МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 7 ноября 2019 г. N 916
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, а также в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве спорта Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Министерства спорта Российской Федерации организовать и обеспечить работу с документами в соответствии с положениями Инструкции.
3. Признать утратившим силу приказ Министерства спорта Российской Федерации от 27 февраля 2013 г. N 84 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства спорта Российской Федерации".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
П.А.КОЛОБКОВ
Утверждена
приказом Министерства спорта
Российской Федерации
от 7 ноября 2019 г. N 916
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве спорта Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Министерство) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства документов, совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Положением о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, Регламентом Министерства спорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства спорта Российской Федерации от 24 сентября 2012 г. N 250 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 10 декабря 2012 г., регистрационный N 26064), и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.4. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД).
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
1.9. Организацию и ведение делопроизводства на основе единой политики, совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляет Департамент государственной службы, управления делами и контроля.
Ответственность за организацию работы с документами и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства осуществляется федеральными государственными гражданскими служащими Министерства (далее - служащие), ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.
1.10. Служащие несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.11. Содержание служебных писем не подлежит разглашению.
Передача документов, их копий, проектов в другие органы государственной власти и организации допускается только с разрешения Министра спорта Российской Федерации (далее - Министр) или лица, исполняющего его обязанности.
Публикация служебной переписки в средствах массовой информации и передача им служебной информации допускается только с разрешения Министра или лица, исполняющего его обязанности.
1.12. Департамент государственной службы, управления делами и контроля осуществляет периодические проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Министерства. Результаты проверок докладываются руководству Министерства.
1.13. Внесение изменений в Инструкцию оформляется приказом Министерства после их согласования с Федеральным архивным агентством.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
2. В Инструкции используются следующие основные понятия:
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Министерства;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МИНИСТЕРСТВЕ
3.1. Общие требования к созданию документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов с соблюдением установленных Инструкцией состава реквизитов, их расположения и оформления.
3.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.1.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа и печатаются шрифтом N 12 без дополнительных символов. Номер на первой странице не ставится.
3.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять гарнитуру и размер шрифта N 14. При составлении таблиц допускается использовать листы бумаги формата A3 (297 x 420 мм), а также размеры шрифта NN 10 - 12.
Текст документа печатается через 1,5 межстрочный интервал без переносов. Если последняя страница документа состоит менее чем из пяти строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Интервал между словами - один пробел. Интервал между буквами в словах - обычный. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
3.1.5. Размер шрифта для реквизитов документа должен быть не менее 4,5 мм, что соответствует 12 пт. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
3.1.6. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4.
3.1.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.
3.2. Бланки документов
3.2.1. Министерство использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленные полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков, утверждаемые Министром, используемые при создании электронных документов в СЭД.
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.2.2. Бланки документов Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.2.3. В Министерстве используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа Министерства;
бланк письма Министерства (угловой, продольный);
бланк письма должностного лица Министерства (Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра);
бланк поручения.
3.2.4. При использовании бланка приказа Министерства на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
наименование вида документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
3.2.5. При использовании бланка письма Министерства (углового, продольного) на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
справочные данные о Министерстве;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.2.6. При использовании бланка письма должностного лица Министерства (Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра) на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
наименование должности лица, подписавшего документ;
справочные данные о Министерстве;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.2.7. При использовании бланка поручения на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
наименование вида документа.
3.2.8. Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
3.2.9. Бланки документов Министерства должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.2.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов Министерства осуществляется по разрешению (поручению) Министра с внесением соответствующих изменений в Инструкцию. Соответствующие предложения вносятся директором Департамента государственной службы, управления делами и контроля вместе с образцами бланков.
3.2.11. Образцы бланков документов Министерства приведены в приложениях NN 1 - 7 к Инструкции.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование должности;
г) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
д) наименование вида документа;
е) дата документа;
ж) регистрационный номер документа;
з) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
и) место составления (издания) документа;
к) гриф ограничения доступа к документу;
л) адресат;
м) гриф утверждения документа;
н) указания по исполнению документа (резолюция);
о) заголовок к тексту;
п) текст документа;
р) отметка о контроле;
с) отметка о приложении;
т) подпись;
у) отметка об электронной подписи;
ф) гриф согласования документа;
х) виза;
ц) печать;
ч) отметка о заверении копии;
ш) отметка об исполнителе;
щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
э) отметка о поступлении документа;
ю) ссылка на документ.
3.3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3.3. Кроме перечисленных реквизитов в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Подлежит возврату" и другие.
3.3.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".
3.3.5. Согласование документа в Министерстве оформляется визой уполномоченного должностного лица Министерства. Согласование документа, созданного в Министерстве, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
3.3.6. Оформление реквизитов документов осуществляется согласно приложению N 8 к Инструкции.
3.4. Подготовка Проектов законодательных актов
Российской Федерации
3.4.1. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов (далее - законопроект) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний или поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки законопроектов возлагается на руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной выше деятельностью осуществляется статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение.
3.4.2. Законопроект разрабатывается в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576, и в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент).
3.4.3. Для рассмотрения законопроекта в Правительство Российской Федерации вносится следующий пакет документов: сопроводительное письмо, законопроект и материалы к нему.
Сопроводительное письмо содержит основания внесения законопроекта, сведения о его содержании и согласовании, сведения об отсутствии в законопроекте коррупциогенных факторов.
К законопроекту прилагаются следующие материалы:
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя (официальных представителей) Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта и информацию о соответствии законопроекта положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации;
финансово-экономическое обоснование решений, предлагаемых к принятию законопроектом, оформленное в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента (представляется в случае внесения проектов федеральных законов, предусмотренных частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации, а также абзацем вторым пункта 53 Регламента), содержащее в том числе сведения о государственной программе Российской Федерации, для реализации которой разработан законопроект либо к сфере реализации которой он относится, а также прогноз последствий реализации положений законопроекта, направленных на достижение целей указанной государственной программы Российской Федерации, или сведения об отсутствии влияния положений законопроекта на достижение целей государственных программ Российской Федерации;
перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
заключения, предусмотренные пунктами 60 - 60(5) Регламента;
заключения Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.
3.4.4. Оформление законопроекта и сопроводительных документов осуществляется согласно приложению N 9 к Инструкции.
3.4.5. Структурное подразделение, ответственное за подготовку законопроекта, проводит согласование его с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.
Согласование законопроекта оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату визирования.
Визы проставляются собственноручно на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
Мотивированные возражения по законопроекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к законопроекту.
Если в процессе согласования в законопроект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в законопроект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к законопроекту до его представления в Правовой департамент визируется руководителем (заместителем руководителя) Департамента финансов.
3.4.6. Законопроект, подготовленный структурным подразделением Министерства и завизированный руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежит правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом.
Законопроект направляется в Правовой департамент с приложением всех материалов (документов), в соответствии с которыми или во исполнение которых он подготовлен. Правовая экспертиза законопроекта без приложения указанных материалов (документов), предусмотренных Регламентом, а также сведений о согласовании его со структурными подразделениями, не производится, а законопроект возвращается исполнителю со служебной запиской и приложением всех представленных документов.
Сотрудники Правового департамента вправе не проводить правовую экспертизу законопроекта в случае, если стало известно, что редакция законопроекта изменилась, либо законопроект отозван исполнителем, либо законопроект уже внесен в Правительство Российской Федерации.
3.4.7. Правовая экспертиза законопроекта осуществляется Правовым департаментом в 5-дневный срок со дня его поступления. При проведении правовой экспертизы законопроекта сотрудник Правового департамента может привлекать исполнителя структурного подразделения, ответственного за подготовку законопроекта, для дачи пояснений. При наличии замечаний и предложений по тексту законопроект передается исполнителю на доработку.
Доработанный законопроект вместе с предыдущей редакцией законопроекта, содержащей замечания и предложения по тексту законопроекта, передаются исполнителем структурного подразделения, ответственного за подготовку законопроекта, сотруднику Правового департамента, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия и правильности доработанного проекта.
При наличии неурегулированных разногласий законопроект не визируется, а возвращается исполнителю вместе с заключением, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Правового департамента.
При отсутствии замечаний законопроект визируется ответственным сотрудником и руководителем (заместителем руководителя) Правового департамента внизу каждого листа законопроекта.
3.4.8. Законопроект до его внесения в Правительство Российской Федерации подлежит обязательному согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями.
Законопроект после согласования в соответствии с пунктами 57 - 59 Регламента и при условии его размещения в сети Интернет в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в установленном порядке до внесения в Правительство Российской Федерации направляется на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации с приложением заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (при их наличии), протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на правовую экспертизу и антикоррупционную экспертизу для оценки проекта акта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, в том числе на предмет соответствия законопроекта Договору о Евразийском экономическом союзе, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.
Законопроект, оказывающий влияние на доходы или расходы соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, направляется на заключение в Министерство финансов Российской Федерации с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии), замечаний, а также финансово-экономического обоснования решений, предлагаемых к принятию законопроекта, составленным в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента.
Законопроект, регулирующий отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающий влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляется с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации.
Законопроект в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, регулирующий отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), отношения по взиманию налогов и сборов в Российской Федерации, отношения, возникающие в процессе осуществления налогового контроля, обжалования актов налоговых органов, действий (бездействия) их должностных лиц, отношения в области создания, реорганизации и ликвидации юридических лиц и осуществления ими своей деятельности, отношения в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, к выполнению работ и оказанию услуг, в области порядка и правил регулирования таможенного дела в Российской Федерации, в области оценки соответствия, в области безопасности процессов производства, а также в области применения мер ответственности за нарушения законодательства Российской Федерации в указанных сферах, направляется на заключение об оценке регулирующего воздействия в Министерство экономического развития Российской Федерации.
Законопроект, предусматривающий мероприятия по использованию информационно-коммуникационных технологий, созданию, развитию, эксплуатации информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры, направляется в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации на заключение, в котором дается оценка целесообразности проведения мероприятий по информатизации и (или) их финансирования.
Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, вносится в Правительство Российской Федерации с заключением Экспертного совета.
Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, может быть внесена в Правительство Российской Федерации без заключения Экспертного совета в случае, если заключение Экспертного совета не поступило в Министерство в установленный срок.
Законопроект в области регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений до внесения в Правительство направляется в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.
3.4.9. В соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 (далее - Правила N 96), законопроект размещается структурным подразделением, ответственным за подготовку законопроекта, в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с Регламентом, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Срок проведения независимой антикоррупционной экспертизы законопроекта не может быть меньше срока, установленного для его рассмотрения государственными органами и организациями.
Согласование законопроекта осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы при условии их размещения в сети Интернет, направлением на заключение в Экспертный совет и обсуждением общественно значимых из них с Общественным советом при Министерстве.
3.4.10. В случае если решением Конституционного Суда Российской Федерации федеральный конституционный закон, федеральный закон и (или) закон Российской Федерации признаны не соответствующими Конституции Российской Федерации полностью или частично либо из решения Конституционного Суда Российской Федерации вытекает необходимость устранения пробела в правовом регулировании, проект нового федерального конституционного закона, проект нового федерального закона или ряд взаимосвязанных проектов законов либо законопроект о внесении изменений в закон, признанный Конституционным Судом Российской Федерации неконституционным в отдельной его части, вносится в Правительство Российской Федерации в срок не более 3 месяцев со дня официального опубликования решения Конституционного Суда Российской Федерации.
3.4.11. Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанных собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
3.5. Подготовка проектов актов Президента
Российской Федерации
3.5.1. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний и поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляется статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение.
3.5.2. Подготовка и оформление проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Регламентом и Инструкцией.
3.5.3. Для рассмотрения проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом вносится следующий пакет документов: сопроводительное письмо, проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации и материалы к нему.
3.5.4. Структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, проводит его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.
Согласование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату визирования.
Визы проставляются собственноручно на лицевой стороне последнего листа проекта акта.
Мотивированные возражения по проекту акта излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к проектам указов или распоряжений Президента Российской Федерации до его представления в Правовой департамент визируется руководителем (заместителем руководителя) Департамента финансов.
3.5.5. Проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями Министерства и завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений Министерства, до согласования с заинтересованными органами государственной власти и организациями подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктами 3.4.6 - 3.4.7 Инструкции. Визирование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации осуществляется Правовым департаментом в соответствии с пунктом 3.5.4 Инструкции.
3.5.6. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты указов Президента Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Министерства на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в соответствии с Правилами N 96.
3.5.7. Проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в порядке, предусмотренном Регламентом.
Проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанных собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
3.5.8. Оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации и сопроводительных документов осуществляется согласно приложению N 10 к Инструкции.
3.6. Подготовка проектов актов Правительства
Российской Федерации
3.6.1. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний и поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки проектов постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляется статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение.
3.6.2. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются в соответствии с Регламентом и Инструкцией.
3.6.3. Для рассмотрения проектов постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом вносится следующий пакет документов: сопроводительное письмо, проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации и материалы к нему.
3.6.4. Структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, проводит его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.
Согласование проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату визирования.
Визы проставляются собственноручно на лицевой стороне последнего листа проекта акта.
Мотивированные возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то они подлежат повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к проектам постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации до его представления в Правовой департамент визируется руководителем (заместителем руководителя) Департамента финансов.
3.6.5. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями Министерства и завизированные руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений Министерства, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктами 3.4.6 - 3.4.7 Инструкции. Визирование проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации осуществляется Правовым департаментом в соответствии с пунктом 3.6.4 Инструкции.
3.6.6. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты постановлений Правительства Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Министерства на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в соответствии с Правилами N 96.
3.6.7. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в порядке, предусмотренном Регламентом.
Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в форме пакета документов на бумажном носителе, подписанных собственноручно Министром или лицом, его замещающим, или в виде электронных документов (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну), подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
3.6.8. Оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и сопроводительных документов осуществляется согласно приложению N 11 к Инструкции.
3.7. Подготовка документов Министерства
3.7.1. Состав документов Министерства
3.7.1.1. В процессе деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, инструкции, регламенты, поручения, протоколы (совещаний (заседаний) коллегии Министерства, совещательных, координационных, экспертных и других органов Министерства), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие документы.
3.7.1.2. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде приказов.
Подготовка нормативных правовых актов в Министерстве осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.
Правовые акты, не носящие нормативный характер, а также оформляющие решения персонального характера (по кадровым вопросам), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Министерства, издаются в Министерстве в виде приказов.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров (контрактов, соглашений), протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются иные виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другие.
3.7.1.3. В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
3.7.1.4. Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, утверждаемым Министром по согласованию с Федеральным архивным агентством.
3.7.2. Подготовка приказов Министерства
3.7.2.1. Проект приказа Министерства готовит и вносит структурное подразделение Министерства на основании поручения Министра или лица, исполняющего его обязанности, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра в рамках своей компетенции либо в инициативном порядке.
3.7.2.2. Приказы нормативного характера подписываются Министром или лицом, его замещающим.
Приказы, не носящие нормативный характер, по оперативным, организационным и другим текущим вопросам деятельности Министерства подписываются Министром или лицом, его замещающим, заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.
Структурные подразделения Министерства не вправе издавать нормативные правовые акты.
3.7.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Министерства по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят соответствующий проект.
3.7.2.4. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров Департамента государственной службы, управления делами и контроля.
3.7.2.5. Проект приказа подлежит обязательному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями Министерства, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра путем проставления виз в листе согласования. Лист согласования оформляется на обороте последнего листа проекта приказа в соответствии с Приложением N 8 к Инструкции.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся существенные изменения или дополнения, то он подлежит повторному согласованию.
3.7.2.6. Проект приказа до подписания подлежит правовой экспертизе, которая проводится Правовым департаментом в порядке, предусмотренном пунктами 3.4.6 - 3.4.7 Инструкции. Визирование проекта приказа осуществляется Правовым департаментом в соответствии с пунктом 3.7.2.5 Инструкции.
При рассмотрении проекта приказа нормативного характера Правовой департамент также проводит его антикоррупционную экспертизу в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.7.2.7. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с Правилами N 96 и общественного обсуждения в соответствии с Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, проекты приказов нормативного характера размещаются структурными подразделениями, подготовившими проект приказа, в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
3.7.2.8. Приказы нормативного характера подлежат государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
3.7.2.9. Приказы Министерства регистрируются в Департаменте государственной службы, управления делами и контроля по порядку номеров в пределах календарного года.
Приказы по личному составу регистрируются в Департаменте государственной службы, управления делами и контроля отдельно.
3.7.2.10. Регистрация, рассылка, формирование в дела, хранение подлинников, передача на архивное хранение или уничтожение в установленном порядке приказов Министерства осуществляются Департаментом государственной службы, управления делами и контроля.
3.7.2.11. Копия приказа Министерства с грифом "дсп" направляется адресатам в соответствии с заявкой на рассылку.
Отсканированный приказ Министерства рассылается адресатам с использованием СЭД.
3.7.2.12. Оформление приказов Министерства осуществляется согласно приложению N 12 к Инструкции.
3.7.3. Подготовка протоколов совещаний (заседаний)
3.7.3.1. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.7.3.2. Сбор материалов (справки, доклады и другие документы), ведение записи во время совещания (заседания) и подготовка текста протокола возлагаются на лицо, ответственное за подготовку и проведение совещания (заседания).
Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Министерства, которое проводит совещание (заседание).
3.7.3.3. В Министерстве протоколы издаются в полной или краткой форме. При издании протокола в краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.7.3.4. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
3.7.3.5. Регистрация протоколов совещаний (заседаний) в Министерстве осуществляется:
Департаментом государственной службы, управления делами и контроля протоколов заседаний коллегии Министерства, совещаний у Министра;
секретариатом статс-секретаря - заместителя Министра, секретариатом заместителя Министра - протоколов совещаний у статс-секретаря - заместителя Министра, протоколов совещаний у заместителя Министра;
секретариатом структурного подразделения Министерства - протоколов совещаний (заседаний) структурных подразделений Министерства.
3.7.3.6. Протоколу совещания (заседания) присваивается порядковый номер в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания коллегии Министерства, протокол совещания у Министра, протокол совещания у статс-секретаря - заместителя Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол совместного заседания, протокол экспертных советов и другие.
3.7.3.7. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.
3.7.3.8. Оформление протоколов совещания (заседания) осуществляется согласно приложению N 13 к Инструкции.
3.7.4. Подготовка служебных писем
3.7.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на парламентские запросы (запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации), запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос);
как ответы на запросы организаций и физических лиц;
как инициативные письма.
3.7.4.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются законодательством Российской Федерации или указаниями руководства Министерства по исполнению документов.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурных подразделений Министерства.
3.7.4.3. Тексты служебных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.
Служебные письма должны быть подготовлены в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, второй - визовый.
Визовый экземпляр служебного письма, подготовленный за подписью Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, хранится в отделе документационного обеспечения и контроля Департамента государственной службы, управления делами и контроля. Визовые экземпляры служебных писем, подготовленных структурным подразделением Министерства, хранятся в деле структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
3.7.4.4. Служебные письма за подписью руководства Министерства печатаются только на установленных в Министерстве бланках.
3.7.4.5. Служебные письма подписываются Министром, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра или руководителем структурного подразделения Министерства в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, приказами об утверждении положений о структурных подразделениях Министерства и Инструкцией.
3.7.4.6. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, до представления их на подпись руководству Министерства должны быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Министерства.
Проект служебного письма за подписью Министра также должен быть завизирован статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Министерства, подготовившего документ.
Все визы должны содержать личную подпись визирующего, расшифровку подписи с указанием фамилии, инициалов и дату визирования.
3.7.4.7. Оформление служебных писем Министерства осуществляется согласно приложению N 14 к Инструкции.
3.7.5. Подготовка записок
3.7.5.1. В Министерстве создаются следующие виды записок, используемые для информационного обмена между руководством Министерства, структурными подразделениями и служащими Министерства: аналитические, докладные, служебные, объяснительные.
3.7.5.2. Сроки подготовки записок устанавливаются указаниями руководства Министерства по исполнению документов.
3.7.5.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.
Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, второй - визовый, который хранится в деле структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку документа, секретариата статс-секретаря - заместителя Министра, секретариата заместителя Министра.
3.7.5.4. Записка Министерства (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.
В записках используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале над текстом и "С уважением," в заключительной части. Допускается фразу этикетного характера "С уважением," писать от руки должностным лицом, подписавшим записку.
Оформление записок Министерства аналогично оформлению служебных писем Министерства, предусмотренному приложением N 14 к Инструкции, с учетом положений настоящего подраздела Раздела 3.7 Главы III Инструкции.
IV. ДОКУМЕНТООБОРОТ МИНИСТЕРСТВА
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до исполнения или отправки адресату образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота.
4.1.2. При установлении требований к организации документооборота Министерство исходит из следующих принципов:
соблюдение единых подходов к работе с документами (электронными и на бумажном носителе);
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами служащих Министерства.
4.1.4. В документообороте Министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация, обращения граждан и организаций.
4.1.5. В составе входящей документации в соответствии с особенностями обработки и маршрута выделяются:
документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации и других подобных организаций;
документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
обращения граждан;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных Министерству;
документы из правительственных и неправительственных организаций иностранных государств и другие группы документов.
4.1.6. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, по каналам электросвязи, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
4.1.7. С помощью почтовой связи осуществляется доставка и отправка письменной корреспонденции в виде простых, заказных писем и бандеролей, а также печатных изданий.
4.1.8. С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка и отправка документов в органы государственной власти Российской Федерации и организации.
4.1.9. По каналам электросвязи осуществляется получение и отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.
4.1.10. С помощью МЭДО осуществляется доставка и отправка документов в органы государственной власти Российской Федерации.
4.2. Прием, первичная обработка и предварительное
рассмотрение поступающих документов
4.2.1. Прием и первичная обработка поступающей в Министерство корреспонденции осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля Департамента государственной службы, управления делами и контроля (далее - отдел документационного обеспечения).
4.2.2. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию, как правило, в день поступления. При поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.
4.2.3. Поступившие в Министерство конверты с документами (за исключением конвертов с пометкой "Лично") вскрываются служащими отдела документационного обеспечения, проверяются правильность адресования поступающих документов, их доставка, повреждения документа или целостность конверта (упаковки) и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.
При выявлении отсутствия в конверте документов или приложений к ним служащими отдела документационного обеспечения составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в Департаменте государственной службы, управления делами и контроля, второй - направляется отправителю документа.
4.2.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему лицу Министерства без его вскрытия.
4.2.5. Документы, адресованные Министру, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Министерства, проходят предварительное рассмотрение в отделе документационного обеспечения, в котором данные документы сортируются на документы, подлежащие регистрации со сканированием или без сканирования и не подлежащие регистрации.
4.2.6. Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации в Министерстве, приводится в приложении N 15 к Инструкции.
4.2.7. Документы, адресованные структурным подразделениям Министерства (за исключением документов, указанных в приложении N 15 к Инструкции), направляются служащими отдела документационного обеспечения непосредственно в секретариаты соответствующих структурных подразделений на регистрацию и для подготовки указания по исполнению (резолюции) документа.
4.2.8. Документы с наличием на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также отметок "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" незамедлительно регистрируются служащими отдела документационного обеспечения, либо передаются на регистрацию в структурные подразделения Министерства, которым они адресованы.
4.2.9. Поступившие в адрес Министерства телеграммы принимаются отделом документационного обеспечения под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются.
4.2.10. Поступившие в адрес Министерства факсограммы принимаются отделом документационного обеспечения с проставлением даты приема и регистрируются.
4.2.11. Факсограмма, изложенная на иностранном языке, принимается отделом документационного обеспечения при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. При отсутствии возможности получения перевода факсограмма принимается отделом документационного обеспечения и направляется в Департамент государственного регулирования в сфере спорта и международного сотрудничества для перевода текста, содержащегося в факсограмме, и ее последующего возврата в отдел документационного обеспечения.
4.2.12. Поступившие в адрес Министерства судебные документы на бумажном носителе подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения с обязательным сохранением конверта.
4.2.13. Поступившие в адрес Министерства электронные письма (сообщения) по адресу электронной почты Министерства принимаются отделом документационного обеспечения.
Регистрация указанных электронных писем (сообщений) осуществляется:
в адрес Министерства, Министра, статс-секретаря - заместителя Министра,
заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;
в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - секретариатом соответствующего структурного подразделения.
4.2.14. Прием входящих электронных документов, поступивших по МЭДО, осуществляется:
в адрес Министерства, Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;
в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - секретариатом соответствующего структурного подразделения.
4.3. Регистрация поступающих документов
4.3.1. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, регистрируются и сканируются, как правило, в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Документы регистрируются один раз.
Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" регистрируются незамедлительно.
4.3.2. Перечень входящих документов и приложений к ним, не подлежащих сканированию в СЭД Министерства, приведен в приложении N 16 к Инструкции.
4.3.3. Отделом документационного обеспечения регистрируются входящие документы, поступающие в адрес Министерства, Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра.
4.3.4. В секретариатах статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра регистрируются только служебные записки.
4.3.5. В секретариатах структурных подразделений Министерства регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес руководителей структурных подразделений Министерства.
4.3.6. Обращения, жалобы и предложения, поступившие от физических лиц, регистрируются в отделе документационного обеспечения.
4.3.7. Перечень корреспондентов Министерства указан в приложении N 17 к Инструкции.
4.3.8. Регистрационный номер документа проставляется в СЭД автоматически в соответствии с выбранной группой документов. Порядковый номер в регистрационном номере входящего документа уникален в году и в группе документов.
4.3.9. На документах, поступающих на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера документа, даты поступления и количества листов в документе. Отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом.
4.3.10. Каждый бумажный документ, требующий преобразования с бумажного носителя в электронный вид, регистрируется в СЭД, на него заводится электронная регистрационно-учетная карточка (далее - ЭРК).
Перевод большого объема бумажных документов в электронный вид выполняется путем поточного сканирования.
Отделом документационного обеспечения для идентификации каждого бумажного документа формируется уникальный индивидуальный штрих-код, который распечатывается на бумажный документ. Документы, передаваемые на сканирование, загружаются в сканер одной пачкой. Результатом сканирования является список электронных образов документов в формате .pdf. Электронный образ каждого документа автоматически прикрепляется к ЭРК в соответствии с индивидуальным штрих-кодом.
4.3.11. Обращения граждан и организаций поступающих в Министерство по МЭДО, автоматически регистрируются в СЭД. Служащий отдела документационного обеспечения выполняет перерегистрацию обращения в соответствующей группе документов.
4.4. Порядок рассмотрения документов руководством
Министерства и доведения документов до исполнителей
4.4.1. Документы передаются на рассмотрение Министру, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства только после их регистрации и с проектом указания по исполнению (резолюцией).
4.4.2. Подготовку проектов указаний по исполнению (резолюций) для доклада руководству в электронном и/или бумажном виде осуществляют:
отдел документационного обеспечения к документам, указанным в пунктах 4.3.3 и 4.3.6 Инструкции;
секретариаты статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра к документам, указанным в пункте 4.3.4 Инструкции;
секретариаты структурных подразделений Министерства к документам, указанным в пункте 4.3.5 Инструкции.
4.4.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции ответственным, если иное не предусмотрено руководством в указании по исполнению (резолюции).
Основному исполнителю предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы.
4.4.4. Документы после рассмотрения руководством возвращаются в соответствующие секретариаты Министерства для утверждения и/или перенесения резолюции по исполнению документа в ЭРК в СЭД.
4.4.5. Руководство структурного подразделения Министерства в срок не более трех дней с даты регистрации документа в Министерстве представляет на имя руководителя, утвердившего указание по исполнению (резолюцию), а с отметкой "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно после ее подписания, предложения по корректировке (уточнению) резолюции (в том числе по составу исполнителей или по содержанию резолюции) через отдел документационного обеспечения.
Если в указании по исполнению (резолюции) имеются поручения, не входящие в компетенцию структурного подразделения Министерства, руководство структурного подразделения в течение трех дней с момента утверждения руководством резолюции направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Министерства, в чьи полномочия входит рассмотрение данного поручения, в адрес руководства Министерства по изменению указаний по исполнению (резолюций) через Департамент государственной службы, управления делами и контроля.
4.4.6. Доведение документов и их копий с подписанным указанием по исполнению (резолюцией) до исполнителей осуществляют:
отдел документационного обеспечения по документам, указанным в пунктах 4.3.3 и 4.3.6 Инструкции;
секретариаты статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра по документам, указанным в пункте 4.3.4 Инструкции;
секретариаты структурных подразделений Министерства по документам, указанным в пункте 4.3.5 Инструкции, как правило, в 3-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.
Поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, доводятся до исполнителей путем направления им копии акта.
4.4.7. В соответствии с утвержденными руководством указаниями по исполнению (резолюциями) подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения, ответственного за исполнение документа.
Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями, и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов.
4.4.8. Копии документов изготавливают:
отдел документационного обеспечения согласно указанию по исполнению (резолюции) Министра;
секретариат статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра согласно указанию по исполнению (резолюции) статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра;
секретариат структурного подразделения согласно указанию по исполнению (резолюции) руководителя структурного подразделения Министерства.
4.5. Организация работы с отправляемыми документами
4.5.1. Основными этапами прохождения проекта отправляемого документа являются: подготовка документа, его согласование и подписание (утверждение).
4.5.2. Ответственность за составление и оформление отправляемого документа, а также обеспечение согласования проекта документа с должностными лицами Министерства заинтересованными органами государственной власти и организациями возлагается на структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.
4.5.3. До представления документа на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, заявки на рассылку, оформленной в соответствии с приложением N 18 к Инструкции.
4.5.4. Проект документа визируется ответственным исполнителем, руководством структурного подразделения, ответственного за исполнение документа, при необходимости другими структурными подразделениями и руководством Министерства в соответствии с положениями Инструкции о согласовании (визировании) документов.
4.5.5. Отправляемые электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Министерства.
4.6. Регистрация отправляемых документов
4.6.1. Документы, подписанные Министром, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, в том числе с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, в зависимости от документопотока и ответственного исполнителя передаются в отдел документационного обеспечения, секретариаты статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, структурные подразделения Министерства для регистрации в СЭД.
4.6.2. Служащие отдела документационного обеспечения, секретариата статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, структурных подразделений Министерства осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа (при отправке документа на бумажном носителе) заявке на рассылку.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.6.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД в соответствующей группе документов.
Регистрация отправляемых документов (исходящий номер) ведется в соответствии с имеющимися в Министерстве документопотоками.
4.6.4. Сведения о регистрируемых документах вносятся в ЭРК в СЭД, используемую для учета, поиска и использования документов.
4.6.5. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день, и они отправляются не позднее следующего рабочего дня после регистрации.
Документы в адрес органов государственной власти, оформленные на бумажном носителе и подписанные руководителями структурных подразделений Министерства, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел документационного обеспечения для отправки фельдъегерской связью.
4.6.6. Для документов на бумажном носителе регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии (при наличии), остающейся в структурном подразделении Министерства, ответственном за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.
Копия отправляемого документа, созданная на бумажном носителе, с визами и приложениями, в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело.
Не подлежат заверению копии документов, имеющие неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
4.7. Отправка документов
4.7.1. Служащие, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов, производят сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и иная/другая).
4.7.2. Зарегистрированные исходящие документы направляются адресату в тот же день, а при наличии большого объема - не позднее следующего рабочего дня после регистрации.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.7.3. Отправка исходящих документов производится:
почтовой связью, фельдъегерской связью - отделом документационного обеспечения;
в электронном виде по МЭДО:
за подписью Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра - отделом документационного обеспечения;
за подписью руководителя структурного подразделения Министерства - секретариатом структурного подразделения;
документы, предназначенные для отправки на обращения граждан и организаций - секретариатом структурного подразделения.
4.7.4. Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:
документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";
документы, содержащие персональные данные гражданина;
документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4, прошитые и заверенные печатью;
сопроводительных писем с приложением вносимых Министерством проектов правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
документы, содержащие приложения объемом более 200 листов.
4.7.5. Исходящий документ, отправляемый по МЭДО, сканируется служащими Министерства, указанными в пункте 4.7.3 Инструкции, прикрепляется к ЭРК и с помощью СЭД отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор МЭДО.
Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается ответственному исполнителю.
4.7.6. При отправке документов по МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица Министерства, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.7.7. При направлении исходящего документа по МЭДО подлинник документа остается в отделе документационного обеспечения.
4.7.8. По фельдъегерской связи исходящие документы направляются в органы государственной власти Российской Федерации и организации - за подписью Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Министерства.
4.7.9. Документы, отправляемые из Министерства иностранным адресатам, передаются на отправку в отдел документационного обеспечения с указанием полного адреса.
4.7.10. Телеграмма оформляется в одном экземпляре. Поздравительные телеграммы, телеграммы соболезнования оформляются в единственном экземпляре.
В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
Телеграммы передаются отделом документационного обеспечения в электронном виде на телеграф для передачи адресатам.
4.7.11. Факсограммы передаются адресатам секретариатами статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра и структурных подразделений Министерства.
4.7.12. Отправляемая по почте корреспонденция упаковывается. На конверты наносятся адреса (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с заявкой на рассылку, которая составляется исполнителем документа), затем проставляется стоимость почтовых услуг и корреспонденция передается в местное отделение связи.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по каналам электросвязи принимает структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в отдел документационного обеспечения с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
4.8. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.8.2. Регистрационные номера внутренним документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД в соответствующей группе документов.
Незарегистрированные документы на доклад руководству Министерства не направляются.
4.8.3. Передача электронных документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется с использованием СЭД.
4.8.4. Процедура прохождения проектов приказов Министерства осуществляется в соответствии с пунктом 3.7.2 Инструкции.
4.8.5. Организация протокольной работы в Министерстве осуществляется в соответствии с пунктом 3.7.3 Инструкции.
4.8.6. Прохождение записок, создаваемых в Министерстве (докладных, служебных и др.), осуществляется в соответствии с пунктом 3.7.5 Инструкции.
4.8.7. Для идентификации сотрудника, совершающего действия с электронными документами без использования электронной подписи, используются фамилия, имя и отчество сотрудника, название структурного подразделения Министерства и контактная информация сотрудника, взятые из справочника.
4.9. Контроль сроков исполнения документов
4.9.1. Контролю подлежат документы Министерства, требующие исполнения.
Контроль документов Министерства осуществляют:
отдел документационного обеспечения;
структурное подразделение Министерства, созданное для осуществления контроля;
секретариаты статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства.
4.9.2. Контроль сроков исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа, проверку своевременного исполнения документа, учет и обобщение результатов контроля сроков исполнения документов, информирование руководства Министерства о состоянии исполнения контрольных документов.
4.9.3. Постановка документов на контроль осуществляется должностными лицами, указанными в пункте 4.9.1 Инструкции, путем внесения в ЭРК в СЭД поручения должностных лиц Министерства, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.
Контроль выполнения структурными подразделениями Министерства поручений (указаний) Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, запросов депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, запросов и обращений органов государственной власти Российской Федерации, руководства Министерства осуществляет структурное подразделение Министерства, созданное для осуществления контроля.
Контроль выполнения структурными подразделениями Министерства обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и организаций, поступивших в адрес Министерства, осуществляет отдел документационного обеспечения.
Контроль за деятельностью ответственных исполнителей и координацию работы по исполнению документа осуществляют руководитель структурного подразделения Министерства, в подчинении которого находится исполнитель, ответственный за подготовку документа, а также статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.
4.9.4. Сроки исполнения документов, как правило, исчисляются в календарных днях.
Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
Индивидуальные сроки или конечная дата исполнения документа устанавливаются руководством Министерства и/или руководством структурного подразделения Министерства, но не позднее сроков, установленных в самом документе (поручении, указании, запросе и т.д.), и указываются в тексте документа или проекте указания (резолюции).
4.9.5. Сроки исполнения контрольных документов, устанавливаемые структурным подразделением Министерства, созданным для осуществления контроля, проставляются на бумажном носителе и (или) в ЭРК в СЭД до утверждения руководством проекта указания (резолюции).
Сроки исполнения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и организаций, устанавливаемые отделом документационного обеспечения, проставляются на бумажном носителе и (или) в ЭРК в СЭД одновременно с утверждением указания (резолюции) к документу.
Промежуточные сроки исполнения документов могут быть установлены секретариатами статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства в ЭРК в СЭД после утверждения руководством проекта указания (резолюции).
4.9.6. Обязательному контролю в Министерстве подлежат следующие документы:
поручения и указания Президента Российской Федерации,
поручения Правительства Российской Федерации,
запросы Федерального Собрания Российской Федерации,
запросы контрольно-надзорных органов (Счетной Палаты Российской Федерации, Генеральной Прокуратуры Российской Федерации, Федеральной антимонопольной службы и др.)
обращения граждан.
4.9.7. Особый контроль осуществляется за исполнением следующих документов:
поручений и указаний Президента Российской Федерации,
поручений Председателя Правительства Российской Федерации,
поручений заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;
поручений Администрации Президента Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;
поручений Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;
поручений Контрольного управления Президента Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации;
других документов по поручению Министра.
4.9.8. Структурное подразделение Министерства, созданное для осуществления контроля, в качестве контроля за исполнением поручений еженедельно представляет Министру отчет об исполнительской дисциплине.
В целях предупреждения нарушения сроков исполнения документов и контроля за исполнительской дисциплиной структурное подразделение Министерства, созданное для осуществления контроля, в электронном виде направляет в структурные подразделения Министерства, ответственные за исполнение документов, перечни контрольных поручений.
4.9.9. Увеличение срока исполнения документов Министерства производится в следующем порядке:
типовые сроки - в соответствии с порядком и в сроки, определенные соответствующими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими данные типовые сроки;
индивидуальные сроки - руководителями Министерства, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их исполнение имеет право:
по поручениям (указаниям) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обращениям, адресованным на имя Министра - только Министр;
по обращениям, адресованным на имя статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - соответственно статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра, в чей адрес поступила корреспонденция;
по обращениям, адресованным руководителям структурных
подразделений - руководители структурных подразделений, в чей адрес поступила корреспонденция;
вышестоящая организация, организация и/или должностное лицо, гражданин - автор документа.
4.9.10. Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.
4.9.11. В исключительных случаях или в случае, предусмотренном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", исполнитель вправе оформить продление срока рассмотрения обращения гражданина не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
4.9.12. При невыполнении ответственным исполнителем поручения в установленный срок оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за структурным подразделением Министерства, ответственным за исполнение документа, до полного исполнения документа.
4.9.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля должностными лицами, указанными в пункте 4.9.1 Инструкции, после выполнения заданий, запросов, принятия необходимых мер, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Поручения и указания Президента Российской Федерации снимаются с контроля Контрольным управлением Президента Российской Федерации на основании решений, принимаемых Президентом Российской Федерации, помощником Президента Российской Федерации - начальником Контрольного управления Президента Российской Федерации.
Поручения Правительства Российской Федерации снимаются с контроля Аппаратом Правительства Российской Федерации на основании решений, принимаемых Председателем Правительства Российской Федерации или заместителями Председателя Правительства Российской Федерации. Информация о снятии с контроля поручения доводится в 5-дневный срок после принятия решения до Министерства подразделением Аппарата Правительства Российской Федерации, ответственным за контроль исполнения поручения.
Результаты исполнения отмечаются на документе в ЭРК в СЭД.
4.9.14. Должностные лица, являющиеся ответственными исполнителями по документу, несут персональную ответственность за качество и своевременность его исполнения.
4.10. Работа исполнителя с документами
4.10.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения или иных должностных лиц.
4.10.2. Поручения руководства Министерства доводятся до руководителей структурных подразделений посредством СЭД, как правило, в день их утверждения, а срочные и оперативные - незамедлительно.
4.10.3. Документы, поступившие в структурное подразделение Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) Министра или лица, его замещающего, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, передаются исполнителю только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
4.10.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Министерства, являющийся ответственным за выполнение конкретного поручения, в соответствии с указанием по исполнению (резолюцией).
4.10.5. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Министерства выделяют документы, требующие срочного исполнения, обеспечивают оперативное рассмотрение, доведение до исполнителей в день поступления, а также контроль за их своевременным и качественным исполнением.
4.10.6. Служащие структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Министерстве;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку заявки на рассылку документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
4.10.7. В случае если в поручении Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Министерство, то ответственное за выполнение поручение структурное подразделение Министерства обязано получить согласование у федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения.
4.10.8. Подписание документа у Министра или лица, его замещающего, осуществляется через отдел документационного обеспечения.
4.10.9. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
4.10.10. Служащие структурных подразделений Министерства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение положений Инструкции.
4.10.11. О случаях утраты документа служащий структурного подразделения Министерства обязан незамедлительно доложить руководителю.
По данному факту руководитель структурного подразделения Министерства назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в Департамент государственной службы, управления делами и контроля.
4.10.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе служащие структурных подразделений Министерства обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, или другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения.
4.10.13. При переходе на другую работу служащий, отвечающий в структурном подразделения Министерства за ведение делопроизводства, осуществляет передачу всех документов вновь назначаемому служащему.
4.10.14. Вновь принятый служащий, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства, обязан в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства.
4.11. Учет и анализ объемов документооборота
4.11.1. Учет объемов документооборота в Министерстве ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности служащих, занятых в делопроизводстве.
4.11.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.11.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом государственной службы, управления делами и контроля и представляются руководству Министерства в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
4.11.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.
4.11.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
4.11.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
V. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Общие правила работы с электронными документами
5.1.1. В Министерстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
5.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
5.1.3. Регистрация входящей документации, подготовка проектов указаний по исполнению (резолюций) руководству, постановка документа на контроль, ход исполнения документов, внутренний документооборот, согласование (визирование) и подписание исходящих документов, регистрация исходящей документации производятся в Министерстве в электронном виде в СЭД.
5.1.4. Прием входящих электронных документов и отправка электронных документов осуществляются лицами, указанными в пунктах 4.2.14 и 4.7.3 Инструкции.
5.1.5. При отправке электронных документов Министерства электронные документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Министерства, ответственного за подготовку электронного документа, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
При отправке адресату электронного документа Министерства, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, направление бумажного экземпляра не требуется. Исключение составляют ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.1.6. При утверждении руководством указаний по исполнению (резолюций), при подписании служебных писем и иных документов и подписании исходящих электронных документов в СЭД может использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись.
5.1.7. При получении электронных документов, поступивших по МЭДО, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, отделом документационного обеспечения проверяется ее подлинность.
5.1.8. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно только после его сравнения с подлинником документа.
5.1.9. Ведение делопроизводства в Министерстве с использованием СЭД осуществляется отделом документационного обеспечения, секретариатами статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, структурных подразделений Министерства.
5.1.10. В СЭД не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.
5.1.11. Документы, поступившие по МЭДО, автоматически переносятся в СЭД с созданием ЭРК для каждого документа.
5.2. Порядок обработки электронных документов
5.2.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
5.2.2. Регистрация электронных документов производится в соответствии с имеющимися в Министерстве документопотоками: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация, обращения граждан и организаций.
5.2.3. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылается по принадлежности или направляется отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт, который регистрируется в СЭД и направляется отправителю электронного документа.
5.2.4. Если электронный документ, поступивший в Министерство, относится к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то он распечатывается в полном объеме, а в правой нижней части лицевой стороны его первой страницы проставляется регистрационный входящий номер.
5.2.5. Сотрудники отдела документационного обеспечения, секретариатов статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, секретариатов структурных подразделений Министерства, ответственные за подготовку проекта указания по исполнению (резолюции), вносят в ЭРК в поле "резолюции" проект резолюции, которая автоматически поступает на утверждение (подписание) руководству Министерства и/или структурного подразделения.
5.2.6. Руководство Министерства и/или структурного подразделения рассматривает электронные документы в СЭД, утверждает (подписывает) указания по исполнению (резолюции) и направляет утвержденную резолюцию в работу.
Утверждение указания по исполнению (резолюции) в СЭД может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению (резолюцию), но только после его подписания руководством Министерства и/или руководством структурного подразделения.
5.2.7. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению (резолюций), формирования в СЭД контрольного задания передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Министерства и/или ответственному исполнителю по принадлежности для рассмотрения и исполнения, о чем в ЭРК делается соответствующая отметка.
5.2.8. Исполненный электронный документ списывается в дело для хранения.
5.3. Подготовка проекта электронного документа в СЭД
5.3.1. ЭРК в СЭД предназначен для автоматизации процесса разработки проекта электронного документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части электронного документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания, регистрации и направления адресату (адресатам).
5.3.2. Зарегистрированные и размещенные в СЭД документы поступают в структурные подразделения Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) руководства Министерства и/или структурных подразделений Министерства на исполнение.
5.3.3. Сотрудники структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа в СЭД готовят проект служебного документа с использованием ЭРК.
5.3.4. Для формирования ЭРК в СЭД создается текст документа и сохраняется на рабочем столе или в одной из рабочих папок.
Далее формируется ЭРК в СЭД либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна СЭД.
5.3.5. Автоматически присваивается временный номер ЭРК.
5.3.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК несет сотрудник, являющийся ответственным за выполнение поручения.
Реквизиты ЭРК: адресат, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из текста указания по исполнению (резолюции) и/или контрольного задания ЭРК документа, если проект документа формируется на основании карточки резолюции по исполнению.
Остальные реквизиты ЭРК при необходимости заполняются исполнителем.
Если создается инициативный документ, то исполнитель самостоятельно заполняет соответствующие реквизиты в ЭРК.
5.3.7. После заполнения реквизитов ЭРК документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.
При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК, за исключением этапов подписи и регистрации документа.
5.3.8. Ответственный исполнитель поручения формирует в ЭРК список визирующих должностных лиц и очередность их визирования.
При работе между структурными подразделениями Министерства и секретариатами статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).
5.3.9. Если в указании по исполнению (резолюции) документа указаны структурные подразделения Министерства - соисполнители документа, то замечания и предложения соисполнителей к проекту служебного документа вносятся в ЭРК в виде примечаний и прикрепленных файлов.
5.3.10. В СЭД происходит автоматическое информирование должностных лиц о поступлении к ним на визирование проекта документа.
Должностному лицу в день поступления на визирование проекта служебного документа необходимо открыть ЭРК через соответствующую папку и ознакомиться с проектом служебного документа, заполнить соответствующие реквизиты ЭРК и сохранить ее.
В случае отказа должностного лица в визировании (согласовании) или подписании проекта служебного документа он автоматически поступает на доработку ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект служебного документа на визирование (согласование), сохранив предыдущую версию проекта служебного документа в ЭРК.
Если в процессе визирования (согласования) или подписания в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию (согласованию).
5.3.11. Завизированный (согласованный) документ направляется на подписание руководителю структурного подразделения Министерства, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителю Министра или Министру.
5.3.12. Подписанный руководителем структурного подразделения Министерства проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД в секретариат структурного подразделения.
Подписанный статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра или Министром проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД в отдел документационного обеспечения.
5.3.13. Служащий секретариата открывает ЭРК и регистрирует служебный документ с помощью ЭРК в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, обращения граждан и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа.
5.3.14. Внутренний документ, подписанный с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, не подлежит сканированию и направляется соответствующему адресату в Министерстве только в электронном виде.
5.3.15. После подписания проекта документа ответственный исполнитель обязан убедиться в его регистрации и направлении адресату.
Подтверждением регистрации проекта документа является регистрационный номер соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован".
5.4. Особенности подготовки проекта приказа
Министерства в СЭД
5.4.1. Согласование подготовленного в электронном виде проекта приказа Министерства осуществляется с помощью ЭРК в соответствии с пунктом 5.3 Инструкции.
5.4.2. Ответственным исполнителем формируется список должностных лиц, визирующих (согласовывающих) проект приказа.
Предложения и замечания, поступившие к проекту приказа от структурных подразделений Министерства при прохождении визирования (согласования), вносятся в ЭРК в виде примечаний и прикрепленных файлов.
Проект приказа визируется (согласовывается) должностными лицами после учета ответственным исполнителем замечаний.
5.4.3. Ответственный исполнитель по проекту приказа после визирования (согласования) должностными лицами Министерства в ЭРК распечатывает его на бумажный носитель.
5.4.4. Ответственный исполнитель по проекту приказа представляет подписанный приказ Министерства в отдел документационного обеспечения. Сотрудник отдела документационного обеспечения регистрирует на основе ЭРК приказ в соответствующей группе. При этом заполняются только пустые реквизиты ЭРК регистрируемого документа, подписанный бумажный вариант проекта документа сканируется, прикрепляется к ЭРК регистрируемого документа и направляется адресату с использованием СЭД.
5.5. Особенности формирования дел в СЭД
для их дальнейшего хранения
5.5.1. СЭД позволяет формировать дела с электронными документами для их дальнейшего хранения.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
Структурное подразделение Министерства может в СЭД формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью СЭД.
5.5.2. В СЭД формирование дел производится путем нажатия кнопки "В дело" в соответствующей ЭРК документа, при этом поле "Списан в дело" заполняется автоматически.
5.5.3. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу.
5.5.4. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
5.5.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта в установленном порядке.
VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД МИНИСТЕРСТВА
6.1. Разработка и ведение номенклатуры Дел в Министерстве
6.1.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Министерства, и других документов, регламентирующих деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Министерства.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 19 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение N 20 к Инструкции).
6.1.4. Структурные подразделения Министерства ежегодно, не позднее 10 декабря текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом документационного обеспечения и подписывается у руководителя структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в отдел документационного обеспечения.
Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел документационного обеспечения возлагается на руководителя структурного подразделения.
6.1.5. Если в течение года в Министерстве создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент государственной службы, управления делами и контроля для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Министерства.
6.1.6. Номенклатура дел Министерства составляется Департаментом государственной службы, управления делами и контроля на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Департамент государственной службы, управления делами и контроля.
Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах:
1-й хранится в деле Департамента государственной службы, управления делами и контроля как документ постоянного хранения;
2-й - в архиве Министерства;
3-й - в федеральном государственном архиве.
Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.
В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального государственного архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Министерство.
Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется.
6.1.7. Номенклатура дел Министерства, подписанная директором Департамента государственной службы, управления делами и контроля, согласованная с центральной экспертной комиссией Министерства, утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента государственной службы, управления делами и контроля.
6.1.8. После утверждения номенклатуры дел Министерства изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент государственной службы, управления делами и контроля направляет в структурные подразделения Министерства выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.
6.2. Формирование дел и их текущее хранение
6.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел при соблюдении принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.2.2. Дела в Министерстве формируются в структурных подразделениях.
6.2.3. Методическая работа в вопросах формирования дел и контроль правильного их формирования осуществляется архивом Министерства.
6.2.4. Исполнитель должен в 10-дневный срок с момента исполнения документа сдавать исполненные документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Министерства или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.5. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.2.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Министерства по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов в местах их текущего хранения.
6.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение
6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел структурных подразделений;
составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
6.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.3.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
6.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях.
6.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией под методическим руководством архива Министерства.
6.3.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства и отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
6.3.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
6.3.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения в Министерстве путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает центральная экспертная комиссия Министерства.
6.3.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 21 к Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 22 к Инструкции).
6.3.10. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.3.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, утверждаемого Министром.
6.3.12. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Министерства подлежат оформлению, которое проводится служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, при методической помощи и под контролем архива Министерства.
6.3.13. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.
6.3.14. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела (приложение N 23 к Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 24 к Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 25 к Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.3.15. При подготовке электронных документов к передаче в архив Министерства выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в СЭД электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.
6.4. Уничтожение документов и дел
с истекшими сроками хранения
6.4.1. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов (далее - акт) рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссией Министерства, экспертной комиссией структурного подразделения одновременно.
6.4.2. Результаты отбора к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
6.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Министерства. При этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
6.4.4. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
6.4.5. После утверждения экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в установленном порядке описей дел постоянного хранения акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с центральной экспертной комиссией Министерства, экспертной комиссией структурного подразделения, утверждаются Министром.
6.4.6. После утверждения Министром актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
6.4.7. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.
6.5. Передача дел на архивное хранение
6.5.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Департаменте государственной службы, управления делами и контроля в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив Министерства.
6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Министерства не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.5.4. Передача документов в архив Министерства производится по описям дел структурных подразделений.
6.5.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие структурных подразделений Министерства обязаны устранить.
6.5.6. Прием дел производится сотрудником архива Министерства в присутствии служащего структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива Министерства и лица, передавшего дела.
6.5.7. Передача электронных документов в архив осуществляется по СЭД или на физически обособленных носителях, оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника отдела документационного обеспечения и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью Министра или уполномоченного им должностного лица.
6.5.8. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
6.5.9. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел.
VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ
НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
7.1. Изготовление и учет номерных бланков документов
7.1.1. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации. Изготовление и учет бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
7.1.2. Организация работы по оформлению заявок в Департамент государственной службы, управления делами и контроля на изготовление бланков документов, предоставлению их образцов (макетов), заказов на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии возложена на отдел документационного обеспечения. Отдел документационного обеспечения осуществляет учет нумерации бланков строгой отчетности Министерства.
Получение, учет номерных бланков и выдачу в секретариаты статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, в структурные подразделения изготовленных номерных бланков осуществляет Департамент государственной службы, управления делами и контроля.
7.1.3. Номерные бланки документов изготавливаются и нумеруются типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.
7.1.4. Учет номерных бланков документов ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.
Номерные бланки документов выдаются служащим, ответственным за делопроизводство в секретариатах статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра и структурных подразделений, по служебной записке в количестве не более 100 штук каждого вида бланков.
7.1.5. В структурных подразделениях Министерства номерные бланки документов используются строго по назначению.
7.1.6. Передача номерных бланков документов другим организациям и лицам не допускается.
7.1.7. Ответственность за обеспечение сохранности номерных бланков документов и правильность их использования несут служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
7.1.8. Испорченные и невостребованные номерные бланки документов возвращаются в отдел документационного обеспечения с последующим их уничтожением в установленном порядке.
7.2. Учет печатей и штампов
7.2.1. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
7.2.2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для документов", "Копия верна"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
7.2.3. Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
7.2.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Министр по согласованию с директором Департамента государственной службы, управления делами и контроля.
7.2.5. В случае служебной необходимости по решению Министра допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
7.2.6. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Министерством, не допускаются.
7.2.7. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на Министра, ответственность за надежность хранения, законность использования печатей структурных подразделений Министерства - на руководителей соответствующих структурных подразделений.
7.2.8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
17 октября 2019 г.
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
|
|
(МИНСПОРТ РОССИИ)
|
|
|
ПРИКАЗ
|
|
|
"__" __________ 20__ г.
|
N ____________
|
|
МОСКВА
|
|
Образец оформления бланка приказа Минспорта России
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорт России)
|
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 720-53-80, (499) 925-72-51
Факс: (495) 995-05-51, (499) 263-08-41
ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824
ИНН/КПП 7703771271/770301001
|
|
|
от ______________ N __________
на N __________ от ___________
|
Образец оформления углового бланка письма Минспорта России
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
|
|
(МИНСПОРТ РОССИИ)
|
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064, тел: (495) 925-71-51, факс (495) 995-05-51
|
|
|
________________ N __________
На N ________________________
|
|
Образец оформления продольного бланка письма
Минспорта России
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорт России)
|
|
|
МИНИСТР
|
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 720-53-80, (499) 925-72-51
Факс: (495) 995-05-51, (499) 263-08-41
ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824
ИНН/КПП 7703771271/770301001
|
|
|
от ______________ N __________
на N __________ от ___________
|
Образец оформления бланка должностного лица
Минспорта России
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорт России)
|
|
|
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ -
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
|
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 720-53-80, (499) 925-72-51
Факс: (495) 995-05-51, (499) 263-08-41
ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824
ИНН/КПП 7703771271/770301001
|
|
|
от ______________ N __________
на N __________ от ___________
|
Образец оформления бланка должностного лица
Минспорта России
Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минспорт России)
|
|
|
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
|
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064
Тел: (499) 720-53-80, (499) 925-72-51
Факс: (495) 995-05-51, (499) 263-08-41
ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824
ИНН/КПП 7703771271/770301001
|
|
|
от ______________ N __________
на N __________ от ___________
|
Образец оформления бланка должностного лица
Минспорта России
Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
|
(МИНСПОРТ РОССИИ)
|
|
ПОРУЧЕНИЕ
|
Образец оформления бланка поручения
Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
1. Оформление реквизитов документов Министерства осуществляется с учетом ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
2. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках документов Министерства в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
Изображение Государственного герба Российской Федерации (геральдического знака) помещается посередине верхнего поля или левого верхнего поля бланка документа над реквизитами Министерства на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
3. Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование Министерства - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти. Под наименованием федерального органа исполнительной власти в скобках указывается сокращенное наименование, если оно предусмотрено положением о федеральном органе исполнительной власти.
4. Наименование должности.
Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием Министерства. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти.
Справочные данные о Министерстве указываются в бланках документов и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса и другие сведения по усмотрению Министерства.
6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа располагается под реквизитами автора документа.
7. Дата документа.
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
При подготовке проекта документа печатается только месяц и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.
8. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
10. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
11. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля за пределами границ текстового поля (в верхнем колонтитуле) шрифтом N 12. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования", которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Номер экземпляра проставляется ниже грифа и пометки через 1 интервал и центрируется по отношению к ним.
Пример:
|
Для служебного пользования
Экз. N ____
|
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте первого листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 12 в левом нижнем углу и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя и дату печатания документа.
Пример:
Отпечатано в 2 экз.
1 экз. - в адрес
2 экз. - в дело
Исп. Иванов
30.03.2018
Если документ с отметкой об ограничении доступа имеет приложение, то отметка об исполнителе проставляется только на документе.
12. Адресат.
Адресат используется при оформлении служебных писем Министерства, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки, входящие в состав реквизита "адресат", выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Пример:
|
Директору Федерального
государственного бюджетного
учреждения "Федеральный центр
подготовки спортивного резерва"
|
|
|
Фамилия И.О.
|
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Пример:
1. Министерство спорта Российской Федерации
2. Минспорт России
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.
Пример:
|
Министерство спорта
Российской Федерации
|
|
|
Департамент финансов
|
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Пример:
|
Федеральное государственное
бюджетное учреждение
"Федеральный центр
подготовки спортивного резерва"
|
|
|
Руководителю организационно-методического управления
Фамилия И.О.
|
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
Пример:
|
Директорам департаментов
Минспорта России
|
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
Пример:
|
Руководителям
федеральных органов исполнительной власти
(по списку)
|
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
Допускается центрировать строки реквизита "адресат" относительно самой длинной строки.
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Пример:
|
Федеральное государственное бюджетное
учреждение "Санкт-Петербургский
научно-исследовательский институт
физической культуры"
|
|
|
Лиговский просп., д. 56,
Санкт-Петербург, 191040
|
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес.
Пример:
|
Иванову И.О.
|
|
|
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл.,
301264
|
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).
13. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример:
|
УТВЕРЖДАЮ
|
||
|
Министр спорта
Российской Федерации
|
||
|
Подпись
Дата
|
И.О. Фамилия
|
|
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример:
|
1. (Регламент)
|
|
|
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства спорта
Российской Федерации
от 5 апреля 2018 г. N 82
|
|
|
2. (Правила)
|
|
|
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства спорта
Российской Федерации
от 6 апреля 2018 г. N 83
|
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
14. Указания по исполнению документа (резолюция).
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на отдельном листе формата A6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится, или вносится непосредственно в СЭД.
15. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка документа и пишется от левой границы левого поля с прописной буквы.
В приказах, издаваемых Министерством, заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту печатается через 1,0 межстрочный интервал, тем же размером шрифта, что и весь текст - шрифтом N 14. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.
16. Текст документа.
Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.
В тексте документа указываются следующие реквизиты:
наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В служебных письмах используются формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");
от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает...", "Департамент считает возможным...");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В служебных письмах Министерства может быть использовано вступительное обращение, которое печатается центрованным способом:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
При обращении по должности - наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии - инициалы лица не указываются.
Заключительная этикетная фраза:
С уважением,...
17. Отметка о контроле.
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.
18. Отметка о приложении.
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).
В служебных (сопроводительных) письмах, в других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1,0 межстрочный интервал следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.;
- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
|
Приложение:
|
1. Положение об ... на 5 л. в 1 экз.
|
|
2. Справка о ... на 2 л. в 1 экз.;
|
- если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.;
- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение:
|
письмо Минспорта России от 5 июня 2019 г. N 02-6/172
и приложения к нему, всего на 5 л.;
|
- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: CD-диск в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы и количество листов в них не указывается, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: брошюра в 1 экз.
19. Подпись.
Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример:
|
Министр
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование Министерства. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример:
|
Заместитель
Министра спорта
Российской Федерации
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример:
|
Заместитель Министра
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
|
Директор департамента
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример:
|
Заместитель Министра
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
|
Заместитель Министра
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример:
|
Председатель комиссии
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
|
Члены комиссии
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
|
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом о временном исполнении обязанностей отсутствующего руководителя.
Пример:
|
Врио Министра
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
20. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Пример:
|
Наименование должности
|
Эмблема
органа
власти
|
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОДПИСЬЮ
|
Н.Н. Николаев
|
|
Сертификат 1а111ааа000000000011
Владелец Николаев Николай Николаевич
Действителен с 01.12.2014 по 01.12.2019
|
|||
21. Гриф согласования документа.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример:
|
СОГЛАСОВАНО
|
||
|
Заместитель Министра спорта
Российской Федерации
|
||
|
(подпись)
Дата
|
И.О. Фамилия
|
|
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.
Пример:
|
СОГЛАСОВАНО
письмом Минспорта России
от __________ N ____
|
Согласование проектов документов Министерства осуществляется должностными лицами в зависимости от вида документа и особенностей его оформления.
Лист согласования проекта приказа Министерства (за исключением проектов приказов Министерства по кадровым и финансовым вопросам) располагается на оборотной стороне последнего листа проекта приказа Министерства и оформляется по форме согласно приложению к настоящему приложению к Инструкции.
В графе "ИСПОЛНИТЕЛЬ" указываются должность, инициалы, фамилия, телефон исполнителя, ответственного за подготовку проекта приказа Министерства.
В графе "ВОПРОС ВНЕСЕН" указываются должность, инициалы, фамилия статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, курирующего ответственное за подготовку проекта приказа Министерства структурное подразделение Министерства в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.
В случае, если ответственное структурное подразделение Министерства подчинено непосредственно Министру, в графе "ВОПРОС ВНЕСЕН" указываются должность, инициалы, фамилия руководителя данного структурного подразделения.
В графе "СОГЛАСОВАНО" указываются должности, инициалы, фамилии заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства, в отношении которых в проекте приказа Министерства содержатся поручения или компетенция которых затрагивается данным проектом. Проекты приказов Министерства (за исключением проектов приказов Министерства по кадровым и финансовым вопросам) в обязательном порядке подлежат согласованию с Правовым департаментом и статс-секретарем - заместителем Министра.
Указанные в листе согласования лица визируют (согласовывают) проект приказа Министерства и проставляют дату согласования в следующем порядке: исполнитель (1), руководитель структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку проекта приказа Министерства (2), статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра, вносящий вопрос (3), руководители иных структурных подразделений Министерства (4), заместители Министра (5), директор Правового департамента Министерства (6), статс-секретарь - заместитель Министра (7).
Приложение
к Приложению N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
Форма
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
ПРОЕКТА ПРИКАЗА МИНИСТЕРСТВА
|
ВОПРОС ВНЕСЕН:
Статс-секретарь - заместитель Министра/Заместитель Министра
|
СОГЛАСОВАНО:
Статс-секретарь - заместитель Министра
|
|||||
|
(инициалы, фамилия)
|
(подпись)
|
(инициалы, фамилия)
|
(подпись)
|
|||
|
"__" __________ 20__ г.
|
"__" __________ 20__ г.
|
|||||
|
Заместитель Министра
|
||||||
|
(инициалы, фамилия)
|
(подпись)
|
|||||
|
"__" __________ 20__ г.
|
||||||
|
Директор департамента ______________
|
||||||
|
(инициалы, фамилия)
|
(подпись)
|
|||||
|
"__" __________ 20__ г.
|
||||||
|
Директор департамента ______________
|
||||||
|
(инициалы, фамилия)
|
(подпись)
|
|||||
|
"__" __________ 20__ г.
|
||||||
|
Директор Правового департамента
|
||||||
|
(инициалы, фамилия)
|
(подпись)
|
|||||
|
"__" __________ 20__ г.
|
||||||
|
ИСПОЛНИТЕЛЬ:
____________ департамента __________
|
||||||
|
(инициалы, фамилия)
|
(подпись)
|
|||||
|
тел.: ________________
"__" __________ 20__ г.
|
||||||
22. Виза.
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководством структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения другим должностным лицам Министерства, должны быть ими завизированы.
Виза включает личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
При рассмотрении документа в СЭД согласование проводится в электронной форме в соответствии с положениями Инструкции.
23. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
24. Отметка о заверении копии.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Копия верна"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример:
|
Копия верна
Начальник отдела кадров
Дата
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
25. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через межстрочный интервал 1,0.
Пример:
Забелин Иван Андреевич
(495) 924-45-67
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример:
В дело N 01-18 за 2018 г.
Начальник отдела кадров
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
27. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Министерство и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНОПРОЕКТА И СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Оформление законопроекта.
Законопроекты, подготавливаемые Министерством для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1,0 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии 1 межстрочного интервала от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
Законопроект имеет следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, текст, подпись, визы.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" или в нем приводится название кодекса (например: Уголовный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Пример:
О внесении изменений в статью 16 Федерального закона
"О физической культуре и спорте в Российской Федерации"
в части уточнения полномочий общероссийских
спортивных федераций
Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 межстрочных интервала 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Пример:
РАЗДЕЛ I
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЛАСТИ
ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа.
Пример:
Подраздел I. Физкультурно-спортивные организации
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Пример:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Пример:
§1. Спортивные федерации
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Пример:
Статья 33. Права и обязанности спортивных федераций
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер могут выделяться полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через межстрочный интервал 1,0. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
2. Оформление пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к законопроекту.
Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к законопроекту печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок, текст, подпись, визы.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы 2 межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к законопроекту.
3. Образец оформления законопроекта приведен ниже:
|
Вносится Правительством
Российской Федерации
|
||
|
Проект
|
||
|
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
|
||
|
О физической культуре и спорте в Российской Федерации
|
||
|
Глава 1. Общие положения
|
||
|
Глава 8. Международное сотрудничество
|
||
|
Статья 28. Международное сотрудничество в области физической культуры и спорта
|
||
|
Президент
Российской Федерации
|
И. Фамилия
|
|
Образец оформления проекта федерального закона
Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ОФОРМЛЕНИЕ
ПРОЕКТОВ УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕЗИДЕНТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
Проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации и приложения к нему печатаются на стандартных листах бумаги A4 шрифтом размером N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
На первой странице проекта акта в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "Проект".
Проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации имеет следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации); заголовок; текст; подпись; место издания (для проектов указов Президента Российской Федерации); дата; номер; визы.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президента Российской Федерации" (равно удалены от левой и правой границ листа).
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" и "место издания" при необходимости размещения текста проекта акта на одной странице.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ или распоряжение Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного правового акта.
При наличии приложений к указу или распоряжению Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным двух межстрочным интервалом и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "дата" межстрочным интервалом 18 пт. К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов или распоряжений Президента Российской Федерации.
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от __________ N ____
|
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер.
Пример:
|
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от __________ N ____
|
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации в нижней его части.
2. Оформление пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок, текст, подпись, визы.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, к которому подготовлена пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервал на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости принятия проекта правового акта, включающее развернутую характеристику проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к проекту указа или распоряжения Президента Российской Федерации.
3. Образцы оформления проектов указа и распоряжения Президента Российской Федерации приведены ниже:
|
Проект
|
|
|
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
|
|
О Совете при Президенте Российской Федерации
по развитию физической культуры и спорта
|
|
|
1. Образовать Совет при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта.
|
|
|
2. Признать утратившим силу:
|
|
|
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
|
|
|
Президент
Российской Федерации
|
И. Фамилия
|
|
Москва, Кремль
Дата, номер
|
|
Образец оформления проекта указа Президента
Российской Федерации
|
Проект
|
|
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
|
|
Об утверждении состава Совета при Президенте Российской Федерации
по развитию физической культуры и спорта
|
|
|
1. Утвердить прилагаемый состав Совета при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта.
|
|
|
2. Признать утратившим силу:
|
|
|
3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
|
|
|
Президент
Российской Федерации
|
И. Фамилия
|
|
Дата, номер
|
|
Образец оформления проекта распоряжения
Президента Российской Федерации
Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ОФОРМЛЕНИЕ
ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.
Проекты постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации), дата, номер, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центровым способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.
Например - N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".
Например - N 153-р.
Место издания - отделяется от реквизитов "дата" и "номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, подготовленный во исполнение федерального закона или акта Президента Российской Федерации, должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается вразрядку полужирным шрифтом.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Если в тексте проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации упоминаются ранее изданные акты Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.
Пример:
"(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений Правительства Российской Федерации - их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
При наличии приложений к постановлению или распоряжению Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста трех межстрочным интервалом и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проекту постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентична размерам, применяемым при оформлении текстов проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации.
Порядок оформления приложений к проекту постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации аналогичен порядку оформления приложений к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации, указанному в приложении N 10 к Инструкции.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации в нижней его части.
2. Оформление пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к проекту постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации аналогично оформлению данных документов к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации, указанному в приложении N 10 к Инструкции.
3. Образцы оформления проектов постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации приведены ниже:
|
Проект
|
||
|
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
||
|
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "__" __________ г. N ____
|
||
|
МОСКВА
|
||
|
Об утверждении эмблемы Министерства спорта Российской Федерации
|
||
|
Правительство Российской Федерации постановляет:
|
||
|
1. Принять предложение Министерства спорта Российской Федерации, согласованное с Геральдическим советом при Президенте Российской Федерации, об учреждении эмблемы Министерства спорта Российской Федерации.
|
||
|
2. Утвердить прилагаемые Положение об эмблеме Министерства спорта Российской Федерации, ее описание и рисунок.
|
||
|
3. Установить
|
||
|
Председатель Правительства
Российской Федерации
|
И. Фамилия
|
|
Образец оформления проекта постановления
Правительства Российской Федерации
|
Проект
|
|
|
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
|
|
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от "__" __________ г. N ____
|
|
|
МОСКВА
|
|
|
Утвердить прилагаемый состав Совета при Правительстве Российской Федерации по вопросам попечительства в социальной сфере.
|
|
|
Председатель Правительства
Российской Федерации
|
И. Фамилия
|
Образец оформления проекта распоряжения
Правительства Российской Федерации
Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ МИНИСТЕРСТВА
1. Приказ Министерства печатается на бланке установленной формы (приложение N 1 к Инструкции) шрифтом размером N 14.
2. Проект приказа Министерства имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Министерства; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; заголовок к тексту; текст; подпись; приложения; визы.
Дата приказа Министерства отделяется от наименования вида акта, как правило, двумя межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом, проставляется при подписании акта.
Регистрационный номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.
Например - N 143.
Место составления (издания) документа отделяется от реквизитов "дата" и "регистрационный номер", как правило, двумя межстрочными интервалами и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается с прописной буквы через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом.
Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа Министерства.
Пример:
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в Министерстве спорта
Российской Федерации
Текст отделяется от заголовка двумя или тремя межстрочным интервалом и печатается с интервалом 1,5.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Верхнее поле документа должно составлять 2 см, нижнее - 2 см, левое - 2 см, правое - 1 см.
Текст приказа, как правило, должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ Министерства издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов Министерства завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Министерства и конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о структурном подразделении Министерства или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если проект приказа Министерства изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ Министерства или какие-то его положения признает утратившим силу, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) Министерства с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", "Отменить..." или "Признать не подлежащим применению".
В приказ Министерства не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".
Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ Министерства, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочным интервалом и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Фамилия и инициалы отделяются друг от друга пробелом.
Пример:
|
Заместитель Министра
|
Подпись
|
И.О. Фамилия
|
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов проекта приказа Министерства. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения к приложениям имеют сквозную нумерацию.
Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа Министерства в виде листа согласования.
3. Проект приказа Министерства, подготовленный совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), без бланка, шрифтом размером N 14 с указанием наименований Министерства и других федеральных органов исполнительной власти или организаций.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти или организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым федеральным органом исполнительной власти или организацией, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти или организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
4. Образец оформления приказа Министерства приведен ниже:
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
|||||
|
(МИНСПОРТ РОССИИ)
|
|||||
|
ПРИКАЗ
|
|||||
|
"__" __________ 20__ г.
|
N ___________________
|
||||
|
Москва
|
|||||
|
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству в Министерстве спорта
Российской Федерации
|
|||||
|
В соответствии с
|
|||||
|
(основание)
|
|||||
|
приказываю:
|
|||||
|
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве спорта Российской Федерации.
|
|||||
|
2.
|
|||||
|
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на __________________________________________________________________________
|
|||||
|
Министр
|
Подпись
|
Инициалы, Фамилия
|
|||
Образец оформления приказа Минспорта России
Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ СОВЕЩАНИЯ (ЗАСЕДАНИЯ)
1. Протокол совещания (заседания) Министерства печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.
Протокол совещания (заседания) Министерства имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование документа, вид протокола, место проведения, дата, номер, текст, подпись, гриф ограничения доступа к документу.
При оформлении протокола слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид протокола - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк печатается через 1 межстрочный интервал. В заголовке указывается вид протокола (протокол заседания коллегии Министерства, протокол совещания у Министра, протокол совещания у статс-секретаря - заместителя Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол совместного заседания, протокол экспертных советов и другие).
Место проведения совещания или заседания указывается при необходимости, у кого проводится совещание (заседание), или указывается при оформлении протокола совещания (заседания) в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид протокола", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола обозначается арабскими цифрами, а также может включать буквенные индексы и печатается с реквизитом "дата протокола" на одном уровне.
Текст отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
Пример:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается)
Если в совещании (заседании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается словами "Повестка дня", отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру. Данный реквизит содержит перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании, и при необходимости приводятся итоги голосования: - "За - .., против - .., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса, фамилии выступающих и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между фамилией и инициалами. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки ограничения доступа к документу) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
3. Образцы оформления протоколов совещания (заседания) приведены ниже:
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТ РОССИИ)
|
|||
|
ПРОТОКОЛ
|
|||
|
заседания Научного совета
|
|||
|
"__" __________ 20__ г.
|
N ___________________
|
||
|
Председатель - инициалы, фамилия
Секретарь - инициалы, фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
|
|||
|
Повестка дня
|
|||
|
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы _______________________
Доклад заместителя директор ________________________________________________
2. О рассмотрении вопроса __________________________________________________
Доклад директора __________________________________________________________
|
|||
|
1. СЛУШАЛИ:
|
|||
|
Инициалы, фамилия
|
|||
|
ВЫСТУПИЛИ:
|
|||
|
Инициалы, фамилия - краткая запись выступления
|
|||
|
Текст выступления прилагается
|
|||
|
ПОСТАНОВИЛИ:
|
|||
|
1.1. ______________
|
|||
|
1.2. ______________
|
|||
|
Председатель
|
Подпись
|
Инициалы, Фамилия
|
|
Образец оформления полного протокола
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНСПОРТ РОССИИ)
|
|||||
|
ПРОТОКОЛ
|
|||||
|
совещания у Министра спорта Российской Федерации
инициалы, фамилия
|
|||||
|
"__" __________ 20__ г.
|
N ___________________
|
||||
|
Присутствовали:
|
|||||
|
Наименование должности
|
-
|
Инициалы, фамилия
|
|||
|
Наименование должности
|
-
|
Инициалы, фамилия
|
|||
|
I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы...
___________________________________________________________
(Фамилия)
|
|||||
|
1. Принять к сведению...
|
|||||
|
2. Директору...
|
|||||
|
II. О введении мер по...
__________________________________________________________________________
(Фамилия)
|
|||||
|
1. Принять к сведению...
|
|||||
|
2. Директору...
|
|||||
|
Председатель
|
Подпись
|
Инициалы, Фамилия
|
|||
Образец оформления краткого протокола
Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ МИНИСТЕРСТВА
Служебное письмо Министерства печатается на стандартных бланках Министерства (приложения N 2 - 6 к Инструкции) шрифтом размером N 14.
Служебное письмо Министерства имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа к документу (если это необходимо); адресат; дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе; виза.
Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу первого листа служебного письма Министерства. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа к документу через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "адресат" центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля.
Дата служебного письма соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.
Регистрационный номер служебного письма - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
Текст отделяется печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "текст", "подпись" при необходимости размещения текста служебного письма на одной странице.
Текст служебного письма составляется на государственном языке Российской Федерации.
Текст служебного письма может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки служебного письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.
Приложениями к служебным письмам могут быть информационные материалы, положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размера N 14, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "подпись".
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта служебного письма. Визой оформляется внутреннее согласование служебного письма.
Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ПЕРЕЧЕНЬ
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Приглашения на встречи, конференции, съезды общественных организаций и другие мероприятия (без сопроводительных писем).
2. Рекламные материалы, проспекты.
3. Поздравительные телеграммы и открытки.
4. Печатные издания: книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и т.п. (без сопроводительных писем).
5. Ведомственные статистические сборники, формы статистической отчетности (без сопроводительных писем).
6. Научные отчеты по темам (без сопроводительных писем).
7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты (без сопроводительных писем).
8. Счета, квитанции, накладные, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).
9. Документы, поступающие без подписи и регистрационного исходящего номера (за исключением обращений граждан).
Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ПЕРЕЧЕНЬ
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРИЛОЖЕНИЙ К НИМ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ
СКАНИРОВАНИЮ В СЭД МИНИСТЕРСТВА СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Документы с грифом ДСП "Для служебного пользования".
2. Приложение к письму прошитое (и/или) заверенное, скрепленное печатью.
3. Приложение к письму с количеством листов более 200.
4. Приложения к письму поступившие почтой с вложением на электронном носителе.
5. Приложения к письму (книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники, фотографии и т.п.).
6. Трудовые книжки.
7. Документы, носящие конфиденциальный характер (копии документов удостоверяющих личность и документы с внесенными личными данными и т.д.).
8. Государственные контракты, договоры, доверенности.
9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
ПЕРЕЧЕНЬ
КОРРЕСПОНДЕНТОВ МИНИСТЕРСТВА СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
|
индекс
|
|
|
01
|
Президент Российской Федерации
|
|
02
|
Администрация Президента Российской Федерации
|
|
03
|
Федеральное собрание Российской Федерации (Совет Федерации ФС РФ, Госдума ФС РФ, Счетная палата РФ)
|
|
04
|
Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации
|
|
05
|
Президенты и Правительства республик Российской Федерации
|
|
06
|
Совет безопасности Российской Федерации, Исполнительный комитет Союза Беларуси и России, СНГ
|
|
07
|
Администрации краев, областей, городов федерального значения, губернаторы
|
|
08
|
Правительство гг. Москвы и Санкт-Петербурга
|
|
09
|
Министерства и ведомства Российской Федерации
|
|
10
|
Министерства, департаменты, комитеты по физической культуре, спорту республик, краев, областей Российской Федерации
|
|
11
|
Академии, институты, техникумы, колледжи, УОР, ДЮСШ, СДЮШОР, СШОР, центры олимпийской и спортивной подготовки
|
|
12
|
Олимпийский комитет Российской Федерации, МОК, Паралимпийский комитет Российской Федерации, Сурдлимпийский комитет Российской Федерации
|
|
13
|
Общественные организации (федерации, ассоциации, союзы, клубы, фонды, оргкомитеты по проведению мероприятий
|
|
14
|
Профсоюзные организации
|
|
15
|
Предприятия и организации (суды, банки, церковь и т.д.)
|
|
16
|
Коммерческие организации (ОАО, ЗАО и т.д.)
|
|
17
|
Международные организации (посольства и т.д.)
|
|
18
|
Письма граждан
|
|
19
|
Телеграммы от предприятий организаций
|
|
20
|
Докладные, служебные записки государственных гражданских служащих
|
|
21
|
Факсы от предприятий и организаций
|
Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
Отдел документационного обеспечения и контроля
Департамента государственной службы, управления
делами и контроля
Заявка на рассылку
Отдел ________________________________________ Департамента _______________
__________________________________________________________ Минспорта России
направляет: письмо от _______________ N ___________
(заполнить)
приказы
финансовые документы
пакеты документов
прочие документы
по указанным адресам - всего __________________________ адресатов.
Наименование адресатов (см. приложенный список) ___________________________
__________________________________________________________________________;
кол-во экземпляров в адрес _________________________;
всего экземпляров __________________________________.
Дата передачи документов на отправку:
_____________________________________
Фамилия отправителя, тел.:
_____________________________________
Отметка отдела документационного обеспечения и контроля о принятии
документов и исполнении рассылки:
Дата принятия __________________ Фамилия ________________________;
Дата отправки __________________ Фамилия ________________________.
20__ год.
Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
Министерство спорта Российской Федерации Наименование департамента Номенклатура дел 00.00.0000 N __________ Москва На ____ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела (тома, частей)
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Директор Подпись Инициалы, фамилия Департамента Дата Согласовано Начальник отдела документационного Подпись Инициалы, фамилия обеспечения и контроля Департамента государственной службы, управления делами и контроля (Наименование должности руководителя службы ДОУ) Дата Заведующий архивом Подпись Инициалы, фамилия (лицо, ответственное за архив) Дата Итоговая запись о категориях и кол-ве заведенных в _________ году в департаменте
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|||
|
Переходящие
|
с отметкой "ЭПК"
|
||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
||
|
Постоянного
|
|||||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||||
|
Итого:
|
|||||
Наименование должности ответственного за делопроизводство) Подпись Инициалы, фамилия Дата Итоговые сведения переданы в службу ДОУ Наименование должности, передавшего сведения Подпись Инициалы, фамилия Дата Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел департамента Минспорта России
Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
Министерстве спорта
Российской Федерации
Министерство спорта УТВЕРЖДАЮ
Российской Федерации Министр спорта
Российской Федерации
Номенклатура дел Подпись Инициалы, фамилия
"_" __________ 20 г.
На ____ год
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во дел (томов, частей)
|
Срок хранения дела и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название раздела
|
||||
Директор Департамента государственной службы,
управления делами и контроля Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Минспорта России Протокол ЭПК Государственного
архива Российской Федерации
от _____________ N __________ от _______________ N ________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в Минспорте России
|
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|||
|
Переходящие
|
с отметкой "ЭПК"
|
||||
|
1
|
2
|
3
|
4
|
||
|
Постоянного
|
|||||
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|||||
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|||||
|
Итого:
|
|||||
Начальник отдела
документационного обеспечения и контроля
Департамента государственной службы, Подпись Инициалы, фамилия
управления делами и контроля
Дата
Итоговые сведения переданы в архив Минспорта России
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел Минспорта России
Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ _____________________________ (наименование федерального органа исполнительной власти) наименование структурного подразделения ОПИСЬ N ______ дел __________________
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Срок хранения <*>
|
Количество листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6 <*>
|
7 <*>
|
|
Название раздела
|
||||||
В данную опись внесено ________________________________________________ дел
с N _______________ по N ____________________________________, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
Руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Начальник отдела Протокол ЭК структурного
документационного обеспечения подразделения
и контроля Департамента государственной
службы, управления делами и контроля от ____________ N ______
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива
Минспорта России Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу структурного
подразделения Минспорта России
--------------------------------
<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение N 22
к Инструкции по делопроизводству
Министерстве спорта
Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО УТВЕРЖДАЮ
СПОРТА Министр спорта
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Российской Федерации
(МИНСПОРТ РОССИИ) Подпись Инициалы, фамилия
Акт Дата
N _____
о выделении к уничтожению
архивных документов,
не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практической значение документы фонда N ________________________
(название фонда)
|
N п/п
|
Заголовок дела (групповой заголовок документов)
|
Годы
|
Номер описи <*>
|
Номер ед. хр. по описи
|
Количество ед. хр.
|
Сроки хранения и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Итого ______________________ ед. хр. за ____________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены ЭПК
___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________ N ___________)
Наименование должности лица,
ответственного за архив Подпись Инициалы, фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Минспорта России
от _______________ N ______
Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.:
(цифрами и прописью)
- на бумажном носителе весом _____________________________________ кг сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________
(способ уничтожения)
Наименование должности работника
Минспорта России, сдавшего документы Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива Минспорта России, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм
--------------------------------
<*> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4, 5 не заполняются.
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение N 23
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
Код федерального архива ________
Код Минспорта России ___________
Государственный архив Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА
---------------------------------------------------------------------------
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
---------------------------------------------------------------------------
Отдел документационного обеспечения и контроля Департамента
государственной службы, управления делами и контроля
---------------------------------------------------------------------------
(наименование федерального органа исполнительной власти
и структурного подразделения)
ДЕЛО N ______________ Том N __________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На ___________ лист
Хранить ___________
┌───────────────┐
│Ф. N __________│
│Оп. N _________│
│Д. _________│
└───────────────┘
Формат C4 (230 - 320 мм)
Форма обложки дела
Приложение N 24
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
Лист-заверитель дела N ___________
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
С N ___________________________ по N _________________________, в том числе
литерные листы ___________________________________________________________,
пропущенные номера ________________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
Наименование должности
работника Подпись Инициалы, фамилия
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 25
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации
Внутренняя опись
документов дела N __________________________________________________
|
N п/п
|
Регистрационный индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов дела
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Инициалы, фамилия
Дата Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дел
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области