контроля запрашивает у исполнителей, руководства департаментов Министерства сведения о ходе исполнения контрольных документов, а также, в случае необходимости, информацию о причинах нарушения сроков исполнения или допущенных в ходе исполнения документов недостатков. Текущая информация о ходе исполнения контролируемых документов вносится в базу данных СЭД.
121. В целях своевременного и надлежащего исполнения контрольных документов, а также для принятия мер по ускорению исполнения документов Департаментом управления делами и контроля направляются заместителям Министра и в департаменты Министерства перечни контрольных документов с наступающими сроками исполнения, перечни документов, сроки исполнения которых истекли, а также другие отчетные формы СЭД. Регулярность и периодичность направления перечней определяются производственной необходимостью.
122. Департаментом управления делами и контроля подготавливаются для доклада руководству Министерства обобщенные сведения о ходе и результатах исполнения документов, о состоянии исполнительской дисциплины в департаментах Министерства, о ходе подготовки и рассмотрения в Аппарате Правительства Российской Федерации проектов нормативных правовых актов, внесенных Министерством.
123. Контроль за исполнением документов прекращается:
по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в соответствии с порядком, установленным Регламентом Министерства;
по письмам Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, министерств, ведомств, учреждений, предприятий и организаций и прочим - после фактического выполнения соответствующего обращения.
Промежуточные ответы, запросы, рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
124. Снятие документов с контроля осуществляется Департаментом управления делами и контроля на основании поступивших от департаментов Министерства уведомлений в СЭД. При отсутствии ответного документа ответственный работник вносит в регистрационную электронную карточку контрольного документа информацию о направлении документа в дело с комментариями.
Документ считается исполненным после принятия Департаментом управления делами и контроля информации о его исполнении.
Учет и анализ объемов документооборота
125. Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами.
Анализ объема документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых в процессе деятельности Министерства, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и контроля и представляются руководству Министерства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
126. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа), при этом сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов на бумажных носителях ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
IV. Документальный фонд Министерства
Разработка и ведение номенклатуры дел Министерства
127. В Министерстве формируется свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 сентября 2014 г. N 276 (далее - Перечень документов).
128. Формирование документального фонда Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля путем составления номенклатуры дел Министерства, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
Номенклатура дел Министерства используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел Министерства является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Министерства является основой формирования документального фонда Министерства. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в нем и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел Министерства, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организации передачи дел в архив Министерства возлагается на Департамент управления делами и контроля.
Номенклатура дел Министерства готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Департамента управления делами и контроля, 2-й - используется как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве Министерства, 4-й - хранится в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывается номенклатура дел Министерства. Рабочий экземпляр номенклатуры дел Министерства ведется в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в СЭД.
129. Номенклатура дел Министерства:
а) составляется Департаментом управления делами и контроля на основе номенклатур дел департаментов Министерства, руководствуясь Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, и положениями о его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о его работе, Перечнем документов, номенклатурами дел Министерства за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, их виды, состав и содержание;
б) утверждается руководством Министерства после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры Министерства подлежит согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
130. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются наименования департаментов Министерства.
Порядок составления номенклатуры дел Министерства и заполнения ее граф приведен в приложении N 15 к Инструкции.
Формирование дел и их текущее хранение
131. Дела формируются в департаментах Министерства в соответствии с номенклатурой дел Министерства, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
132. Дела со дня их формирования до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Руководство департаментов Министерства и работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Номенклатура дел Министерства или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Министерства.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 3-х лет, а затем сдаются в архив Министерства.
133. Выдача дел из архива работникам департаментов Министерства для работы осуществляется под расписку в картотеке выдачи дел.
Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов Министерства на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по акту.
134. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной в установленном порядке копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
135. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их формирования или хранения в департаментах Министерства. Передача дел в архив Министерства производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в департаментах Министерства. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Министерства не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
136. Порядок формирования, учета и хранения дел в департаментах Министерства приведен в приложении N 16 к Инструкции.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
137. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.
138. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве образован архив.
139. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и лиц, ответственных в департаментах Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.
140. Порядок оформления дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение приведен в приложении N 17 к Инструкции.
141. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится:
а) при составлении номенклатуры дел Министерства;
б) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
в) при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
142. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая ЦЭК.
Функции и права ЦЭК, а также организация работы ЦЭК определяются положением о ней, утверждаемым приказом Министерства и согласуемым с Федеральным архивным агентством.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК и под непосредственным методическим руководством Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
143. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня документов и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел.
144. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов на бумажных носителях, черновики, неоформленные копии документов на бумажных носителях и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
145. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел Министерства.
146. В департаментах Министерства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. По этим описям документы Министерства сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные департаментами Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
Описи дел департаментов Министерства составляются по установленной форме согласно приложению N 18 к Инструкции и представляются в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел департамента Министерства имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
дата дела (тома);
количество листов в деле (томе);
срок хранения дела.
147. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении дела в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же" при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам Министерства со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и так далее.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
148. Опись дел департамента Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и утверждается директором соответствующего департамента Министерства.
Опись дел департамента Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте Министерства.
Передача дел на архивное хранение
149. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля, согласованному с директорами департаментов Министерства и утвержденному директором Департамента управления делами и контроля.
150. В период подготовки дел департаментом Министерства к передаче в архив Министерства работники Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля предварительно проверяют правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании дел отделов департаментов Министерства работники отделов департаментов Министерства обязаны устранить.
151. Прием каждого дела производится работниками Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в присутствии работника отдела соответствующего департамента Министерства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и лица, передавшего дела.
152. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется только по описям дел.
Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
153. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. Образец указанного акта приведен в приложении N 19 к Инструкции.
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 г.).
154. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (при этом дела каждого департамента Министерства составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
155. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно).
Согласованный ЦЭК акт утверждается заместителем Министра, курирующим соответствующий департамент Министерства, только после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного срока хранения.
156. После утверждения заместителем Министра акта о выделении документов к уничтожению документы передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка: "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, Ф.И.О. (при наличии), подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
V. Изготовление, учет, использование и хранение
печатей, штампов и бланков документов
157. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" Министерство применяет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать).
Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяются подписи руководства Министерства, директоров департаментов Министерства, главного бухгалтера, а также других лиц, которым приказом Министра или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
158. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, в Министерстве используются печати и штампы департаментов Министерства.
159. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве для использования в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей или штампов, их количестве принимает директор Административного департамента по заявкам, подписанным директорами департаментов Министерства.
Заявка на изготовление печати или штампа, ее эскиз оформляются в департаментах и передаются в Отдел материально-технического обеспечения и транспорта и организационного обеспечения международных мероприятий Министерства Административного департамента, который размещает заказ в организации - изготовителе печатей или штампов.
160. Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.
161. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на Министра, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на директоров соответствующих департаментов Министерства.
162. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Министерства возложена на Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля, который:
- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
- осуществляет получение, учет поступления бланков документов Министерства.
163. Для ведения учета выдачи департаментам Министерства бланков документов Министерства, изготовленных типографским способом, бланки документов Министерства нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны каждого бланка документа Министерства.
Учет бланков документов Министерства ведется раздельно по их видам в журналах учета поступления и выдачи бланков документов Министерства по форме согласно приложению N 20 к Инструкции.
164. Бланки документов Министерства выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в департаментах Министерства, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В департаментах Министерства бланки документов Министерства используются строго по назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Отдел по контролю Департамента управления делами и контроля.
Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА
МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА
МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ
БЛАНКА ПИСЬМА МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА БЛАНКА ПИСЬМА
МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ
МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА БЛАНКА ПИСЬМА ПЕРВОГО
ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА СТАТС-СЕКРЕТАРЯ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ
МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА БЛАНКА ПИСЬМА
СТАТС-СЕКРЕТАРЯ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА ФИНАНСОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА
ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО ШАБЛОНА БЛАНКА ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ
МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ
БЛАНКА ПРИКАЗА МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
1. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещено на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
На бланках документов Министерства финансов Российской Федерации (далее - Министерство) Государственный герб Российской Федерации изображен в одноцветном варианте на геральдическом щите. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещено на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Министерства".
Изготовление бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещено.
2. Наименование Министерства
Наименование Министерства (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, соответствует наименованию, установленному Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329.
Сокращенное наименование Министерства помещается в скобках под полным наименованием.
3. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа (ПРОТОКОЛ, АКТ и другие).
В письмах наименование вида документа не указывается.
4. Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно отражать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" "чего?" Например:
приказ ("о чем?") "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Министерства финансов Российской Федерации";
письмо ("о чем?") "Об оказании консультативной помощи";
правила ("чего?") "Правила внутреннего трудового распорядка".
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Точка в конце заголовка не проставляется.
5. Должность лица - автора документа
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма Министра финансов Российской Федерации, бланк письма Первого заместителя Министра финансов Российской Федерации, бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра финансов Российской Федерации, бланк письма заместителя Министра финансов Российской Федерации).
Наименование должности лица на бланках указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.
Наименование должности на общем бланке письма указывается в конце письма.
6. Справочные данные о Министерстве
Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес Министерства, номер телетайпа Министерства, номер телефакса Министерства. В бланках писем Министра финансов Российской Федерации, Первого заместителя Министра финансов Российской Федерации и статс-секретаря - заместителя Министра финансов Российской Федерации указывается также номер телефона приемной соответствующего должностного лица.
7. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках приказов Министерства и бланках решений коллегии Министерства.
8. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, решения, служебные письма, докладные, служебные записки, акты), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет), события, зафиксированного в документе (протокол, решения, акты), регистрации (приказы, доверенности, протоколы, договоры, соглашения, государственные контракты).
Дата подписания документа (служебные письма, докладные, служебные записки, протоколы, доверенности, приказы, договоры, соглашения, государственные контракты) должна соответствовать дате его регистрации.
Дата документа Министерства проставляется с учетом положений пунктов 90 - 92, 107, 110 Инструкции.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 18.12.2012.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 декабря 2012 г.
9. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа Министерства проставляется в соответствии с положениями пунктов 90 - 92, 106, 107, 110 - 115 Инструкции с учетом порядка, применяемого в СЭД Министерства.
10. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма и включается в состав реквизитов бланка письма Министерства.
11. Адресат
Документы адресуют в другие государственные органы власти, органы местного самоуправления, организации, гражданам, должностным лицам, в департаменты Министерства.
При направлении (адресовании) документа в государственный орган власти, орган местного самоуправления, организацию или департамент Министерства (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
или:
Департамент управления
делами и контроля
При направлении (адресовании) документа руководителю государственного органа власти, органа местного самоуправления, организации должность и фамилия указываются в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
службы безопасности
И.И. Иванову
При направлении (адресовании) документа конкретному должностному лицу наименование государственного органа власти, органа местного самоуправления, организации и (или) структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном падеже, например:
Министерство финансов Российской Федерации
Департамент финансовой политики
Начальнику отдела
И.И. Ивановой
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Адрес пишется на русском языке при пересылке документа в пределах территории Российской Федерации, в иных случаях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
а) название улицы, номер дома, номер квартиры;
б) название населенного пункта (города, поселка и так далее);
в) название района;
г) название республики, края, области, автономного округа (области);
д) название страны (для международных почтовых отправлений);
е) почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти.
При направлении (адресовании) документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении (адресовании) частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по правому краю, например:
Директору Департамента
управления делами
и контроля
И.И. Иванову
12. Текст документа
В Министерстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; Министерство не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: приказываем..., решили....
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности Министра или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"
или:
"В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009,".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и другие, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы документа нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы.
13. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении документов, имеющих приложения к ним (служебные (сопроводительные) письма, проекты актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказы, договоры, соглашения, государственные контракты и другие документы (положения, правила, инструкции, планы, программы, отчеты)).
Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.
Приложения к договорам, соглашениям, государственным контрактам являются неотъемлемой их частью и нумеруются в сквозном порядке (нумерация по отношению к основному документу продолжается).
При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.
В служебных (сопроводительных) письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля страницы. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложения: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.;
2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к служебному (сопроводительному) письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, документы, содержащие служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 (двух) листах
в 1 (одном) экз.
На приложениях (прилагаемых документах к служебному (сопроводительному) письму) отметка о том, что этот документ является приложением к данному письму, не проставляется.
На приложениях к проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, договорам, соглашениям, государственным контрактам, приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Приложение N 2
к приказу
Министерства финансов
Российской Федерации
от 15 марта 2015 г. N 1
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другие), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа и указывается наименование вида основного документа, его дата, номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Министерством финансов
Российской Федерации
от 15 марта 2015 г. N 1
Если в утверждаемом документе (положение, правила, инструкция, регламент и другие) содержится приложение (форма, состав, перечень, таблица и другое), в верхнем углу проставляется отметка о приложении, указывается наименование вида документа и вида основного документа, его дата, номер, например:
Приложение N 2
к Положению...,
утвержденному приказом
Министерством финансов
Российской Федерации
от 15 марта 2015 г. N 1
Перечень...
14. Гриф согласования
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), оформляются грифом согласования.
Внешнее согласование документа осуществляется с:
- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и так далее);
- при необходимости, с подведомственными организациями, общественными и иными организациями, интересы которых затрагиваются в документе.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Внешнее согласование проектов нормативных правовых актов и иных документов Министерства осуществляется в порядке, предусмотренном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. N 1050 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и иными нормативными правовым актами.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования или слова СОГЛАСОВАНО и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании.
Строки реквизита "Гриф согласования" центрируются относительно самой длинной строки от границы левого поля страницы, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
На проектах приказов Министерства гриф согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
15. Согласование (визирование)
Согласование (визирование) проекта документа с должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) оформляется собственноручной визой, электронной подписью или простой электронной подписью.
Согласование (визирование) проекта бумажного документа посредством собственноручного визирования включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Директор Правового департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме бумажных документов, собственноручные визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а также на лицевой стороне последнего листа приложения.
На бумажных документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, собственноручные визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа и приложений к нему, являющихся неотъемлемой их частью, (приказы, соглашения, договоры, государственные контракты) в нижней его части.
Допускается полистное собственноручное визирование бумажного документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту бумажного документа собственноручная виза дополняется соответствующей записью, например:
Согласовано с учетом замечаний (Имеются замечания)
Директор Правового департамента
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В таком случае к документу готовится служебная записка в соответствии с положениями пункта 4 приложения N 14 к Инструкции, в которой отражаются данные замечания.
Согласование (визирование) проекта документа в форме электронного документа посредством проставления электронной подписи или простой электронной подписи включает в себя проставление соответствующей отметки в листе согласования в СЭД.
На проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и приложений к ним, оформленных в форме электронных документов, отметки о согласовании проставляются в листе согласования в СЭД с использованием электронной подписи или простой электронной подписи.
Отметки на проекте документа в форме электронного документа не проставляются.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту электронного документа отметка о согласовании в листе согласования в СЭД дополняется соответствующей записью.
Согласование проектов служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок) с соответствующими работниками Министерства осуществляется в электронном виде с использованием электронной подписи или простой электронной подписи в СЭД. При подписании электронных документов электронной подписью лист согласования является составной частью электронной регистрационной карточки электронного документа в СЭД.
При необходимости оформления указанных документов в виде документов на бумажных носителях проекты документов, согласованные в форме электронных документов, передаются на собственноручную подпись должностным лицам, указанным в листе согласования, с приложением листа согласования по установленной в СЭД форме.
16. Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), собственноручная подпись или электронная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Заместитель Министра финансов Подпись И.О. Фамилия Заместитель Министра финансов И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ на бумажном носителе могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. Министра Подпись И.О. Фамилия
или
И.о. директора Департамента Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
17. Гриф утверждения
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр финансов
Российской Федерации
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже (постановлением, решением, приказом, протоколом) его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждающего документа. Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 15 апреля 2015 г. N 1
18. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
19. Отметка о заверении копии
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, название департамента Министерства, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Верно Заместитель начальника Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Личная подпись И.И. Иванова Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском простой круглой печати департаментов Министерства при их наличии.
20. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа шрифтом Times New Roman размера N 8 - 10 через один интервал.
Отметка включает фамилию, инициалы исполнителя и номер его телефона, например:
Иванов И.И.
(495) 888 88 88
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и названия департамента. Во внутренних документах Министерства отметка об исполнителе может дополняться номером IP-телефона исполнителя.
21. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа или в электронной карточке документа в СЭД. Указания по исполнению документа на бумажном носителе, оформленные непосредственно на документе или на бланке указания по исполнению документа, подлежат обязательному внесению в электронную регистрационную карточку документа в СЭД.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание основных поручений, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату, номер и дату документа, к которому относятся указания по исполнению документа.
22. Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, в регистрационном штампе документа с указанием слова "Контроль" в нижнем поле документа справа с обязательным внесением информации о контроле в электронную регистрационную карточку документа в СЭД, а в случае с электронным документом - только в электронной регистрационной карточке в СЭД.
23. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа на бумажном носителе и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя и даты, а также занесения соответствующей информации в электронную регистрационную карточку документа в СЭД.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором департамента Министерства, в котором исполнен документ.
24. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Министерство состоит из регистрационного входящего номера и даты поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
25. Отметка о конфиденциальности
Отметка об ограничении доступа к документу проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также соответствующая информация заносится в электронную регистрационную карточку документа в СЭД. В электронной регистрационной карточке документа проставляется пометка "Для служебного пользования". Электронные копии документов с пометкой "Для служебного пользования" не размещаются в СЭД.
В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, пометка об ограничении доступа к документу имеет вид "Для служебного пользования" и проставляется на каждом экземпляре документа на бумажном носителе.
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице служебного (сопроводительного) письма к таким документам и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Министерство финансов Российской Федерации (далее - Министерство) разрабатывает проекты федеральных законов (далее - законопроекты) во исполнение планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, иных актов Правительства Российской Федерации, а также в порядке законодательной инициативы.
2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера N 15.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <1> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
--------------------------------
<1> Пункт (сокращенно - пт) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman размера N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "о чем?" или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие федеральные законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать в какой именно части она изменяется, например:
О внесении изменений в некоторые законодательные акты
Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона
"О внесении изменений в части первую и вторую Налогового
кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым
органам полномочий по администрированию страховых взносов
на обязательное пенсионное, социальное и медицинское
страхование"
или
О внесении изменения в статью 855 части второй
Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами, например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом, например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Согласование (визирование) законопроекта осуществляется в соответствии с положениями пункта 15 приложения N 7 к Инструкции.
4. Пояснительная записка к законопроекту содержит положения, указанные в пункте 84 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, печатается шрифтом Times New Roman размера N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - пояснительная записка - печатается полужирным шрифтом прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт и выравнивается по центру;
заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное наименование законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка;
текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также влияние законопроекта на жизнь граждан и деятельность организаций, прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образцы законопроекта и пояснительной записки к законопроекту прилагаются.
Образец
оформления пояснительной записки к законопроекту
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту федерального закона "О внесении изменений
в статью 21.3 Федерального закона "Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг"
и статью 32.2 Кодекса Российской Федерации
об административных правонарушениях"
Проект федерального закона "О внесении изменений в статью 21.3 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и статью 32.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" (далее - законопроект) разработан в рамках реализации в целях обеспечения....
Частью 1 статьи 21.3 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 27, ст. 3873) (далее - Федеральный закон N 210-ФЗ) регламентировано, что....
Законопроектом предлагается наделение Правительства Российской Федерации полномочием по установлению перечня иных платежей... Указанный вопрос одобрен на заседании....
В настоящее время....
Указанная ситуация приводит к несоблюдению прав гражданина, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также к увеличению невыясненных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации.
Следовательно, закрепление в статье 21.3 Федерального закона N 210-ФЗ точных сроков направления информации.... позволит установить для всех организаций единые сроки направления информации, а также исключить возможность самостоятельного установления ими сроков направления информации.
Указанная ситуация возникает при передаче.... Таким образом, возникает необходимость внесения указанных изменений в статью 32.2...КоАП, в которой регламентирован порядок исполнения постановления о наложении административного штрафа.
Законопроект соответствует положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации.
Образец оформления законопроекта
Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ АКТОВ
(УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Министерством финансов Российской Федерации (далее - Министерство) в соответствии с установленным порядком <1>.
--------------------------------
<1> Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации".
2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера N 15.
3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение) Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях Президента Российской Федерации место издания не печатается.
4. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов.
Приложения визируются Министром финансов Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Указу Президента
Российской Федерации
от N
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и другие) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от N
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", план мероприятий - "УТВЕРЖДЕН".
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку ("ПОЛОЖЕНИЕ", "ПЕРЕЧЕНЬ", "СПИСОК" и другие). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.2.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.1).
Согласование (визирование) проектов указа (распоряжения) Президента Российской Федерации и приложений к ним осуществляется в соответствии с положениями пунктов 14 и 15 приложения N 7 к Инструкции.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
5. К проектам указа (распоряжения) Президента Российской Федерации готовятся пояснительные записки в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260.
Образцы проекта указа (распоряжения) Президента Российской Федерации и приложений к нему прилагаются.
Образец
оформления проекта Указа Президента Российской Федерации
Образец оформления проекта приложения
к Указу Президента Российской Федерации
Образец
оформления проекта распоряжения
Президента Российской Федерации
Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ АКТОВ (ПОСТАНОВЛЕНИЙ
И РАСПОРЯЖЕНИЙ) ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется Министерством финансов Российской Федерации (далее - Министерство) в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации <1>.
--------------------------------
<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации".
2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера N 14.
3. Проект акта Правительства Российской Федерации имеет следующие реквизиты:
наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт и оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом. Проставляется при подписании акта;
номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, N 143. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р;
место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом;
заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?") издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
4. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются Министром финансов Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов актов Президента Российской Федерации.
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Согласование (визирование) проекта постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации и приложений к нему осуществляется в соответствии с положениями пунктов 14 и 15 приложения N 7 к Инструкции.
5. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования. Например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6; Российская газета, 2009, 29 декабря; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2016, 13 октября).
Если подготавливаемый проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого проекта акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и другие), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
6. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Сопроводительное письмо и пояснительная записка к проектам актов Правительства Российской Федерации содержат положения, указанные в пункте 53 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260.
Образцы проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации и пояснительной записки к ним прилагаются.
Образец оформления проекта постановления
Правительства Российской Федерации
Образец оформления проекта распоряжения
Правительства Российской Федерации
Образец
оформления пояснительной записки к проекту постановления
(распоряжения) Правительства Российской Федерации
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту постановления Правительства Российской Федерации
"О порядке учета и декларирования объема производства,
поставки и (или) использования для собственных нужд
фармацевтической субстанции спирта этилового (этанола)"
Проект постановления Правительства Российской Федерации "О порядке учета и декларирования объема производства, поставки и (или) использования для собственных нужд фармацевтической субстанции спирта этилового (этанола)" (далее - проект постановления) подготовлен в целях реализации положений статьи 14 Федерального закона от 22 ноября 1995 г. N 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции" в редакции Федерального закона от 3 июля 2016 г. N 261-ФЗ... (далее - Федеральный закон N 261-ФЗ).
Федеральным законом N 261-ФЗ предусматривается возложение с 1 января 2017 года на организации, осуществляющие производство...., обязанности передавать в единую государственную автоматизированную информационную систему учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции информацию об объеме производства..., а также с 31 марта 2017 года обязанности по декларированию объема производства....
В этой связи в целях.... проектом постановления предлагается утвердить порядок учета объема производства.... Кроме того, проектом постановления предлагается внести корреспондирующие изменения в....
Проект постановления соответствует Договору о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации.
Проектом постановления не предусматривается введение каких-либо административных и иных ограничений, а также возложение дополнительных обязанностей на субъекты предпринимательской и иной деятельности, способствующих увеличению их издержек.
Реализация положений проекта постановления не повлечет принятия новых и увеличения объема действующих расходных обязательств Российской Федерации, исполнение которых осуществляется за счет средств федерального бюджета.
Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ НОРМАТИВНОГО ХАРАКТЕРА
1. Министерство финансов Российской Федерации (далее - Министерство) готовит проекты приказов нормативного характера (далее - приказ) на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах его компетенции.
Подготовка, оформление и согласование проектов приказов в Министерстве осуществляется в порядке, предусмотренном Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н, иными нормативными правовыми актами и приказами Министерства.
2. Проекты приказов печатаются на бланках приказа по форме согласно приложению N 6 к Инструкции.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
В случае, если приказом вносятся изменения в несколько приказов, то в заголовке должны быть перечислены наименования всех приказов, в которые вносятся изменения, или обозначена тематика изменений. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Например:
Об утверждении формы реестра источников дохода
федерального бюджета
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размера N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и так далее. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и источник официального опубликования, например:
"Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 6 января 2000 г. N 17 "Об образцах акцизных марок для маркировки алкогольной продукции иностранного производства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 2, ст. 251; Российская газета, 2005, 28 декабря; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2015, 13 октября)".
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть проекта приказа должна раскрывать тему и отражать предмет его правового регулирования, содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, а пункты - на подпункты, абзацы.
Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые имеют единую (сквозную) нумерацию для всего акта, нумеруются с абзацного отступа арабскими цифрами с точкой в конце и заголовков не имеют. Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Каждый пункт имеет, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга.
Пункты могут подразделяться на подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию.
Подпункты выделяются в составе пункта с абзацного отступа и нумеруются либо строчными буквами русского алфавита либо арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой. Подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой.
Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками.
Утверждаемые приказами положения, порядки, регламенты, уставы, инструкции и другие значительные по объему акты, могут подразделяться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, и разделы, которые нумеруются арабскими цифрами и могут иметь заголовки.
Заголовки глав и разделов пишутся с прописной буквы по ширине страницы над текстом центрованным способом. Точка в конце заголовка не проставляется.
Разделы могут делиться на подразделы, имеющие заголовки, при этом подразделы не нумеруются и сохраняется сквозная нумерация пунктов в пределах всего документа.
В наиболее объемных проектах приказов пункты могут подразделяться на подпункты, номера которых включают номер пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой.
После цифровых перечислений с точкой текст следует начинать с прописных букв и последние строки заканчивать точками.
Абзацы нумерации не имеют.
В тексте проекта приказа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных.
Если в проекте приказа приводятся таблицы, графики, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений к приказу, а соответствующие положения текста приказа должны иметь ссылки на эти приложения.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица занимает более чем одну страницу, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.
Если в тексте проекта приказа дается ссылка "согласно приложению к настоящему приказу", то на первой странице в приложении пишется:
"Приложение
к приказу Министерства финансов
Российской Федерации
от "__" _______ г. N __".
Если в тексте проекта приказа - "Утвердить прилагаемое Положение (или иной документ нормативного характера)", то в приложении помещается гриф:
"УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от "__" _______ г. N __".
Если в тексте Положения, утверждаемого проектом приказа, содержится ссылка на приложение - "согласно приложению к настоящему Положению...", то на первой странице данного приложении пишется:
"Приложение
к Положению..., утвержденному приказом
Министерства финансов Российской
Федерации
от "__" ________ г. N __".
Страницы приложения к проекту приказу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно. При оформлении приложения к приложению его страницы нумеруются в сквозном порядке (нумерация страниц продолжается).
В качестве исполнителей указываются соответствующие департаменты или конкретные должностные лица (ответственные работники). Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если проект приказа изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера, заголовка, источника официального опубликования. Текст пункта начинается, например словами "Признать утратившим силу".
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Проекты приказов подписывает Министр финансов Российской Федерации, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности.
3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на директоров департаментов, разработавших проект приказа.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Департамент управления делами и контроля.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и директором департамента, разработавшим проект приказа, директорами департаментов Министерства и (или) руководителями федеральных служб, находящихся в ведении Министерства, которым в проекте приказа предусматриваются поручения или задания, а также директором или уполномоченным им лицом Департамента управления делами и контроля. После согласования со всеми заинтересованными сторонами проект приказа визируется директором Правового департамента. Визирование проектов приказов директором Правового департамента осуществляется полистно (на обороте каждого листа проекта приказа).
Согласование (визирование) проекта приказа осуществляется в соответствии с положениями пунктов 14 и 15 приложения N 7 к Инструкции.
В случае наличия возражений по проекту приказа, возникших при его согласовании, данные возражения, изложенные в служебной записке, подписанные директором соответствующего департамента, прилагаются к проекту приказа.
Проекты приказов, представляемые на подпись Министру финансов Российской Федерации, предварительно визируются заместителем Министра финансов Российской Федерации в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов подлежат общественному обсуждению в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851 "О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения" и от 1 сентября 2012 г. N 877 "Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти", а также антикоррупционной экспертизе в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" и приказом Министерства от 12 июля 2010 г. N 70н "Об утверждении порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации".
4. Подписанный приказ подлежит обязательной регистрации в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в соответствии с пунктом 112 Инструкции.
Приказы нумеруются в порядке валовой нумерации в пределах календарного года, с добавлением буквы "н".
Датой приказа является дата его подписания. Дата подписания и дата регистрации приказа является единой.
Внесение изменений в подписанный приказ не допускается. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию (визированию) в установленном порядке.
5. В ходе рассмотрения представленных на визирование в Правовой департамент проектов приказов на основании положений Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, принимается решение о необходимости (отсутствии необходимости) направления проекта приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации. В случае принятия положительного решения Правовым департаментом на проекте приказа проставляется штамп "Подлежит государственной регистрации".
Подлежащие государственной регистрации приказы направляются исполнителем (ответственным работником) в Министерство юстиции Российской Федерации не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на электронном носителе). Приказы, содержащие сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).
В случае, если приказ подписан лицом, исполняющим обязанности Министра, копия распорядительного документа о возложении на него соответствующих обязанностей прилагается к приказу.
Копии приказов должны быть заверены в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Данные копии должны быть четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.
К приказу прилагается справка (в одном экземпляре), подготовленная департаментом Министерства, разработавшим приказ, которая подписывается директором Правового департамента. Справка оформляется в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
6. Подлинный экземпляр приказа, зарегистрированный Минюстом России, передается разработавшим его департаментом в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в день получения приказа из Минюста России. К приказу прилагается указатель рассылки, подготовленный исполнителем (ответственным работником).
Приказ на бумажном носителе размещается в СЭД после сканирования и создания электронной копии документа. Размещение электронной копии приказа в СЭД осуществляется в течение 1-го рабочего дня работниками Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
Образцы проекта приказа и справки к приказу Министерства прилагаются.
Образец оформления приказа Министерства
Образец
оформления справки к приказу Министерства
СПРАВКА
к приказу Министерства финансов Российская Федерации
от 30 января 2015 г. N 20н "Об утверждении Методики расчета
совокупной добавленной стоимости, получаемой на территории
индустриального парка или технопарка"
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 января 2015 г. N 20н "Об утверждении Методики расчета совокупной добавленной стоимости, получаемой на территории индустриального парка или технопарка" (далее - Приказ) разработан в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 30 октября 2014 г. N 1119 "Об отборе субъектов Российской Федерации, имеющих право на получение государственной поддержки в форме субсидий на возмещение затрат на создание инфраструктуры индустриальных парков и технопарков" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 46, ст. 6344).
При разработке Приказа применялись положения приказа Федеральной налоговой службы от 29 октября 2014 г. N ММВ-7-3/558@ "Об утверждении формы налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, порядка ее заполнения, а также формата представления налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость в электронной форме" (зарегистрирован в Минюсте России 15 декабря 2014 г., регистрационный N 35171, Российская газета, 2014, 29 декабря).
Приказ согласован Федеральной налоговой службой.
В соответствии с требованиями пункта 6 Правил проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, проект Приказа был размещен на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с "__" _______ г. по "__" ________ г.
За указанный период экспертных заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы на проект Приказа не поступило.
В соответствии с требованиями пункта 3(1) Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, проект Приказа не подлежит оценке регулирующего воздействия.
В соответствии с требованиями пункта 2 Правил раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, проект Приказа не подлежит раскрытию информации о подготовке проекта нормативного правового акта и результатах его общественного обсуждения.
Необходимость предварительного обсуждения проекта Приказа на заседаниях Общественного совета при Министерстве финансов Российской Федерации отсутствует, поскольку проект Приказа не входит в состав нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 г. N 877.
Проведение педагогической и метрологической экспертиз Приказа не требуется.
Ответственными исполнителями от Министерства финансов Российской Федерации за прохождение государственной регистрации Приказа в Министерстве юстиции Российской Федерации являются:
директор Департамента.... Ф.И.О., тел.;
главный специалист-эксперт отдела ....Департамента... Ф.И.О., тел.
Директор Правового департамента Министерства финансов Российской Федерации С.В. Ячевская
Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СОВМЕСТНОГО ПРИКАЗА
1. Приказы могут издаваться Министерством финансов Российской Федерации (далее - Министерство) совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями).
Проект совместного приказа федеральных органов исполнительной власти печатается на стандартных листах бумаги формата А4.
2. При оформлении проекта совместного приказа:
- наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
- наименование вида документа - приказ - располагается центрованным образом;
- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
- регистрационный номер совместного приказа, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым федеральным органом исполнительной власти в дату совместного приказа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
- подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
3. Внутреннее согласование (визирование) проекта совместного приказа осуществляется в соответствии с положениями пункта 15 приложения N 7 к Инструкции.
Внешнее согласование проекта совместного приказа, разрабатываемого Министерством, с иными заинтересованными федеральными органами исполнительной власти осуществляется в соответствии с положениями пункта 14 приложения N 7 к Инструкции.
4. Представление на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации совместного приказа возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который является разработчиком проекта совместного приказа и указан первым в числе подписавших приказ.
Справка для направления на государственную регистрацию, прилагаемая к совместному приказу, подписанному руководителями нескольких федеральных органов исполнительной власти, оформляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г., N 1009, приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и подписывается руководителями юридических служб федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций).
Образец проекта совместного приказа прилагается.
Образец
оформления совместного приказа Министерства и иного
федерального органа исполнительной власти (организации)
Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ НЕНОРМАТИВНОГО ХАРАКТЕРА
1. К приказам ненормативного характера относятся приказы по оперативным и другим текущим вопросам деятельности Министерства финансов Российской Федерации (далее - приказ, Министерство). Указанные приказы не нуждаются в государственной регистрации. Порядок подготовки и оформления приказов ненормативного характера аналогичен порядку подготовки и оформления приказов нормативного характера, который изложен в приложении N 11 к Инструкции.
2. Приказы регистрируются в Отделе архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля, нумеруются в порядке валовой нумерации в пределах календарного года. Приказы по личному составу нумеруются с добавлением букв "л/с", приказы о командировании с добавлением буквы "к".
3. Приказы Министерства подписываются Министром финансов Российской Федерации или заместителями Министра финансов Российской Федерации в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.
4. Приказы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, имеют гриф "Для служебного пользования". На каждой копии приказа ставится номер экземпляра. Рассылка адресатам осуществляется согласно номерам экземпляров, указанным в указателе рассылки.
Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
1. Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В Министерстве финансов Российской Федерации (далее - Министерство) протоколы издаются в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера N 14 и имеют следующие реквизиты:
- вид документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размера N 17 и выравнивается по центру;
- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
- место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной чертой;
- дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании, секретаря.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
"Присутствовали:
заместители Министра финансов Российской Федерации;
заместители Руководителя Федеральной налоговой службы".
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает, в соответствии с повесткой дня, вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано шрифтом Times New Roman размера N 15, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии Министерства, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.
К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала шрифтом Times New Roman размера N 14.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Совещания, проводимые у Министра финансов Российской Федерации и заместителей Министра финансов Российской Федерации, готовятся соответствующими департаментами и оформляются протоколами.
Подлинники протоколов совещаний у руководства Министерства, а также у руководителей департаментов Министерства регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном пунктом 113 Инструкции.
Образец проекта протокола прилагается.
Образец оформления протокола
2. Документы коллегии Министерства
Документы к заседаниям коллегии Министерства подготавливаются департаментами Министерства, ответственными за их проведение в соответствии с планом работы коллегии Министерства (далее - ответственные департаменты Министерства), состоят из материалов по обсуждаемым вопросам и проектов решений по ним. В необходимых случаях прилагаются проекты нормативных правовых актов и другие документы. Проекты решений по обсуждаемым вопросам должны быть согласованы с директорами департаментов Министерства и руководителями федеральных служб, находящихся в ведении Министерства, которым даются соответствующие поручения.
Указанные документы визируются директором соответствующего департамента Министерства (руководителем федеральной службы), курирующим заместителем Министра и передаются в срок не позднее недели до даты проведения заседания коллегии Министерства в Отдел по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля для подготовки и оформления документов к заседаниям коллегии Министерства. Копии документов направляются членам коллегии Министерства.
По итогам заседания коллегии Министерства ответственный департамент Министерства представляет в Отдел по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля принятые решения по рассмотренным на заседании коллегии Министерства вопросам. Отдел по обеспечению деятельности Министра и заместителей Министра Департамента управления делами и контроля на основании указанных решений оформляет проект протокола коллегии Министерства. Проект протокола визируется курирующим заместителем Министра и подписывается Министром.
Подлинники протоколов заседаний коллегии Министерства и прилагаемые к ним документы регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном пунктом 113 Инструкции.
3. Служебные письма
Служебные письма Министерства готовятся в виде:
докладов о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
сопроводительных писем к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
ответов на запросы различных организаций;
инициативных писем.
Служебные письма печатаются на бланках установленного образца формата А4 по форме согласно приложениям N 1 - 5 к Инструкции.
Реквизит "Адресат" печатается в правой стороне листа ниже границы верхнего поля документа на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом документе.
Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица, например:
Правительство
Российской Федерации
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение, например:
Заместителю Председателя Правительства
Российской Федерации
И.О. Фамилия
При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ, например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Председателю Комиссии
Правительства Российской Федерации
по оперативным вопросам
И.О. Фамилия
Ссылка на дату документа адресанта и его исходящий регистрационный номер включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем (ответственным работником) при подготовке проекта ответного письма.
Заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "о чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма, печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 35 знаков в строке. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной сроки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
К тексту документа небольшого объема (до 4 - 5 строк) заголовок не составляется.
Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Министерство вносит...", "Департамент... рассмотрел...".
Или от первого лица множественного числа, например: "Просим...", "направляем...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может быть изложен от 1-го лица единственного числа, например, "прошу", "направляю".
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:
Уважаемый Петр Петрович!
Во вступительной части письма объясняются причины написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, информационный и другие) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ, приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде приложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо - просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается от границы левого поля без кавычек. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилией ставится пробел. Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.
Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н (далее - Регламент Министерства), а также положениях о департаментах Министерства и должностных регламентах работников Министерства.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Датой письма является дата его подписания.
Отметка об исполнителе (ответственном работнике) оформляется в соответствии с положениями пункта 20 приложения N 7 к Инструкции.
Согласование (визирование) служебных писем осуществляется в соответствии с положениями пункта 15 приложения N 7 к Инструкции.
При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Образец проекта служебного письма прилагается.
Образец оформления служебного письма
4. Записки (аналитическая, докладная, служебная,
объяснительная)
Записки, создаваемые в Министерстве, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между департаментами, должностными лицами.
В записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.
Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера N 14 со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 3 настоящего приложения.
Если в тексте записки указывается название департамента, то в реквизите "Подпись" его название, как правило, не указывается, например:
Директору
Административного департамента
Уважаемый Владимир Игоревич!
Департамент управления делами и контроля сообщает...
Директор Департамента А.А. Афанасьев
Визы исполнителя и должностных лиц, согласующих записку в форме бумажного документа, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра записки, который после подписания первого экземпляра и его регистрации помещается в дело департамента Министерства - исполнителя.
В записке в форме электронного документа в листе согласования в СЭД проставляется соответствующая отметка.
При наличии замечаний и предложений к содержанию записки согласующее должностное лицо отказывает в ее согласовании с указанием причин, в записке в форме электронного документа в листе согласования в СЭД проставляется соответствующая отметка, после чего она возвращается ответственному исполнителю на доработку и для повторного направления на согласование.
Подписанная записка на бумажном носителе регистрируется в СЭД.
5. Договоры (соглашения, государственные контракты)
Подготовка и оформление проектов договоров (соглашений, государственных контрактов), в которых одной из сторон выступает Министерство, осуществляется соответствующими департаментами в установленной сфере деятельности на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, международных договоров, плана-графика размещения заказов для государственных нужд Министерства, а также поручений Министра финансов Российской Федерации или его заместителей в пределах их компетенции, установленной распределением обязанностей между ними.
Проект договора (соглашения, государственного контракта) визируются (на оборотной стороне последнего листа, с указанием даты визирования) директором департамента Министерства, подготовившего этот проект, директорами заинтересованных департаментов Министерства и руководителями (или лицами, исполняющими их обязанности) заинтересованных федеральных служб, подведомственных Министерству.
Согласование (визирование) проекта договора (соглашения, государственного контракта) осуществляется с учетом положений пунктов 14 и 15 приложения N 7 к Инструкции.
Согласованный проект договора (соглашения, государственного контракта) с приложением необходимых документов, подтверждающих полномочия подписантов, доверенностей, учредительных документов указанных в них организаций, иные документы, на которые даны ссылки в них, представляется на согласование в Правовой департамент.
Директор Правового департамента в случае отсутствия замечаний осуществляет полистное (на оборотной стороне листа) визирование документа. При наличии разногласий правового характера директор Правового департамента докладывает о них лично Министру финансов Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности.
Договор (соглашение, государственный контракт) от имени Министерства заключается Министром финансов Российской Федерации или его заместителем в силу полномочий, переданных ему на основании приказа Министерства, а также уполномоченным лицом на основании доверенности Министерства.
Подписанный в необходимом количестве экземпляров договор (соглашение, государственный контракт) регистрируется с учетом положений пунктов 107, 110 и 114 Инструкции.
Все экземпляры подлинника договора (соглашения, государственного контракта) скрепляются гербовой печатью Министерства.
Экземпляр подлинника договора (соглашения, государственного контракта) Министерства, завизированный Правовым департаментом, хранится согласно положениям пункта 114 Инструкции.
Для оперативной работы в департаментах Министерства используются копии договоров (соглашений, государственных контрактов).
6. Доверенности
Выдача доверенностей в Министерстве осуществляется в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, а также Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства от 15 июня 2012 г. N 82н.
Доверенности оформляются в соответствии с требованиями, предусмотренными законодательством Российской Федерации.
Доверенности оформляются на продольном бланке Министерства и заверяются гербовой печатью Министерства.
Проекты доверенностей подготавливаются заинтересованными департаментами Министерства с учетом положений пунктов 75 - 77, 83, 107, 110, 111 Инструкции.
Визы исполнителя и должностных лиц, согласующих проект доверенности, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра проекта доверенности (не на бланке), который после подписания первого экземпляра (на бланке) и его регистрации помещается в дело Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. Копия подлинника доверенности хранится в деле департамента Министерства, разработавшего проект доверенности.
Проект доверенности визируется директором Правового департамента.
Доверенности, выдаваемые в соответствии с пунктом 10.3 Регламента Министерства финансов Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства от 15 июня 2012 г. N 82н, подписываются Министром.
Подписанные доверенности передаются на регистрацию в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
Департамент управления делами и контроля обеспечивает учет выданных доверенностей, а также контроль за возвратом отозванных и прекращенных доверенностей.
Департамент, осуществивший разработку проекта доверенности, обеспечивает возврат отозванных доверенностей, действие которых прекращено, в Департамент управления делами и контроля.
Образец проекта доверенности прилагается.
Образец оформления проекта доверенности Министерства
ДОВЕРЕННОСТЬ
Выдана ___________ две тысячи шестнадцатого года, г. Москва
Министерство финансов в лице Министра финансов Российской Федерации
Силуанова Антона Германовича, действующего на основании Положения о
Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденного постановлением
Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, уполномачивает
директора Департамента... Ф.И.О. (полностью) подписывать от имени
Министерства финансов Российской Федерации следующие документы:
1. Согласия и дополнения к подписанным соглашениям о...
2. Уведомления о...
3. Требования Министерства...
4. Иные документы, связанные с соглашениями о...
Настоящая доверенность выдана сроком на один год без права передоверия.
Министр А.Г. Силуанов
М.П.
7. Телеграммы
Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам. Запрещается передача информации ограниченного распространения.
Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром финансов Российской Федерации или заместителями Министра финансов Российской Федерации.
Текст телеграммы печатается на стандартных листах бумаги формата А4 прописными буквами шрифтом Times New Roman размера N 14 через 1,5 - 2 межстрочных интервала. Реквизиты телеграммы располагаются в следующем порядке:
отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и другие);
адрес получателя;
адресат;
Ф.И.О. получателя;
текст;
подпись (должность, инициалы и фамилия);
номер и дата.
В нижней части под чертой располагается подпись с указанием должности и фамилии лица, подписавшего телеграмму, проставляется номер и дата телеграммы, указывается фамилия и телефон исполнителя.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста исключаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, кроме тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата указываются в конце текста телеграммы работником, осуществляющим передачу телеграммы.
Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке, предусмотренном пунктом 3 настоящего приложения.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
Образец телеграммы прилагается.
Образец оформления телеграммы
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА 428004 ЧЕБОКСАРЫ ПЛОЩАДЬ РЕСПУБЛИКИ Д 1 АДМИНИСТРАЦИЯ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ФАМИЛИЯ УВАЖАЕМЫЙ ИМЯ ОТЧЕСТВО В ДОПОЛНЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЕ 15102012 НР 21 ТИРЕ 03 ТИРЕ 05 ДРОБЬ 1547 МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СООБЩАЕТ ПРОДЛЕНИИ СРОКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ РЕЕСТРА ПЛАТЕЖЕЙ ОКАЗАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ ИНЫХ ПЛАТЕЖЕЙ ЯВЛЯЮЩИХСЯ ИСТОЧНИКАМИ ФОРМИРОВАНИЯ ДОХОДОВ БЮДЖЕТОВ БЮДЖЕТНОЙ СИСТЕМЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСРЕДСТВОМ ЗАПОЛНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЫ РАЗМЕЩЕННОЙ В ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННО ТИРЕ АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ СБОРА И СВОДА ОТЧЕТНОСТИ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДО 20112012 ___________________________________________________________________________ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ИО ФАМИЛИЯ 21-03-05/1638 01112012 Калимуллина Л.Р. (495) 983-38-88 д. 2445
8. Акты
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия.
Оформление акта осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации с учетом положений пунктов 75 - 77, 107 Инструкции и пункта 12 приложения N 7 к Инструкции.
Акт оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размера N 14 и имеет следующие реквизиты:
наименование Министерства;
наименование департамента Министерства;
наименование вида документа (АКТ);
заголовок акта;
текст;
гриф утверждения;
подписи;
дата.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей или основной.
В вводной части акта указывается при необходимости распорядительный документ, послуживший основанием для составления акта. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными правовыми актами, регламентирующими составление акта.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
В необходимых случаях акт имеет гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении акта несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Образцы актов прилагаются.
Образец оформления акта выявленных повреждений,
недостачи документов (листов) или приложений к ним
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент управления делами и контроля
АКТ
выявленных повреждений, недостачи документов
(листов) или приложений к ним
Мы, нижеподписавшиеся работники
___________________________________________________________________________
(наименование отдела)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(должности и Ф.И.О.)
составили акт о том, что "__" ____________ 20__ г. при вскрытии пакета
___________________________________________________________________________
в нем не оказалось (выявлено несоответствие) ______________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи: ____________ И.О. Фамилия
____________ И.О. Фамилия
____________ И.О. Фамилия
"__" _______ 20__ г.
Образец оформления акта приема-передачи документов и дел
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент управления делами и контроля
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
АКТ
приема-передачи документов и дел
В связи с (основание, причина)
___________________________________________________________________________
(И.О. Фамилия, должность работника, передающего документы и дела)
___________________________________________________________________________
передает, а (И.О. Фамилия, должность работника, принимающего документы и
___________________________________________________________________________
дела) принимает документы и дела:
_________________________________
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (документа)
|
Дата дела (документа)
|
Кол-во дел (листов документа)
|
Срок хранения дела (документа)
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
В акт приема-передачи внесено _______ (цифрой и прописью) дел (документов).
Подписи: ____________ И.О. Фамилия
____________ И.О. Фамилия
____________ И.О. Фамилия
"__" _______ 20__ г.
Образец
оформления акта на списание испорченных бланков документов
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент финансовой политики
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
________ И.О. Фамилия
"__" _______ 20__ г.
АКТ
на списание испорченных бланков документов
Нами __________________________________________________________________
(перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии
___________________________________________________________________________
по списанию бланков)
составлен настоящий акт о том,
что за период с "__" ________ ____ г.
по "__" ________ ____ г.
испорчено _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(подробная причина порчи)
____________ штук _________________________________________________ бланков
(количество) (количество прописью)
документов, которые "__" ________ ____ г.
уничтожены путем сожжения.
Подписи: ____________ И.О. Фамилия
____________ И.О. Фамилия
____________ И.О. Фамилия
"__" _______ 20__ г.
Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА
И ЗАПОЛНЕНИЯ ЕЕ ГРАФ
Номенклатура дел Министерства финансов Российской Федерации (далее - номенклатура, Министерство) составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения департамента Министерства (кода), номера отдела в департаменте Министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:
12-05-01, где 12 - обозначение департамента, 05 - порядковый номер отдела в департаменте, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее), например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с финансовыми органами о проведении денежных зачетов".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам бухгалтерского учета и отчетности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
"Переписка со Счетной палатой Российской Федерации о проведении ревизий и проверок".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
"Переписка с Департаментом финансов г. Москвы об исполнении государственных финансовых операций".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:
"Годовой отчет Алтайского края об исполнении бюджета за 2005 год".
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства от 3 сентября 2014 г. N 276, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, вид документа (на бумажном носителе или в электронной форме), проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.
Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Согласование номенклатуры осуществляется в соответствии с положениями пунктов 14 и 15 приложения N 7 к Инструкции.
Образцы номенклатуры дел департамента Министерства и Министерства прилагаются.
ОБРАЗЕЦ
ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДЕПАРТАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА
Министерство финансов Российской Федерации Наименование Департамента НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ N _________ _____________________ (место составления) На _____________ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, частей)
|
Количество дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название отдела
|
||||
Директор департамента Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела архивного дела
и нормативных актов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
департаменте
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
ИТОГО:
|
|||
Наименование должности ответственного
за делопроизводство в департаменте Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОБРАЗЕЦ
ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА
Министерство финансов
Российской Федерации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
________ N ________ заместитель Министра финансов
___________________ Российской Федерации
(место составления) Подпись Расшифровка
На ____ год подписи
Дата
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, частей)
|
Количество дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Директор Департамента
управления делами и контроля Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза начальника Отдела архивного дела и
нормативных актов Департамента управления делами и контроля
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК ГАРФ
от _______ N _____ от _______ N _____
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в
Министерстве финансов Российской Федерации
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||
|
ИТОГО:
|
|||
Начальник Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
В ДЕПАРТАМЕНТАХ МИНИСТЕРСТВА
1. При формировании дел в департаментах Министерства финансов Российской Федерации (далее - Министерство) необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел Министерства;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и так далее.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Документы коллегий Министерства группируются в два дела:
а) протоколы коллегии Министерства;
б) документы к заседаниям коллегии Министерства.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и так далее).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Министерства, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки.
В каждом департаменте Министерства выделяются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство). Директоры департаментов Министерства и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и так далее, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел Министерства. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Министерства. Номенклатура дел Министерства или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел Министерства.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене директора департамента, при реорганизации и ликвидации Министерства или департамента Министерства.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел работникам Министерства производится с разрешения директора Департамента управления делами и контроля. Выдача дел работникам департаментов Министерства для работы осуществляется под расписку.
Дела выдаются во временное пользование работникам департаментов Министерства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по актам с разрешения Министра или его заместителей.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Дела Министерства финансов Российской Федерации (далее - Министерство) подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками департаментов Министерства, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Министерства.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с нанесением клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: Министерства (фондообразователя) и департамента Министерства, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела и номер статьи по перечню, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Министерства - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование департамента Министерства - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой Министерства;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и другие). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и так далее), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и так далее), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и так далее), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, или в Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства от 3 сентября 2014 г. N 276 (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива Российской Федерации, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом в возрастающем порядке номеров, начиная с 1-го. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другие) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другие), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и так далее) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и другие) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и другие).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и другие), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и другие) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Указания по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Образцы оформления дел прилагаются.
Образец оформления реквизитов обложки дела
Государственный архив Российской Федерации Ф. N _____
Оп. N ____
Д. N _____
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минфин России)
Департамент управления делами и контроля
ДЕЛО N ____ ТОМ N ____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(ДАТА)
На ____ листах
Хранить _____
Ф. N _____
Оп. N ____
Д. N _____
Образец листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела N _________
В деле подшито и пронумеровано ____________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _______________ пропущенные номера _____________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
|
ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА
|
N листов
|
|
1
|
2
|
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Образец составления внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _________________
|
N п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого ______________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ ОПИСИ ДЕЛ
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент управления делами и контроля
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Дата дела
|
Количество листов в деле
|
Срок хранения дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
Название отдела
|
||||||
|
1
2
|
||||||
В данную опись внесено ____________________ дел с N _________
(цифрами и прописью)
по N __________, в том числе:
литерные номера: ____________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник Отдела архивного дела
и нормативных актов Департамента
управления делами и контроля Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника департамента Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _____________________________ дел и ________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника
Отдела архивного дела и нормативных
актов Департамента управления
делами и контроля Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ОБРАЗЕЦ
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Министерство финансов УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации
АКТ Министр финансов
__________ N __________ Российской Федерации
__________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
о выделении к уничтожению документов, Дата
не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N _____________________.
(название фонда)
|
N п/п
|
Заголовок дела или групповой заголовок дел
|
Дата дела или крайние даты дел
|
Номера описей (номенклатур) за годы
|
Индекс дела (тома) по номенклатуре дел или N дела по описи
|
Количество дел (томов)
|
Сроки хранения дела (тома) и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого _______________________ дел за ________________________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК Государственного архива Российской Федерации
(протокол от _____ N __________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
от _______ N _________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _________________ кг сданы в ________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N ________.
Наименование должности работника
Министерства финансов Российской Федерации,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
Отдела архивного дела и нормативных
актов Департамента управления делами
и контроля, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве финансов
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 декабря 2016 г. N 556
ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Журнал учета поступления бланков
|
Наименование вида бланка
|
Дата поступления
|
Дата и N сопроводительного документа
|
Наименование организации - поставщика бланков
|
Количество экз. бланков
|
Серия и номера гербовых бланков
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Журнал учета выдачи бланков в департаменты
|
Наименование вида гербового бланка
|
Количество экз. бланков
|
Серия и номера гербовых бланков
|
Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя
|
Расписка в получении
|
Примечания
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области