МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
от 25 июня 2013 г. N 44
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49 (ч. 2), ст. 5970), и пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта.
2. Заместителям Руководителя, начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками Агентства.
3. Признать утратившим силу Приказ Федерального агентства морского и речного транспорта от 14 ноября 2007 г. N 50 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве морского и речного транспорта".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя А.И. Пошивая.
Руководитель
А.А.ДАВЫДЕНКО
Утверждена
Приказом Росморречфлота
от 25 июня 2013 г. N 44
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Федерального агентства морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970), и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Положением о Федеральном агентстве морского и речного транспорта, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2004 г. N 371, Административными регламентами исполнения государственных функций и административными регламентами предоставления государственных услуг, разработанными в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 (ред. от 18.12.2012) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 <1>.
--------------------------------
<1> По заключению Минюста России от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК в государственной регистрации не нуждается.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального агентства морского и речного транспорта (далее - Агентство) документов совершенствования делопроизводства Агентства и повышения его эффективности.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД), применяемая в Агентстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства (далее - управления) осуществляет Административное управление.
1.8. Функции, задачи, права и ответственность Административного управления регламентируются Приказом Росморречфлота от 29 марта 2013 г. N 23 "Об утверждении Положения об Административном управлении", должностными регламентами работников Административного управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в управлениях.
1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на начальников управлений.
1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.
1.11. На работников, ответственных за делопроизводство в управлениях, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в управление документов;
регистрация исходящих из управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в управлениях;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников управления;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
контроль за возвратом документов в Министерство транспорта Российской Федерации (далее - Министерство);
разработка номенклатуры дел управления;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в управление работников по вопросам основ делопроизводства.
1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Агентства.
1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Агентства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Административным управлением на основании письменного запроса, а документов (копий документов) управлений - на основании решения руководства управлений.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.
1.14. Передача служебной информации или документов Агентства представителям средств массовой информации осуществляется Административным управлением, а в отдельных случаях - по разрешению (поручению) руководства Агентства иными управлениями Агентства.
Передача актов Агентства, признанных Минюстом России не нуждающимися в государственной регистрации, для опубликования в газете "Транспорт России" осуществляется Административным управлением.
1.15. Переписка между отделами (работниками) внутри управления не допускается.
1.16. Работники Агентства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
В случае утраты документа работником немедленно докладывается об этом начальнику управления и сообщается в Административное управление, если документ зарегистрирован в отделе делопроизводства Административного управления. По решению заместителя руководителя Агентства (начальника управления) проводится служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Административного управления, а в необходимых случаях с учетом важности содержащейся в документах служебной информации - руководитель или заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).
1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в управлении, или другому работнику по указанию руководства управления.
1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в управлении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в отделе делопроизводства.
1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Агентства после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
2. Создание документов в Агентстве
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы, создаваемые в Агентстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
При подготовке электронных документов в Агентстве используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.2. Бланки Агентства изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Агентства.
Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.
2.1.3. В Агентстве используются следующие виды бланков:
бланк письма Агентства (Приложение N 1 к настоящей Инструкции);
бланк письма руководителя Агентства (Приложение N 2 к настоящей Инструкции);
бланк письма заместителя руководителя Агентства (Приложение N 3 к настоящей Инструкции);
бланк приказа Агентства (Приложение N 4 к настоящей Инструкции);
бланк распоряжения Агентства (Приложение N 5 к настоящей Инструкции);
бланк поручения (Приложение N 6 к настоящей Инструкции);
бланк протокола Агентства (Приложение N 7 к настоящей Инструкции);
бланк служебного (делового) письма Агентства зарубежным адресатам (Приложение N 8 к настоящей Инструкции).
Образцы бланков Агентства и электронные шаблоны бланков Агентства утверждаются руководителем Агентства.
2.1.4. Бланки Агентства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются сверху в левом углу документа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля документа.
2.1.5. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Агентства, изготовленных типографским способом, Административное управление осуществляет их учет и хранение.
2.1.6. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между управлениями оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.
2.1.7. Документы, издаваемые Агентством совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
2.1.8. Размеры полей документов, оформленных на бланках Агентства: верхнее, нижнее и левое - 2 см, правое - 1 см (если не оговорено иное).
Абзацный отступ - 1,25 см.
2.2. Оформление реквизитов документов
2.2.1. Документы, создаваемые Агентством, имеют следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб Российской Федерации;
2) наименование Министерства транспорта Российской Федерации;
2) наименование Агентства;
3) должность лица - автора документа;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об Агентстве;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование либо аннотация документа;
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверке копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа;
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2.2. Кроме перечисленных в пункте 2.2.1 настоящей Инструкции реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметка о поступлении документа в Агентство; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
2.2.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Правила оформления реквизитов документов указаны в Приложении N 10 к настоящей Инструкции.
2.3. Оформление отдельных видов документов в Агентстве
2.3.1. Состав документов Агентства
Управленческая деятельность Агентства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Агентства, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Агентства.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в решениях Совета Агентства, протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Агентства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Агентства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Агентством и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.
В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Агентстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);
использование документа в качестве источника информации;
реальность исполнения документа;
обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.
Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими управлениями и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт. <2>).
--------------------------------
<2> Пункт (сокращенно - пт.) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
2.3.2. Приказ и распоряжение Агентства
2.3.2.1. Приказами Агентства оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам.
По оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Агентства издаются распоряжения Агентства.
Проекты приказов и распоряжений Агентства готовят и вносят на подписание (утверждение) руководству Агентства управления на основании планов работы Агентства, поручений руководителя Агентства, заместителей руководителя либо в инициативном порядке в пределах компетенции управлений.
Проекты приказов Агентства по кадровым и наградным вопросам готовит Административное управление на основании соответствующих представлений.
2.3.2.2. Приказы и распоряжения Агентства подписываются (утверждаются) руководителем Агентства.
Проекты распоряжений Агентства подписываются (утверждаются) руководителем Агентства или заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Приложения к приказу или распоряжению визируются начальником управления, подготовившего проект, на оборотной стороне каждого листа приложения.
Обеспечение качественного и своевременного исполнения указанных в приказах (распоряжениях) мероприятий возлагается на начальников управлений Агентства, являющихся ответственными исполнителями этих мероприятий.
Контроль правильности оформления проектов приказов и распоряжений Агентства осуществляет отдел делопроизводства.
Порядок подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Агентства указан в Приложении N 10 к настоящей Инструкции.
2.3.3. Положение, правила, инструкция, методические рекомендации
2.3.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Методические рекомендации принимаются с целью установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи структурным подразделениям, подведомственным Агентству организациям при решении вопросов, связанных с основной сферой деятельности Агентства.
Положения (правила, инструкции, методические рекомендации) утверждаются путем издания приказа или распоряжения Агентства об их утверждении.
2.3.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.
Управления (должностные лица), до сведения которых доводится положение (правила, инструкция, методические рекомендации), перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции, методических рекомендаций).
2.3.4. Протокол заседания (совещания)
2.3.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Решения Совета Агентства оформляются в виде решения, решения других коллегиальных органов Агентства (Экспертного совета при Совете Федерального агентства морского и речного транспорта, Совета по образованию при руководителе Федерального агентства морского и речного транспорта и т.п.) - в виде протокола.
Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем Агентства или заместителями руководителя, составляются управлениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.
Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в Приложении N 11 к настоящей Инструкции.
2.3.4.2. Проект протокола представляется на подпись руководителю Агентства (заместителю руководителя), как правило, в течение суток после окончания совещания.
Проект протокола визируется исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку материалов к совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого руководителем Агентства, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Административного управления. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.
Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
Визирование проекта решения Совета осуществляется аналогично визированию протоколов.
2.3.4.3. После подписания руководством Агентства протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя - в отдел делопроизводства Административного управления;
за подписью руководства Агентства (как председателей советов, комиссий) - в секретариаты советов, комиссий;
за подписью начальника управления - работнику, ответственному за делопроизводство в управлении.
2.3.4.4. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
2.3.4.5. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку совещания.
После регистрации протокола управление, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа управлениям Агентства, руководителям, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.
Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.
После рассылки копий протокола совещания, проводимого руководителем Агентства, указатель рассылки (копия) представляется в Административное управление.
Рассылку решения Совета всем членам Совета Агентства осуществляет Административное управление.
Рассылка копий решения Совета осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.
2.3.4.6. Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководителем Агентства и заместителями руководителя, а также решения Совета Агентства хранятся в Административном управлении.
Подлинники протоколов совещаний, проводимых руководством Агентства как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.
Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.
2.3.4.7. Решения Совета Росморречфлота печатаются на бланках установленной формы, протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14.
2.3.4.8. Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если руководитель Агентства указан первым, после подписи на подлинниках ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Административном управлении, а подлинники направляются исполнителям документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административное управление один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.
Копии протоколов заверяются печатью Агентства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.
2.3.5. Поручение руководителя Агентства (заместителя руководителя)
2.3.5.1. Поручениями оформляются указания по исполнению документа руководителя Агентства и заместителей руководителя, не носящие нормативного характера (не требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным информационно-методическим вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Агентства.
Проекты поручений печатаются на бланках установленной формы, подписываются руководителем Агентства или заместителями руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
2.3.5.2. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект поручения;
заместителем руководителя, курирующим работу Агентства по данному направлению;
начальником Административного управления.
2.3.5.3. Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю руководителя, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект поручения.
В отдельных случаях возможно визирование документа иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя Агентства или заместителя руководителя.
2.3.5.4. Визы проставляются на подлиннике проекта поручения на оборотной стороне последнего листа документа в нижней его части.
Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через начальника Административного управления или лицо, исполняющее его обязанности, на подпись заместителю руководителя в установленном порядке.
2.3.5.5. Поручения регистрируются:
подписанные руководителем Агентства и заместителями руководителя - в отделе делопроизводства.
Датой поручения является дата его подписания руководством Агентства.
Поручения нумеруются в пределах календарного года.
Подлинники поручений хранятся в отделе делопроизводства Административного управления.
Копии поручения направляются адресатам управлением, ответственным за подготовку проекта поручения.
2.3.5.6. Поручение имеет следующие реквизиты:
эмблема Агентства;
наименование Агентства - Федеральное агентство морского и речного транспорта (Росморречфлот) - печатается в две строки центрованным способом от границы верхнего поля документа прописными буквами жирным шрифтом, размер шрифта N 14. Сокращенное наименование Агентства печатается после полного наименования через 1 межстрочный интервал;
наименование вида документа - поручение - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку жирным шрифтом, размер шрифта N 17 и выравнивается по центру документа;
дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 10 марта 2012 г.;
номер состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире - номер дела по номенклатуре, через косую черту - порядковый номер, например: N АД - 29/38.
Текст поручения отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14 от границы левого поля документа с абзацного отступа и выравнивается по границам левого и правого полей документа.
Требования к оформлению реквизитов "Адресат", "Отметка о наличии приложений", "Подпись", "Отметка об исполнителе" аналогичны требованиям оформления служебных (деловых) писем.
2.3.6. Служебная переписка
2.3.6.1. Виды официальных документов информационно-справочного характера
Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Служебное (деловое) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
2.3.6.2. Служебное (деловое) письмо
Служебные (деловые) письма Агентства готовятся:
как доклады о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства транспорта Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства транспорта Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю Агентства, заместителю руководителя и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками управлений.
При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства транспорта Российской Федерации;
наименование Федерального агентства морского и речного транспорта;
наименование должности лица - автора документа;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту документа;
ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза согласования документа;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе документа.
Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документа руководителя.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа руководства.
На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит "Заголовок к тексту документа", формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый...!" - в начале письма и "С уважением" - в заключительной части письма перед реквизитом "Подпись". Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.
Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию..., Направляем на заключение проект... и др.), от третьего лица единственного числа (Агентство не считает возможным..., Агентство предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о..., Считаю возможным принять участие в...).
Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Агентства.
Служебные (деловые) письма подписываются руководителем Агентства, заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником управления.
Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя Агентства и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Начальник отдела мобилизационной подготовки, гражданской обороны и режима Административного управления имеет право вести служебную переписку по вопросам мобилизации и мобилизационной подготовки.
2.3.6.3. Телеграмма
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководителем Агентства или заместителями руководителя.
Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.
Текст телеграммы печатается через 2 межстрочных интервала прописными буквами размером шрифта N 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами. В реквизите "Подпись" указываются наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.
Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для оформления служебных (деловых) писем.
Телеграмма на подпись руководителю Агентства и заместителю руководителя готовится в двух экземплярах.
Если телеграмма содержит не более четырех адресатов, то подписывается каждый экземпляр телеграммы.
При направлении телеграммы более чем в четыре адреса исполнитель документа прилагает к подписанной руководством Агентства телеграмме необходимое количество копий телеграммы с указанием на каждой из них адресата.
Подписанные руководством Агентства телеграммы передаются в отдел делопроизводства для регистрации. На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.
Передача телеграмм осуществляется через федеральное государственное унитарное предприятие "Речсвязьинформ" (далее - радиобюро).
Образец оформления телеграммы категории "Правительственная" указан в Приложении N 13 к настоящей Инструкции.
2.3.6.4. Телефонограмма
Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, если сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Агентства или управлений.
Телефонограммы за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя передаются и поступающие на их имя принимаются в установленном порядке. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.
Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.
После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником передающий телефонограмму работник заполняет справочные реквизиты:
в графе "принял" указываются наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе "передал" указываются наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и доложена руководителю в возможно короткий срок.
Передача телефонограмм внутри Агентства не допускается.
2.3.6.5. Записка (докладная, аналитическая, служебная, объяснительная)
Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование управления - автора документа;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту документа, если текст более 4 - 5 строк;
адресат (должностное лицо Агентства);
подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.
2.3.7. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров
Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются управлениями Агентства в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с поручениями руководителя Агентства или его заместителей.
2.3.7.1. Договор - это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Агентство) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
2.3.7.2. Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, подписываются руководителем Агентства или заместителями руководителя (в соответствии с переданными на основании доверенности полномочиями).
2.3.7.3. Проект договора, подготовленный на подпись руководителю Агентства, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект договора;
начальником Управления экономики и финансов;
начальником Административного управления;
заместителем руководителя Агентства, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
2.3.7.4. Проект договора, подготовленный на подпись заместителю руководителя Агентства, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект договора;
начальником управления, подготовившего проект договора;
начальником Управления экономики и финансов;
начальником Административного управления.
В отдельных случаях возможно визирование иными должностными лицами в соответствии с указанием руководителя Агентства или заместителей руководителя.
Визы проставляются на подписном экземпляре проекта договора на оборотной стороне листов в нижней их части.
2.3.7.5. Рассмотрение гражданско-правового договора Административным управлением осуществляется в зависимости от объема документа в срок от семи до пятнадцати рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем Агентства или заместителем руководителя.
3. Организация документооборота
3.1. Принципы организации документооборота
3.1.1. Прохождение документов в Агентстве с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот.
Организация документооборота в Агентстве осуществляется с учетом следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки;
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
3.1.2. В документообороте Агентства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей документации выделяются правительственные документы, обращения граждан, неправительственные документы.
3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
3.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и курьером.
С помощью почтовой связи в Агентство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.
Курьером доставляется почта из Минтранса России.
3.2.2. Прием всех поступающих в Агентство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе делопроизводства группой экспедиционной обработки документов (далее - экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в экспедиции.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником экспедиции, в вечернее время и в выходные дни - секретарем руководителя Агентства либо ответственным дежурным по Агентству.
3.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Все принятые экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа следует сообщить об этом отправителю документа и при необходимости составить акт в трех экземплярах, один из которых остается в экспедиции, второй посылается отправителю документа и третий приобщается к документу.
Ошибочно поступившие документы в срок до двух рабочих дней подлежат направлению по принадлежности или возврату отправителю документа с сопроводительным письмом.
3.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в отдел делопроизводства, сохраняются во всех случаях.
3.2.5. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица) и руководству Агентства, передаются в отдел делопроизводства оперативно, по мере их поступления.
Документы, адресованные в управления, передаются работникам управлений, ответственным за делопроизводство в управлениях, два раза в день по установленному графику. Работники управлений получают документы в экспедиции.
Письменные обращения граждан, адресованные Агентству (без указания должностного лица) и руководителю Агентства, передаются в отдел делопроизводства.
Письменные обращения граждан, адресованные заместителям руководителя Агентства, передаются в отдел делопроизводства.
Письма (факсофаммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства, передаются помощнику руководителя Агентства для организации перевода, затем в отдел делопроизводства для регистрации. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется начальником Административного управления.
3.2.6. Поступившая в Агентство на имя руководства Агентства срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям, сообщается работникам, ответственным за делопроизводство в управлениях.
3.2.7. Поступившие телеграммы принимаются в экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Агентства для направления на исполнение.
3.3. Предварительное рассмотрение документов
3.3.1. Отделом делопроизводства производится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Агентства. Документы, поступившие в Агентство по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в управления. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
3.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Агентства или заместителям руководителя в соответствии с установленным в Агентстве распределением обязанностей между руководителем Агентства, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указаний по исполнению документа.
Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.
В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.
3.3.3. Документы, поступающие в адрес Агентства (без указания должностного лица) и руководителя Агентства, передаются в отдел делопроизводства.
Руководителю Агентства докладываются документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минтранса России, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Агентства.
3.3.4. Документы, не требующие рассмотрения руководителем Агентства, направляются начальником Административного управления или лицом, исполняющим его обязанности, для рассмотрения заместителям руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальникам управлений согласно их компетенции.
Документы доводятся до исполнителя документа в управлении немедленно после их рассмотрения руководством управления.
3.3.5. Начальники управлений или лица, исполняющие их обязанности, рассматривают документы по мере их поступления.
Документы, содержащие срочные поручения, а также документы, поступившие для согласования (визирования), - немедленно.
3.3.6. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться Положением об Агентстве, распределением обязанностей между заместителями руководителя, положениями об управлениях и т.д.
3.4. Регистрация поступающих документов
3.4.1. Основой построения системы электронного документооборота в Агентстве является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из системы электронного документооборота.
3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3.4.3. В отделе делопроизводства регистрируются следующие документы:
документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства и заместителям руководителя, и исходящие документы за подписью руководителя Агентства и заместителей руководителя;
внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Агентства, - как входящие документы (в управлениях эти документы учитываются как исходящие);
внутренние документы за подписью заместителей руководителя, подготовленные для доклада руководителю Агентства, - в отделе делопроизводства как входящие документы (исходящий номер не проставляется);
приказы и распоряжения Агентства по основной деятельности Агентства, поручения руководителя Агентства (исполняющего обязанности руководителя).
3.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в отделе делопроизводства:
бухгалтерские документы (расчетно-платежные);
документы без подписи;
кадровые приказы Агентства;
командировочные удостоверения;
копии документов, направляемые для сведения;
периодические издания, статьи из них;
письма информационно-справочного характера;
письма граждан (за исключением поступающих в адрес руководителя Агентства и заместителей руководителя).
Письма граждан регистрируются в отделе делопроизводства и формируются в дела отдельно от других документов Агентства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министерством транспорта Российской Федерации.
3.4.5. Входящие документы, адресованные управлениям, и исходящие документы за подписью руководства управлений регистрируются в управлениях работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.
3.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления до рассмотрения соответствующими должностными лицами.
Обращения (запросы) о предоставлении государственной услуги в соответствии с Административными регламентами предоставления государственных услуг регистрируются в день их поступления. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).
Внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю Агентства, регистрируются после визирования руководством Административного управления.
3.4.7. На входящих документах, подлежащих регистрации в отделе делопроизводства, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного управления в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в системе электронного документооборота.
3.4.8. Возможность доступа к базе данных отдела делопроизводства в СЭД определяется Административным управлением.
3.4.9. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализовано в местах регистрации документов СЭД.
Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.
3.4.10. В отделе делопроизводства Агентства регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: К-10/1476, где К - буквенный индекс, 10 - номер по номенклатуре, 1476 - порядковый номер.
Порядок проставления регистрационного номера на приказах и распоряжениях Агентства и протоколах указан соответственно в Приложениях N 11 и 12 к настоящей Инструкции.
3.4.11. В управлениях регистрационный номер входящего документа состоит из сокращенного названия управления и порядкового номера, например: УОС-125.
Регистрационные номера исходящих и внутренних документов управления состоят из индекса управления, через тире - номера отдела-исполнителя, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: АУ-1-15/697.
ИНДЕКСЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АГЕНТСТВА, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ
ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Административное управление АУ <*> Управление инвестиций и программ развития УИПР Управления экономики и финансов УЭФ Управление обеспечения судоходства УОС Управление имущественных отношений и правового обеспечения УИОПО Управление внутреннего водного транспорта УВВТ Управление транспортной безопасности УТБ
Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой.
Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.
3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Агентства и доведения документов до исполнителей
3.5.1. Документы после рассмотрения начальником Административного управления и далее руководителем Агентства возвращаются в отдел делопроизводства для отметки в СЭД и направления документов на исполнение.
3.5.2. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.
3.5.3. Документы с указаниями по исполнению руководителя Агентства, заместителей руководителя и начальника Административного управления (заместителя начальника) направляются головному исполнителю документа и в копии соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.
3.5.4. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного управления в другое управление только через отдел делопроизводства с соответствующими отметками в СЭД.
Документы со штампом "Подлежит возврату в отдел делопроизводства" после исполнения (ознакомления) возвращаются в отдел делопроизводства.
3.5.5. Прохождение документов у заместителей руководителя Агентства
Входящая корреспонденция, адресованная заместителю руководителя Агентства, поступает заместителю руководителя в установленном порядке после регистрации в отделе делопроизводства.
Корреспонденция по мере поступления просматривается, готовится проект указаний по исполнению документа, вносимого в СЭД в установленном порядке. Контроль за исполнением поручения заместителя руководителя осуществляется в установленном порядке.
После рассмотрения документы с указаниями по исполнению документа заместителя руководителя передаются в отдел делопроизводства для направления в соответствующие управления.
Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю руководителя в установленном порядке.
Подписанный документ передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в отдел делопроизводства. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для отдела делопроизводства, другая копия - для управления - исполнителя документа).
3.5.6. Прохождение документов в управлениях
Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в управление, получается в отделе делопроизводства работником, ответственным за делопроизводство в управлении.
Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику управления.
На всех документах, адресованных управлению и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого управления.
При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в СЭД.
Документы, прошедшие регистрацию в отделе делопроизводства и направленные на исполнение в управление, поступают в это управление с регистрационным штампом отдела делопроизводства. В управлении эти документы не регистрируются.
Учет движения документов, поступивших непосредственно в управление, и документов, поступивших из отдела делопроизводства, ведется раздельно.
После рассмотрения документов начальником управления работник, ответственный за делопроизводство в управлении, вносит указания по исполнению документа в СЭД, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел управления (конкретному работнику) и передает документ исполнителю документа.
Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри управления осуществляется через работника, ответственного за делопроизводство в управлении, с отметкой в СЭД.
Подписанные руководством управления документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в управлении, для регистрации и подготовки на отправку.
Регистрационные номера исходящих и внутренних документов управления состоят из сокращенного названия управления, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: УОС-15/697.
Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки в СЭД.
Работник, ответственный за делопроизводство в управлении, обязан вести количественный учет корреспонденции, ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в отдел делопроизводства сведения о поступивших в адрес управления и отправленных за подписью руководства управления документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном управлении.
3.5.7. Организация исполнения документов
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.
Начальник управления, указанный в указании по исполнению документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляются копии документа.
Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.
Срок исполнения документов определяется в указаниях по его исполнению руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункт 3.10.4 настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.
Управления - исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов и Минтранса России с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства в зависимости от их содержания в виде:
докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации, указаний Минтранса России;
докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;
согласованных проектов приказов и распоряжений Агентства, поручений, докладных записок о выполнении поручений.
Предложения по выполнению указаний по исполнению документа руководителя Агентства и заместителей руководителя к неправительственным документам управления представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.
Подготовленный на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, визируется в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект документа;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект документа;
заместителем руководителя, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.
При представлении в Административное управление проекта документа на подпись руководителю Агентства с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Административного управления по факту утери оригинала документов, подписанная начальником управления-исполнителя.
Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.
Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.
Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем для снятия с контроля.
Правительственные документы и документы Минтранса России с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в отдел делопроизводства для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося головным исполнителем документа.
После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.
Об исполнении документа делается также отметка в СЭД.
3.6. Организация работы с отправляемыми документами
3.6.1. Документы отправляются из Агентства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в СЭД.
Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Агентстве правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Агентства (внутреннее согласование) возлагается на управление - исполнителя документа.
Проекты документов Агентства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
3.6.2. До представления документа на подпись руководству Агентства исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки служебных документов.
3.6.3. Проекты документов визируются начальником управления (при необходимости руководителями других структурных подразделений); визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.
3.7. Регистрация отправляемых документов
3.7.1. Документы, подписанные руководителем Агентства и заместителями руководителя, передаются на регистрацию в отдел делопроизводства (документы, подписанные руководством управлений, регистрируются в управлениях и передаются на отправку в экспедицию).
3.7.2. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.
3.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД.
3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Агентства.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем Агентства или заместителем руководителя, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: АД-15/836.
3.7.5. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в отделе делопроизводства при наличии визы начальника Административного управления либо лица, его замещающего, и помощника руководителя Агентства.
Экземпляры документов с визами остаются в отделе делопроизводства для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия документа выдается управлению - исполнителю документа, вторая заверенная копия документа передается в отдел делопроизводства (если исполненный документ находился на контроле).
3.8. Отправка документов
3.8.1. Отправку исходящих документов производит экспедиция.
Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная и др.).
Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
3.8.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в отдел мобилизационной подготовки, гражданской обороны и режима Административного управления.
3.8.3. Документы, подписанные руководителем Агентства или заместителями руководителя, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются курьером.
3.8.4. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает управление - исполнитель документа.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).
3.8.5. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
3.8.6. Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания Агентства.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Агентства, установлены в подразделениях Агентства.
Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются исполнителю с указанием номера телефона-факса адресата.
Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 0,2 см.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.
Поступившие факсограммы передаются:
адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю Агентства и заместителям руководителя - в отдел делопроизводства;
адресованные управлениям - в соответствующее управление.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю документа в соответствующее управление.
Поступающие через факсимильную связь служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
3.8.7. Организация передачи документов с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) изложена в главе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции.
3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
3.9.1. Регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
3.9.2. Приказы и распоряжения Агентства по основной деятельности регистрируются и хранятся в отделе делопроизводства.
3.9.3. Приказы Агентства по личному составу и приказы Агентства о награждениях регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного управления.
3.9.4. Решения Совета Агентства и протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем Агентства или лицом, его замещающим, регистрируются в отделе делопроизводства Административного управления.
3.9.5. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых заместителями руководителя Агентства, регистрируются и хранятся в отделе делопроизводства Административного управления.
3.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых в управлениях, регистрируются и хранятся в управлениях.
3.9.7. Гражданско-правовые договора регистрируются и хранятся в административно-хозяйственном отделе Административного управления.
3.9.8. Командировочные предписания регистрируются в административно-хозяйственном отделе Административного управления.
3.9.9. Технические задания на зарубежные командировки регистрируются и хранятся в отделе бухгалтерского учета и финансирования центрального аппарата Управления экономики и финансов.
3.9.10. Протоколы Совета Агентства, Экспертного совета при Совете Агентства, Центральной экспертной комиссии регистрируются и хранятся в Административном управлении. Протоколы Совета по образованию, Экспертного Совета капитанов морских портов, Совета руководителей речных бассейнов Росморречфлота и иных органов регистрируются и хранятся в управлениях, координирующих работу этих органов.
3.9.11. Доверенности, выдаваемые от имени Агентства, регистрируются в отделе делопроизводства Административного управления.
3.9.12. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые руководителю Агентства, регистрируются в отделе делопроизводства.
3.9.13. Передача зарегистрированных документов между управлениями осуществляется через отдел делопроизводства.
3.10. Контроль исполнения документов
3.10.1. Регламентирующие нормативные правовые акты
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5971; 2009, N 52 (ч. 2), ст. 6609), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964), Административными регламентами исполнения государственных функций и административными регламентами предоставления государственных услуг, разработанными в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 (ред. от 18.12.2012) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг".
3.10.2. Ответственные лица, осуществляющие контроль за исполнительской дисциплиной
Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве возложен на заместителя руководителя Агентства.
Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Минтранса России по неправительственной корреспонденции, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (или лицом, его замещающим), заместителями руководителя, решений Совета Агентства и обращений граждан обеспечивается работниками отдела делопроизводства.
Контроль за исполнением поручений руководства Агентства, адресованных в управления, осуществляется непосредственно начальниками этих управлений.
Должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину в управлениях, утверждаются руководителем Агентства.
3.10.3. Порядок постановки документов на контроль
Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний у руководителя Агентства и решений Совета Агентства, государственных функций и государственных услуг в соответствии с Административными регламентами включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Постановка документов на контроль в отделе делопроизводства включает в себя отметку о контроле в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (Приложение N 9 к настоящей Инструкции) и внесении информации в регистрационную форму СЭД: краткое содержание поручения Агентству (обращения в Агентство), головной исполнитель документа (согласно указаниям по исполнению документа руководителя Агентства или заместителя руководителя, давшего поручение) и контрольный срок исполнения документа.
Постановка протокола (решения) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа головного исполнителя документа и установку контрольного срока исполнения документа с внесением соответствующей информации в регистрационную форму СЭД.
Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в отделе делопроизводства документы, адресованные руководству Агентства и поступившие в Агентство (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям Президента Российской Федерации, Минтранса России, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по указаниям по исполнению документов руководства Агентства, Административным регламентам исполнения государственных функций и административным регламентам предоставления государственных услуг.
Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:
Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и России, Минтранс России;
межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, Генеральная прокуратура Российской Федерации), Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридические лица и индивидуальные предприниматели, средства массовой информации, организации стран СНГ и иностранные государства и др.;
обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения)). Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разработанным Административным регламентом Федерального агентства морского и речного транспорта исполнения государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок.
Отдел делопроизводства осуществляет контроль за своевременным исполнением:
правительственных документов;
неправительственных документов, поступивших на имя руководителя Агентства или в адрес Агентства (без указания должностного лица);
обращений граждан, поступивших на имя руководителя Агентства или в адрес Агентства (без указания должностного лица).
По указанию руководства Агентства могут быть поставлены на контроль другие документы.
Оперативный контроль поручений руководителя Агентства и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием руководителя или заместителя руководителя, возлагается на управление, подготовившее поручение (совещание).
Управления, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении (ходе исполнения) в отдел делопроизводства.
3.10.4. Сроки исполнения поручений руководства Агентства
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание - исполняются в трехдневный срок;
представление информации по запросам СМИ - в течение семи дней с момента поступления запроса в Агентство;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок до одного месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса;
по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя документа на согласование в Агентство, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Агентства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней со дня получения запроса;
представление материалов к заседаниям Правительственных комиссий - в соответствии с регламентами этих комиссий.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Отдел делопроизводства устанавливает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или указаниях по исполнению документа руководства Агентства.
По поручениям без указания конкретной даты исполнения документа контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.
По протоколам совещаний контрольный срок исполнения устанавливает отдел делопроизводства Административного управления. Если плановый срок не указан - 30 дней с даты проведения совещания.
3.10.5. Ответственность за исполнение документов и поручений
Если поручение руководителя Агентства или заместителей руководителя дано нескольким должностным лицам Агентства и в указаниях по исполнению документа не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то лицо, указанное в поручении первым после заместителя руководителя или обозначенное словом "ответственный", является головным исполнителем поручения.
Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
Головной исполнитель несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату;
за нарушение срока предоставления государственной услуги;
за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) им в ходе предоставления государственной услуги.
Соисполнители (в случае их наличия) направляют свои предложения по исполнению документа головному исполнителю в течение первой половины срока исполнения, соисполнители отвечают за качество и своевременность предоставления своих предложений.
В случае непредставления соисполнителями предложений за 5 (пять) дней до истечения контрольного срока (срока исполнения) головной исполнитель готовит документ самостоятельно и передает его на визирование соисполнителям.
Соисполнитель обязан завизировать поступивший к нему проект документ либо внести свои правки и дать замечания в течение 3-х рабочих дней с момента получения проекта документа. Замечания, как правило, оформляются в виде служебной записки в адрес головного исполнителя.
В случае исполнения срочных поручений, а также если контрольное поручение уже просрочено и требуется его немедленное исполнение допускается досрочное визирование документа в рабочем порядке (по согласованию с руководителями структурных подразделений).
Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию руководства Административного управления, работников отдела делопроизводства давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
3.10.6. Изменение головного исполнителя документа, сроков исполнения и снятие документов и поручений с контроля
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства (исполняющего обязанности руководителя), давшего поручение, на докладной записке, подписанной начальником управления (исполняющим обязанности начальника), обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.
Докладная записка визируется начальником (в его отсутствие - исполняющим обязанности начальника) управления, на которое предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем руководителя Агентства. При отсутствии согласия начальника управления или курирующего заместителя руководителя докладная записка направляется заместителю руководителя Агентства, осуществляющему контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве, для принятия решения.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению заместителя руководителя осуществляется только по решению заместителя руководителя Агентства, давшего поручение. В случае его отсутствия (командировка, отпуск и т.д.) изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется другим заместителем руководителя в соответствии с распоряжением Агентства "О распределении обязанностей между руководителем Федерального агентства морского и речного транспорта и его заместителями".
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению, подписанному начальником Административного управления, осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа начальником Административного управления.
Докладная записка на имя руководителя Агентства (заместителя руководителя, начальника Административного управления) представляется головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения. Срок, отведенный на визирование, - незамедлительно, но не более трех дней с даты оформления поручения.
По поручениям, имеющим пометки "срочно", "незамедлительно" или аналогичные, докладная записка представляется головным исполнителем в суточный срок с даты оформления поручения для принятия решения.
После принятия решения руководителем Агентства (исполняющим обязанности руководителя, заместителем руководителя, начальником Административного управления) первичный головной исполнитель документа незамедлительно информирует об этом соисполнителей документа и представляет подлинник новых указаний по исполнению документа с оригиналом поручения в отдел делопроизводства для внесения соответствующей корректировки в регистрационную форму СЭД.
При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя руководителя Агентства (заместителя руководителя, давшего поручение).
В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения документа.
Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Минтранса России допускается в исключительных случаях.
Головной исполнитель поручения по согласованию с заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя руководителя Агентства с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Агентства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой датой исполнения документа.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя документа. На эти документы представляется докладная записка на имя руководителя Агентства о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.
Объяснения, представляемые руководителю Агентства, визируются заместителем руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).
Снятие с контроля документов осуществляется отделом делопроизводства по поручениям руководства Агентства после представления головным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения; в случае направления документа за подписью руководства управления необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа заместителю руководителя Агентства, курирующему направление работы) любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем руководителя копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью руководства управления доклад не требуется.
Если по представленным головным исполнителем проектам ответов руководство Агентства дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме СЭД: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или управления, в котором исполнен документ. На подлиннике документа в штампе "Контроль" ставится отметка о снятии с контроля исполнения документа.
Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (решениях Совета Агентства), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в отдел делопроизводства Административного управления материалов, подтверждающих факт исполнения документа.
Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого руководителем Агентства (решения Совета Агентства), принимается руководителем Агентства (исполняющим обязанности руководителя). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя Агентства. О принятом решении руководителя Агентства головной исполнитель документа информирует отдел делопроизводства Административного управления.
По правительственным и неправительственным документам решение принимается руководителем Агентства или заместителем руководителя, давшим поручение.
3.10.7. Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты
Отдел делопроизводства еженедельно направляет управлениям информацию (напоминания) о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах и информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (решений Совета Агентства).
Должностные лица управлений, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в отдел делопроизводства о ходе исполнения документов.
Отдел делопроизводства формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в управлениях для информирования руководства Агентства с периодичностью: оперативные отчеты - еженедельно; аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).
3.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
3.11.1. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в отделе делопроизводства в установленном порядке.
3.11.2. Переписка Агентства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью руководителя Агентства или заместителем руководителя на бланке установленной формы (Приложение N 8 к настоящей Инструкции).
3.11.3. Руководитель может делегировать право подписи служебных (деловых) писем зарубежным адресатам заместителям руководителя Агентства по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении руководителя Агентства.
3.11.4. Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа обязательно указывается: "Неофициальный перевод".
Письма печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами.
Подготовленные письма обязательно визируются в Административном управлении и помощником руководителя Агентства.
3.11.5. Оформление служебных (деловых) писем производится с учетом следующих требований:
реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы, населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.
Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Адресат печатается слева в верхнем углу бланка письма через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.
Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.
Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".
При наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем.
Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.
Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не оформляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.
3.11.6. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в отделе делопроизводства при наличии визы начальника Административного управления либо лица, его замещающего, и помощника руководителя Агентства. Отправка писем почтой производится через отдел делопроизводства.
Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в отдел мобилизационной подготовки, гражданской обороны и режима.
3.12. Учет и анализ объемов документооборота
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Агентство и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Административным управлением и представляются руководителю Агентства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Агентство и созданных им за определенный период времени (квартал, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
4. Документальный фонд Агентства
4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Агентства. Документальный фонд Агентства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Агентства составляют документы, созданные в Агентстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
4.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Агентства лежат на Административном управлении.
4.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел управлений (Приложение N 13 к настоящей Инструкции) и номенклатура дел Агентства или сводная номенклатура дел (Приложение N 14 к настоящей Инструкции).
Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство в управлении, с участием члена экспертной комиссии управления и с привлечением квалифицированных специалистов, согласовывается с работником архива Агентства, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
4.1.4. Вновь созданное управление в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления и представляет ее в Административное управление.
4.1.5. Номенклатура дел Агентства составляется Административным управлением на основе номенклатур дел управлений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Агентства оказывает Центральная экспертная комиссия Агентства (далее - ЦЭК).
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.
4.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства визируется работником архива, подписывается начальником Административного управления, согласовывается с ЦЭК, с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности. Согласовывается номенклатура дел Агентства с ГА РФ не реже одного раза в пять лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства.
4.1.7. В случае изменения функций и структуры Агентства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГА РФ.
Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр помещается в дело в Канцелярии, второй используется в Административном управлении как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Агентства, четвертый направляется ГА РФ.
После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписку из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел указан в Приложении N 16 настоящей Инструкции.
4.2. Формирование дел и их текущее хранение
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Принцип формирования дел: централизованное - в отделе делопроизводства; децентрализованное - в управлениях Агентства.
Формирование дел в Агентстве осуществляют управления силами работников, ответственных за делопроизводство в управлениях.
Контроль за формированием дел в Агентстве осуществляет Административное управление.
Место текущего хранения дел: отдел делопроизводства или управление Агентства.
Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.
Порядок формирования дел в управлениях, учета и хранения дел указан в Приложении N 17 к настоящей Инструкции.
4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
4.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
4.3.2. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
4.3.3. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела.
4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются экспертные комиссии в управлениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых соответственно руководителем Агентства или начальником управления.
4.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях Агентства работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива Агентства.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
4.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (Приложение N 17 к настоящей Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указан в Приложении N 18 к настоящей Инструкции.
4.3.7. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Агентства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (Приложение N 19 к настоящей Инструкции).
Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства, работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях, при методической помощи и под контролем архива Агентства.
4.3.8. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 20 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (Приложение N 21 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 22 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, листы-заверители дел не составлять.
4.3.9. В период подготовки дел управлений к передаче в архив Агентства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники управления обязаны устранить.
4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
4.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срок хранения которых истек, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 24 к настоящей Инструкции).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Агентства (при этом дела каждого управления составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
4.4.2. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).
Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Агентства только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения.
4.4.3. После утверждения руководителем Агентства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Агентства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием наименования должности, фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Документы, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
4.5. Передача дел на архивное хранение
4.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Агентства, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Агентство образует архив.
Передача документов в архив Агентства производится по утвержденным описям дел.
4.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
4.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат (они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному архивом Агентства и согласованному с начальниками управлений.
4.5.4. Прием дел производится работником архива Агентства в присутствии работника управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личной подписи работника архива Агентства и работника, передавшего дела).
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Агентства работниками управлений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Агентства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Агентства несет управление, передающее документы).
4.5.5. При ликвидации или реорганизации управления работник, ответственный за делопроизводство в управлении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
5. Особенности работы с электронными документами
5.1. В Агентстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, и хранящихся в СЭД.
Электронный документ должен быть оформлен и согласован по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Агентства - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036).
5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Агентства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Агентстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
5.4. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется руководителем Агентства на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем Агентства по согласованию с Федеральным архивным агентством.
5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
5.6. Прием и регистрация входящих документов, адресованных руководителю, заместителям руководителя, Агентству, регистрация и отправка электронных документов, подписанных руководителем, заместителями руководителя Агентства, осуществляется отделом делопроизводства Административного управления.
5.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел делопроизводства осуществляет проверку электронной подписи.
5.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Агентства, направлении электронных документов в управление исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
5.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Агентство на бумажном носителе, заносятся в СЭД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов.
5.10. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Агентством с использованием системы МЭДО определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота, утвержденного ФСО России.
Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации (учета) поступившего электронного сообщения в системе электронного документооборота Агентства или распечатывает документ на бумажном носителе, регистрирует (учитывает) его и доводит до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.
Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
5.11. В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.
┌─────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┐
│ Наименование сведений о │ Характеристика информации, включаемой в │
│ документе │ регистрационно-контрольную карточку │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│1. Адресант │Полное официальное и сокращенное наименование │
│ │организации или фамилия, инициалы лица - │
│ │отправителя документа (на основании бланка │
│ │документа или в соответствии с данными, │
│ │указанными в обращении гражданина) │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│2. Адресат │Полное официальное и сокращенное наименование │
│ │организации или фамилия, инициалы лица - │
│ │получателя документа (в соответствии с │
│ │реквизитом "Адресат") │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│3. Должность, фамилия и │В соответствии с реквизитом "Подпись" │
│инициалы лица, │ │
│подписавшего документ │ │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│4. Вид документа │В соответствии с указанием вида документа на │
│ │бланке документа или на основании оценки │
│ │содержания документа │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│5. Дата документа │В соответствии с датой, обозначенной в докумен-│
│ │те автором, или на основании почтового штемпеля│
│ │на конверте, если в документе дата отсутствует │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│6. Номер документа │В соответствии с номером, присвоенным документу│
│ │автором │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│7. Дата поступления │Дата, указанная в отметке о поступлении │
│документа │(входящем штампе) │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│8. Входящий номер │Номер, проставленный в отметке о поступлении │
│документа │(входящем штампе) │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│9. Ссылка на исходящий │В соответствии со сведениями, указанными в │
│номер и дату документа │соответствующем реквизите │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│10. Наименование либо │Краткое содержание документа (заголовок к │
│аннотация документа │тексту документа) │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│11. Индекс дела │Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на│
│ │место хранения документа │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│12. Сведения о │На основании указаний по исполнению документа │
│переадресации документа │(реквизит "Указания по исполнению") │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│13. Количество листов │Количество листов основного документа │
│основного документа │ │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│14. Количество приложений│Количество приложений │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│15. Общее количество │Общее количество листов приложений │
│листов приложений │ │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│16. Указания по │Указания по исполнению документа или поручение │
│исполнению документа │руководителя, определяющие характер исполнения │
│ │документа и срок исполнения │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│17. Должность, фамилия и │Наименование должности, фамилия и инициалы │
│инициалы исполнителя │исполнителя │
├─────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│18. Гриф ограничения │В соответствии с отметкой о конфиденциальности │
│доступа к документу │("Для служебного пользования", │
│ │"Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.) │
└─────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.
5.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.
5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Агентстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
5.15. Место хранения электронных документов до передачи их в архив Агентства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Агентства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
5.17. Поступившие из департаментов в архив Агентства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
5.18. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие требованиям безопасности информации.
6. Работа исполнителя с документами
6.1. Организация работы с документами
6.1.1. Организация работы с документами в управлениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Агентства, заместителей руководителя, начальников управлений, иных должностных лиц.
Управление - исполнитель документа получает документы в возможно короткие сроки (как правило, в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
6.1.2. Документы, поступившие в управление с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения начальником управления.
Работники управлений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Агентстве;
согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку указателя рассылки служебных документов;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Агентства;
определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
Порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким работникам, в том числе функция головного исполнителя документа и функции соисполнителей документа в подготовке проекта документа; право головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения; порядок и сроки представления проектов документов головному исполнителю документа указаны в пункте 3.10.5 настоящей Инструкции.
В случае отсутствия исполнителя документа (командировка, отпуск, болезнь) руководителем подразделения, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем информируется работник, ответственный за делопроизводство в управлении.
6.1.3. При составлении и оформлении документов работники управлений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.
Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.
6.1.4. Исполнитель документа не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ним могут быть ознакомлены только работники, имеющие отношение к их исполнению.
6.2. Организация оперативного хранения документов
6.2.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений и работники, ответственные за делопроизводство в управлениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в управления, хранятся в этих управлениях.
В управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Агентства.
6.2.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
6.2.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.
Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.
6.2.4. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Административного управления. Выдача дел работникам управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам управлений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
6.2.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Агентства или заместителя руководителя по актам.
6.2.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.
6.3. Выполнение копировально-множительных работ
Выполнение копировально-множительных работ в Агентстве производится в копировальном отделе ФГУП "Компьютерные информационные технологии Росморречфлота (далее именуется ФГУП "...") и на копировальных аппаратах, установленных в управлениях.
Основанием для централизованного исполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.
Заказ может быть подписан: руководством управления; помощником руководителя Агентства; начальником отдела делопроизводства.
Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров документов несет должностное лицо Агентства, подписавшее заказ.
На копировальных аппаратах, установленных в управлениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник управления.
Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Агентство с пометкой "Снятие копий запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.
7. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
7.1. Учет печатей и штампов
7.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
7.1.2. Агентство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123) применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Федерального агентства морского и речного транспорта с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в Приказе Росморречфлота от "__" _______ 2013 г. N _____ "О печатях Федерального агентства морского и речного транспорта с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и индексированных гербовых печатей".
7.1.3. Кроме печати Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации используется печать Административного управления, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
7.1.4. Учет имеющихся в Агентстве печатей и штампов ведет Административное управление в журнале учета печатей и штампов (Приложение N 24 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Административного управления.
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Агентством, не допускается.
7.1.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в управлениях, назначаются начальниками управлений.
Работник, которому была выдана печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Административного управления и заместитель руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).
7.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Административного управления.
О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Агентства.
7.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административное управление и подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных печатей и штампов.
7.1.8. Изготовление печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, печатей и штампов для центрального аппарата Агентства производится с разрешения начальника Административного управления и заказывается через Административно-хозяйственный отдел Административного управления.
7.2. Учет бланков документов
7.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Агентства возлагается на Административное управление.
Канцелярия направляет в Административно-хозяйственный отдел Административного управления заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты).
Административно-хозяйственный отдел Административного управления оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу в Канцелярию.
7.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом или нумератором в Канцелярии. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета бланков (Приложение N 25 к настоящей Инструкции).
Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в управлениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В управлениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и их руководители.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Канцелярию.
7.2.3. Начальники управлений ежеквартально представляют в Административное управление отчет о количестве использованных бланков Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации (Приложение N 26 к настоящей Инструкции).
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
20 июня 2013 года
Приложение N 1
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА ПИСЬМА АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62
www.morflot.ru, E-mail: ud@morflot.ru
_____________________ N ____________________
на N ___________________ от ________________
Приложение N 2
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62
www.morflot.ru, E-mail: ud@morflot.ru
_____________________ N ____________________
на N ___________________ от ________________
Приложение N 3
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62
www.morflot.ru, E-mail: ud@morflot.ru
_____________________ N ____________________
на N ___________________ от ________________
Приложение N 4
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА ПРИКАЗА АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ПРИКАЗ
______________________________ Москва N ______________________________
Приложение N 5
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________________________ Москва N _____________________________
Приложение N 6
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА ПОРУЧЕНИЯ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ПОРУЧЕНИЕ
_______________________________ N _____________________________
Приложение N 7
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА ПРОТОКОЛА АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ПРОТОКОЛ
______________________________ Москва N _____________________________
Приложение N 8
к п. 2.1.3
ФОРМА БЛАНКА СЛУЖЕБНОГО (ДЕЛОВОГО) ПИСЬМА АГЕНТСТВА
ЗАРУБЕЖНЫМ АДРЕСАТАМ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА Герб РФ MINISTRY OF TRANSPORT
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ OF THE RUSSIAN FEDERATION
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО FEDERAL AGENCY OF
МОРСКОГО И РЕЧНОГО MARITIME AND RIVER
ТРАНСПОРТА TRANSPORT
Our ref Date
Наш N Дата
__________________ ___________________
Российская Федерация 3/6, Petrovka str.,
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993 125993, Moscow, Russia Federation
E-mail: ud@morflot.ru; www.morflot.ru, E-mail: ud@morflot.ru; www.morflot.ru,
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62 Tel. (495) 626-11-00; Fax. (495) 626-15-62
Приложение N 9
к п. 2.2.3
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
1. Государственный герб Российской Федерации
На бланках документов Агентства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Агентства", на расстоянии 0,5 см от верхнего обреза листа.
2. Наименование Министерства транспорта Российской Федерации и Федерального агентства морского и речного транспорта
Учитывая, что Минтранс России по положению осуществляет координацию и контроль деятельности подведомственного ему Федерального агентства морского и речного транспорта, на бланках Агентства присутствует его наименование - Министерство транспорта Российской Федерации и располагается выше наименования Агентства.
Наименование Агентства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об Агентстве.
Сокращенное наименование Агентства помещают в скобках под полным наименованием.
3. Должность лица - автора документа
Реквизит "Должность лица - автора документа" указывается на бланках должностных лиц Агентства (бланк руководителя Агентства, бланк заместителя руководителя Агентства).
Наименование должности лица - автора документа указывается под наименованием (полным, сокращенным) Агентства.
4. Справочные данные об Агентстве
Справочные данные об Агентстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Агентства.
5. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в служебных (деловых) письмах.
6. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Москва) указывается на бланках документов Агентства, за исключением бланков писем.
7. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, отделом делопроизводства при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.
Нормативные правовые акты Агентства, прошедшие государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например: 08.01.2012
Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например: 8 января 2012 г.
8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Агентстве.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату, указанную в документе органом государственной власти (организацией), подготовившим или издавшим документ, на который дается ответ.
На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: "На N... от...", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проект служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:
Об организационных мероприятиях в связи с
осуществлением перехода по трассе Северного
морского пути
────────────────────────────────────────────
Поручение Правительства Российской Федерации
от 13.04.2010 N СИ-П9-1563
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа, состоящие из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставится.
10. Адресат
Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В состав реквизита "Адресат" входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство обороны
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю органа государственной власти или организации наименование органа государственной власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
службы по надзору в сфере
транспорта
И.О. Фамилия
При адресовании документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций их наименования указываются обобщенно, например:
Федеральные органы
исполнительной власти
Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину А.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 115768
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
При адресовании документа следует иметь в виду, что:
наименование должности получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;
не принято в адресате указывать только должность без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по границам левого поля документа.
11. Наименование либо аннотация документа
Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников агентства";
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи";
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.
Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10. Точка в конце заголовка не ставится.
12. Текст документа
Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту документа.
Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.
В Агентстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
первого лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
третьего лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет...; Совет решил...; агентство не считает возможным...;
первого лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя Агентства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".
Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.
В служебных письмах за подписью руководителя Агентства, заместителей руководителя следует обращаться от имени Агентства, а в письмах за подписью руководства управления - от имени управления. Руководство управления имеет право подписи от имени Агентства в случае соответствующего поручения руководителя Агентства или заместителя руководителя.
Текст документа печатается в установленных границах полей (верхнее, нижнее и левое - 2 см, правое - 1 см) и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Таблица
Приложение к проекту документа может быть оформлено в виде таблицы.
Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф (если не оговорено иное). Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы печатается жирным шрифтом.
13. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к
нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу
Росморречфлота
от 15.03.2009 N 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Росморречфлота
от 12.11.2009 N 125
Отметка о наличии приложения к документу печатается с "красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
14. Гриф согласования
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Агентства, так и вне его.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2009 N 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.
Согласование проекта документа Агентства органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативных правовых актов Агентства.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости с общественными организациями.
При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов государственной власти;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.
15. Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Агентства оформляется визой.
Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Образец оформления виз на проектах документов, исполненных в Агентстве, указан ниже.
На проектах законодательных актов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Агентства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения).
На проектах служебных (деловых) писем визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело Агентства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если служебное (деловое) письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника документа по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.
Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:
исполнитель документа;
начальник управления, подготовившего документ;
начальники заинтересованных управлений Агентства;
заместитель руководителя Агентства, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя Агентства, начальникам управлений, адресованные в Минюст России, должны быть завизированы начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения либо лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование начальнику Управления экономики и финансов либо лицу, исполняющему его обязанности.
Проекты документов по вопросам международного сотрудничества, направляемые на подпись руководителю Агентства, должны быть завизированы помощником руководителя Агентства, а проекты документов по вопросам международного сотрудничества, носящие правовой характер, дополнительно визируются начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения либо лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя Агентства, начальникам управлений, адресованные в МИД России, должны быть завизированы помощником руководителя Агентства.
Проекты документов по вопросам управления находящимися в федеральной собственности акциями акционерных обществ транспортного комплекса, а также по вопросам приватизации государственного имущества и вопросам, связанным с регулированием земельных правоотношений в сфере транспорта, направляемые на подпись и визирование руководителю Агентства, заместителям руководителя, должны быть завизированы начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения или лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты следующих документов:
- Акт приемки законченного строительством (реконструкцией) объекта приемочной комиссией;
- Разрешения на строительство и разрешения на ввод в эксплуатацию объектов инфраструктуры морского порта, являющихся объектами капитального строительства и гидротехнических сооружений первого и второго классов, являющихся объектами капитального строительства и относящихся к инфраструктуре внутренних водных путей;
- Разрешения на создание искусственного земельного участка на водном объекте в границах морского порта;
- Государственный контракт на создание искусственного земельного участка либо договор о создании искусственного земельного участка;
- Разрешения на проведение работ по созданию искусственного земельного участка и разрешения на ввод искусственно созданного земельного участка в эксплуатацию в случае создания искусственного земельного участка в границах морских портов и (или) на основании решения Правительства Российской Федерации о строительстве или расширении морского порта,
направляемые на подпись и визирование руководителю Агентства, заместителям руководителя, должны быть завизированы начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения или лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты документов, представляемые на подпись (согласование) руководителю Агентства, визируются начальником Административного управления либо уполномоченным заместителем начальника.
Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Агентства, визируются помощниками руководителя в соответствии с распределением полномочий.
На проектах служебных (деловых) писем, на внутренних информационно-справочных документах (докладах, служебных, аналитических записках, справках и др.), кадровых приказах, визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа.
Образец оформления виз на проектах документов:
Заместитель руководителя Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Помощник руководителя Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Начальник УОС Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Начальник УВВТ Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. Начальник АУ Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г. и т.д. Начальник отдела делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия "__" ________ 2013 г.
16. Подпись должностного лица
Документы подписываются должностными лицами Агентства в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Агентства.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности должностного лица, подписывающего проект документа (на бланках должностных лиц наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:
Заместитель руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.О. руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Агентства, подписывает руководство управления, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности подписывающего, наименование управления, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник Управления внутреннего водного транспорта Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименования управления и Агентства (исключение: внутренние документы), например:
Заместитель руководителя Федерального агентства
морского и речного транспорта Личная подпись И.О. Фамилия
или
Начальник Административного
управления Росморречфлота Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
17. Гриф утверждения
В Агентстве подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура и штатное расписание и т.д.
Документы утверждаются руководителем Агентства и заместителями руководителя (в соответствии с распределением обязанностей). При этом визы, оформленные на номерных бланках приказов, прилагаются к оригиналу приказа, подписанного руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности, передаваемого в отдел делопроизводства для последующей регистрации и хранения.
Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, или проставлением реквизита "Гриф утверждения документа".
Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается от границы правого и верхнего поля документа первого листа проекта документа и печатается без кавычек прописными буквами.
Реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Агентства), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства морского и речного
транспорта
________________ И.О. Фамилия
(Личная подпись)
"__" ________________ 20__ г.
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росморречфлота
от 15.04.2009 N 65
Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.
18. Оттиск печати
Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
19. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле Росморречфлота
N ________ за _______ г.
Верно: Ведущий специалист Личная подпись И.О. Фамилия
Дата, Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л." Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском печати Агентства.
Административное управление заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Агентства.
Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляются виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляются дата и номер.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.
20. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (2 см от нижнего края листа).
Отметка печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и может дополняться указанием структурного подразделения, например:
Николаев Петр Олегович
(495) 626 56 88, УОС
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, номер его телефона и дату печатания документа.
21. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке поручения по исполнению документа с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указания по исполнению документа относятся.
В указаниях по исполнению документа отражаются результаты рассмотрения документа руководителем. Указания по исполнению документа должны быть краткими и конкретными. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В.
Прошу подготовить проект договора
к 05.05.2010
Личная подпись
Дата
На документе, как правило, должно быть не более одного поручения по исполнению документа. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.
В качестве исполнителей в указаниях по исполнению документа определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя руководителя Агентства или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".
В указаниях по исполнению документа могут быть указаны должностные лица, которым должен быть направлен документ (с поручением) для сведения, например: + И.О. Фамилия.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, личная подпись автора указаний по исполнению документа, дата.
22. Отметка о контроле документа
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация вносится в СЭД.
23. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
краткие сведения об исполнении (если документ исполнен ответным документом, то дается ссылка на него; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка о его исполнении);
отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;
дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия) лица, производящего отметку.
24. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Агентство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
25. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165)) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).
Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется шрифтом размером N 12 от границы верхнего и правого полей на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется от нее одним межстрочным интервалом и центрируется.
Например:
Для служебного пользования
экз. N 3
Приложение N 10
к п. 2.3.2.2
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ
И РАСПОРЯЖЕНИЙ АГЕНТСТВА
1. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными управлениями, заместителям руководителя Агентства, а в случае необходимости с иными органам государственной власти и организациями возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководству Агентства проект приказа (распоряжения).
2. Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:
законодательству Российской Федерации;
нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской Федерации;
ранее принятым актам Агентства, если документ не предусматривает их отмену или изменение.
Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) по Агентству, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер независимо от срока их действия, а также содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.
Государственная регистрация таких актов осуществляется Минюстом России (далее - государственная регистрация) в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с учетом внесенных изменений и дополнений), а также в соответствии с Приказом Минюста России от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении разъяснений о применении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" <3>.
--------------------------------
<3> Зарегистрирован Минюстом России 14 мая 2007 г., регистрационный N 9449.
В текст проекта приказа (распоряжения), содержащего правовые нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в приказы (распоряжения) Агентства, не прошедшие государственную регистрацию, а также делать ссылки на них.
3. Оригинал приказа (распоряжения), подписанного руководством Агентства и зарегистрированного в отделе делопроизводства, выдается под личную роспись исполнителю либо иному сотруднику управления-исполнителя для представления в Минюст России на государственную регистрацию.
Оформление необходимых документов для представления приказа (распоряжения) на государственную регистрацию осуществляется управлением-исполнителем совместно с отделом правового обеспечения Управления имущественных отношений и правового обеспечения в течение 10 дней со дня регистрации приказа (распоряжения) в отделе делопроизводства.
4. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.
5. К приказу (распоряжению), представляемому на государственную регистрацию, прилагается справка, содержащая:
основания издания нормативного правового акта;
сведения обо всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;
сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным;
сведения о проведении независимой антикоррупционной экспертизы с приложением копий заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Прилагаемая к приказу (распоряжению) справка должна быть подписана начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения.
6. На обороте каждого листа оригинала приказа (распоряжения) проставляется виза начальника Управления имущественных отношений и правового обеспечения.
7. После государственной регистрации (отказа в государственной регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник приказа (распоряжения) возвращается исполнителем в отдел делопроизводства.
Контроль за своевременным возвратом подлинника приказа (распоряжения) в отдел делопроизводства обеспечивает начальник управления-исполнителя.
8. Агентство направляет для исполнения приказы (распоряжения), подлежащие государственной регистрации, только после завершения процедуры государственной регистрации в Минюсте России.
При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости ссылки на приказ (распоряжение), прошедший процедуру государственной регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а также на решение Минюста России о том, что документ не нуждается в государственной регистрации, является обязательным.
Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка, например:
* Зарегистрирован Минюстом России 19 декабря 2006 г., регистрационный N 7734.
1) По заключению Минюста России от 20 января 2007 г. N 01/79-СВ в государственной регистрации не нуждается.
9. Управление-исполнитель совместно с Управлением имущественных отношений и правового обеспечения в течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации приказа (распоряжения) готовит проект соответствующего акта Агентства об отмене этого приказа (распоряжения) и после подписания (утверждения) руководством Агентства направляет его копию в Минюст России.
10. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности (кроме приказов по кадровым и наградным вопросам), а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись (утверждение) заместителям руководителя Агентства, до их подписания проходят правовую экспертизу в отделе правового обеспечения Управления имущественных отношений и правового обеспечения.
11. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами.
12. Визы включают в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего.
Визы проставляются на подписном экземпляре на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.
На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
13. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись заместителям руководителя, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект документа;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект документа;
должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;
начальником отдела правового обеспечения Управления имущественных отношений и правового обеспечения;
начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения;
заместителем руководителя Агентства, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются начальником управления-исполнителя.
14. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).
15. Если имеют место разногласия между управлением, ответственным за подготовку ведомственного акта, с согласующими проект документа управлениями с целью их урегулирования проводится согласительное совещание под председательством заместителя руководителя Агентства, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
16. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.
17. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены изменения, не меняющие его существа.
В этом случае доработанный вариант проекта приказа (распоряжения) визируется начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения с пометкой "Визы прилагаются".
18. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые Агентством совместно либо по согласованию с другими органами государственной власти (организациями), направляются на подпись (согласование) в соответствующие органы государственной власти (организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения) в порядке, предусмотренном пунктом 13 Приложения N 10 к настоящей Инструкции.
19. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Управление имущественных отношений и правового обеспечения с приложением документов, необходимых для их полного и всестороннего рассмотрения.
К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа (распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается начальником управления-исполнителя.
В справке указываются:
основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Агентству поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения или указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минтранса России или Агентства (копия поручения прилагается к справке);
перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа (распоряжения);
сведения об актах Агентства, в том числе отмененных данным приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;
сведения о согласовании приказа (распоряжения) с управлениями и при необходимости с органами государственной власти (организациями).
20. Управления рассматривают проекты приказов (распоряжений) в срок до семи рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем Агентства или заместителем руководителя.
21. Проекты приказов (распоряжений), требующие последующей государственной регистрации, рассматриваются отделом правового обеспечения Управления имущественных отношений и правового обеспечения в срок до 10 рабочих дней, а значительные по объему проекты ведомственных актов - в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Агентства или заместителем руководителя.
22. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться исполнителем через начальника Административного управления или лицо, его замещающее, на подпись заместителю руководителя в установленном порядке.
Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись руководителю Агентства или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.
23. Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются управлению-исполнителю на доработку.
24. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.
25. В подписанный приказ (распоряжение), находящийся на государственной регистрации, по предложениям Минюста России в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения), а также в подписанный приказ (распоряжение) в исключительных случаях по решению руководства Агентства могут быть внесены поправки, не меняющие его существа.
26. Поправки в подписанный приказ (распоряжение) в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) вносятся управлением-исполнителем в следующем порядке:
заместителю руководителя, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения поправок, и согласовывается с ним новая редакция документа;
новая редакция документа согласовывается с Управлением имущественных отношений и правового обеспечения и заместителем руководителя Агентства;
направляется докладная записка руководителю Агентства о вносимых в документ изменениях.
27. Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов Агентства, который подписывается начальником управления-исполнителя, а также начальником Управления имущественных отношений и правового обеспечения или лицом, его замещающим.
28. Регистрация подписанных приказов (распоряжений) осуществляется в Канцелярии.
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.
29. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их регистрации.
30. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке установленной формы размером шрифта N 14.
31. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации.
Наименование Агентства - Федеральное агентство морского и речного транспорта.
Наименование вида документа - приказ или распоряжение.
Место издания - Москва <4>.
--------------------------------
<4> Первые 5 реквизитов входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из порядкового номера приказа, например: 6 декабря 2005 г. N 34. Номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Агентства или заместителя руководителя, подписавшего распоряжение, тире, порядкового номера и приставки "р", например: 15 января 2010 г. N АД-7-р.
Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос "О чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:
Об утверждении Регламента
Федерального агентства морского и речного транспорта
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Распоряжение преамбулы может не иметь.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д.
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, наименование органа, его издавшего, дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами и завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны управления или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе Агентства, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт либо приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения, с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", "Отменить...", "Внести изменения...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Управления (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования управлений, при этом в приложениях могут использоваться и сокращенные наименования.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 20 Приложения N 10 к настоящей Инструкции.
32. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).
В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.
33. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложения утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер.
34. Совместные приказы Агентства с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования органов государственной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ, располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);
регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;
подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;
отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 20 Приложения N 9 к Инструкции.
Образец проекта приказа Агентства прилагается.
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ПРИКАЗ
_________________________ Москва N ________________________
Об утверждении Положения об
-> Управлении экономики и финансов <-
левое | правое
поле \>
Приложение N 11
к п. 2.3.4.1
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок проектов решений и других материалов.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если на заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих на заседании печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:
Присутствовали:
_______________
Директор Департамента государственной
политики в области морского и речного
транспорта Минтранса России И.О. Фамилия
Заместитель руководителя Ространснадзора И.О. Фамилия
Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: решения заседаний Совета Агентства, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Агентстве.
Копии протоколов (решений) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель управления, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти;
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку, жирным шрифтом, размер шрифта N 17 и выравнивается по центру документа);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается жирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру документа;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется чертой и выравнивается по центру документа;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Реквизит "Подпись" отделяется от текста протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля документа через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем документа (образцы протоколов прилагаются).
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
ПРОТОКОЛ
/\
|
2 инт.
|
/\ \/
| совещания у руководителя Федерального агентства
1 инт. морского и речного транспорта
| И.О. Фамилия
\/ /\
|
2 инт.
|
\/
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Москва
/\
|
2 инт.
|
\/
_____________________________ N __________________________
Присутствовали:
_______________
Заместители руководителя Агентства - Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
Заместитель руководителя Ространснадзора - Инициалы и фамилия
Начальники управлений - Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
-> <-
левое правое
поле поле
2 см ───────────────────────────────────────────────────────────── 1 см
i. О ходе выполнения...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
>
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ
ПРОТОКОЛ
/\
|
2 инт.
|
/\ \/
| согласительного совещания у заместителя руководителя
1 инт. Федерального агентства морского и речного транспорта
| И.О. Фамилия
\/ /\
|
2 инт.
|
\/
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Москва
/\
|
2 инт.
|
\/
_______________________________ N _____________________________
Присутствовали:
_______________
- Инициалы и фамилии в
алфавитном порядке
Ответственные сотрудники Агентства - Инициалы и фамилии в
алфавитном порядке
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
I. О согласовании проекта...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
Обсудив доводы сторон, ...были сняты следующие замечания:
1.
-> 2. <-
левое Росморречфлотом России учтены следующие замечания...: правое
поле 1. поле
2 см 2. 1 см
По остальным вопросам принято решение о подписании руководителем
Федерального агентства морского и речного транспорта руководителем...
соответствующей таблицы разногласий для направления в Минюст и
Правительство Российской Федерации установленном порядке с проектом...
>
Приложение N 12
к п. 2.3.6.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
ТЕЛЕГРАММА
─────────────────────┬────────────────────────────────┬────────────────────
Слов Плата │ Герб РФ │ПЕРЕДАЧА
руб. коп. │ │________
_____________________│ ТЕЛЕГРАММА │__го __ ч. __ м.
Итого _______________│ ИЗ МОСКВЫ N ________ │N связи ________
│ __ сл. ___го __ ч. __ м. │Передал ________
Принял ______________│ │Служ.
│ │отметки
─────────────────────┴────────────────────────────────┴────────────────────
┌──────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────
│КУДА │ГОРОД МОСКВА, 115114, НОВОДАНИЛОВСКАЯ НАБЕРЕЖНАЯ, 2
│подробно адрес│
├──────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────
│КОМУ │РЕКТОРУ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
│ │ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "МОСКОВСКАЯ
│ │ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА"
│ │
│ │ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО
└──────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────
УВАЖАЕМЫЙ!
СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ.
ОТ ВСЕЙ ДУШИ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, СЧАСТЬЯ, БЛАГОПОЛУЧИЯ И
ДАЛЬНЕЙШИХ ТВОРЧЕСКИХ УСПЕХОВ В ПОДГОТОВКЕ ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫХ
СПЕЦИАЛИСТОВ ДЛЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА. ВСЕГО САМОГО ДОБРОГО ВАМ И ВСЕМ ВАШИМ
РОДНЫМ И БЛИЗКИМ.
РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОГО
АГЕНТСТВА МОРСКОГО И РЕЧНОГО
ТРАНСПОРТА И.О. Фамилия
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
125993, г. Москва, ул. Петровка, дом 3/6 Руководитель Федерального
агентства морского и речного
транспорта
И.О. Фамилия
N _____________________
от "__" _______ 2013 г.
Приложение N 13
к п. 4.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ
Федеральное агентство морского
и речного транспорта
Управление инвестиций и программ развития
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N ________
___________________
(место составления)
На ________ год
┌───────────┬──────────────┬───────────────┬──────────────────┬───────────┐
│Индекс дела│Заголовок дела│Количество дел │Срок хранения дела│Примечание │
│ │(тома, частей)│(томов, частей)│(тома, части) и N │ │
│ │ │ │статей по перечню │ │
├───────────┼──────────────┼───────────────┼──────────────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───────────┴──────────────┴───────────────┴──────────────────┴───────────┤
│ Название раздела │
├───────────┬──────────────┬───────────────┬──────────────────┬───────────┤
└───────────┴──────────────┴───────────────┴──────────────────┴───────────┘
Начальник Управления
обеспечения судоходства Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник
Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Работник, ответственный за архив Личная подпись И.О. Фамилия
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
Управлении обеспечения судоходства
┌───────────────────────────────────┬─────┬───────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │
│ │ ├──────────────┬────────────────┤
│ │ │ переходящих │с отметкой "ЭПК"│
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно)│ │ │ │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│ИТОГО: │ │ │ │
└───────────────────────────────────┴─────┴──────────────┴────────────────┘
Наименование должности работника,
ответственного за делопроизводство
в департаменте Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в Административное управление.
Наименование должности работника,
передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение N 14
к п. 4.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АГЕНТСТВА
Федеральное агентство морского
и речного транспорта
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
________ N ________ Руководитель Федерального
___________________ агентства морского
(место составления) и речного транспорта
На ____ год Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
┌───────────┬──────────────┬───────────────┬──────────────────┬───────────┐
│Индекс дела│Заголовок дела│Количество дел │Срок хранения дела│Примечание │
│ │(тома, частей)│(томов, частей)│(тома, части) и N │ │
│ │ │ │статей по перечню │ │
├───────────┼──────────────┼───────────────┼──────────────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
├───────────┴──────────────┴───────────────┴──────────────────┴───────────┤
│ Название раздела │
├───────────┬──────────────┬───────────────┬──────────────────┬───────────┤
└───────────┴──────────────┴───────────────┴──────────────────┴───────────┘
Начальник
Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Виза заведующего архивом
(работника, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК федерального архива
от _________ N ______ от _________ N _____
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
Федеральном агентстве морского и речного транспорта
┌───────────────────────────────────┬─────┬───────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │
│ │ ├──────────────┬────────────────┤
│ │ │ переходящих │с отметкой "ЭПК"│
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно)│ │ │ │
├───────────────────────────────────┼─────┼──────────────┼────────────────┤
│ИТОГО: │ │ │ │
└───────────────────────────────────┴─────┴──────────────┴────────────────┘
Начальник
Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности работника,
передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение N 15
к п. 4.1.7
ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АГЕНТСТВА
Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В номенклатуре дел Агентства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
В графе 1 номенклатуры дел Агентства проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Агентстве цифрового обозначения управления, обозначения отдела и порядкового номера, заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 - код управления, 05 - обозначение отдела данного управления, 21 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Агентства по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Агентства или управления (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание гидротехнических сооружений.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Приложение N 16
к п. 4.2
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В УПРАВЛЕНИЯХ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
При формировании дел в управлениях Агентства необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Советов Агентства группируются в два дела: а) протоколы и решения Совета; б) документы к заседаниям Совета.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы Агентства по основной деятельности группируются отдельно от приказов Агентства по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Агентства, его управлений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Агентства отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в архив Агентства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом управлении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство). Начальники управлений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Дела документального фонда Агентства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Агентства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника управления, начальника отдела делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Агентства или управления.
Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Административного управления. Выдача дел работникам управлений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам управлений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Агентства или заместителя руководителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в управлении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выданы документы.
Приложение N 17
к п. 4.3.6
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральное агентство морского и речного транспорта
Управление инвестиций и программ развития
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Управления
инвестиций и программ
развития
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
ОПИСЬ N _____
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
┌───┬───────────┬──────────┬────────────┬───────────┬────────┬────────────┐
│ N │Индекс дела│Заголовок │Крайние даты│Количество │ Срок │ Примечание │
│п/п│ │ дела │ │ листов │хранения│ │
├───┼───────────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 <5> │ 7 │
├───┴───────────┴──────────┴────────────┴───────────┴────────┴────────────┤
│ Название раздела │
├───┬───────────┬──────────┬────────────┬───────────┬────────┬────────────┤
├───┼───────────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────┼────────────┤
├───┼───────────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────┼────────────┤
└───┴───────────┴──────────┴────────────┴───────────┴────────┴────────────┘
В данную опись внесено ______________________________ дел с N _____________
(цифрами и прописью)
по N ________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Начальник Административно- Протокол ЭК <6>
правового управления управления
Личная подпись И.О. Фамилия от __________ N ____
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно-контрольных карточек к документам <7>.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника управления Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял ________________________________ дел и _____________________________
(цифрами и прописью) (цифрами прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности работника
архива Агентства Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
--------------------------------
<5> Графа 6 не заполняется в описях дел постоянного хранения.
<6> При наличии ЭК управления.
<7> Передаются вместе с делами.
Приложение N 18
к п. 4.3.6
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В Агентстве в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива Агентства. По этим описям документы сдаются в архив Агентства.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
Описи дел управлений составляются по установленной форме и представляются в архив Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование управления, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда управление в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям управлениям устанавливается по согласованию с архивом Агентства;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел управления подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Административного управления и утверждается начальником этого управления. При наличии в управлении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении. При наличии в управлении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Приложение N 19
к п. 4.3.7
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства (фондообразователя) и управления, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Агентства - указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
наименование управления - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и управления, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется личной подписью работника, ответственного за делопроизводство в управлении.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив Агентства допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение N 22 к Инструкции).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах бумаги, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах бумаги, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Приложение N 20
к п. 4.3.8
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива _______
код Агентства _________________
┌────────────────────────────┐
__________________________________ │Ф. N _______________________│
__________________________________ │Оп. N ______________________│
__________________________________ │Д. N _______________________│
└────────────────────────────┘
___________________________________________________________________________
(Наименование федерального архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Наименование Агентства и управления)
ДЕЛО N _________ ТОМ N __________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _________ лист
Хранить _________
┌────────────────────────┐
│Ф. N ___________________│
│Оп. N __________________│
│Д. N ___________________│
└────────────────────────┘
Приложение N 21
к п. 4.3.8
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
┌──────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│ Особенности физического │ Номера листов │
│ состояния и формирования дела │ │
├──────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├──────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────┤
└──────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────┘
Наименование должности работника Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 22
к п. 4.3.8
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________
┌───┬───────────┬───────────┬──────────────┬──────────────────┬───────────┐
│ N │ Индекс │ Дата │ Заголовок │Номера листов дела│Примечание │
│п/п│ документа │ документа │ документа │ │ │
├───┼───────────┼───────────┼──────────────┼──────────────────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼───────────┼───────────┼──────────────┼──────────────────┼───────────┤
└───┴───────────┴───────────┴──────────────┴──────────────────┴───────────┘
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
составившего внутреннюю опись
документов дела Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 23
к п. 4.4.1
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ
морского и речного Руководитель Федерального
транспорта агентства морского и речного
транспорта
АКТ Личная подпись И.О. Фамилия
___________ N ___________ Дата
_________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
(название фонда)
┌───┬─────────┬────────┬──────┬──────────────┬──────┬──────────────┬──────┐
│ N │Заголовок│ Дата │Номера│Индекс дела по│Коли- │Сроки хранения│Приме-│
│п/п│дела или │дела или│описей│ номенклатуре │чество│дела и номера │чание │
│ │групповой│крайние │ │или N дела по │дел │ статей по │ │
│ │заголовок│даты дел│ │ описи │ │ перечню │ │
│ │ дел │ │ │ │ │ │ │
├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤
├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤
├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤
└───┴─────────┴────────┴──────┴──────────────┴──────┴──────────────┴──────┘
Итого _______________________________ дел за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ____________________ N ______________________)
Наименование должности работника,
проводившего экспертизу
ценности документов Личная подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ________ N ___
Документы в количестве ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ________________________ кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от ________________ N ________
Наименование должности работника
Агентства, сдавшего документы Личная подпись И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 24
к п. 7.1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Журнал учета печатей и штампов
┌───┬────────┬────────────┬──────────────┬─────────────────┬──────────────┐
│ N │ Оттиск │Наименование│Дата получения│Предприятие- │ Кому выдана │
│п/п│ печати │ печати │ печати │изготовитель, │ (должность, │
│ │(штампа)│ (штампа) │ (штампа) от │дата и N │подразделение)│
│ │ │ │ изготовителя │сопроводительного│ │
│ │ │ │ │документа │ │
├───┼────────┼────────────┼──────────────┼─────────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└───┴────────┴────────────┴──────────────┴─────────────────┴──────────────┘
┌──────────┬─────────────┬──────────────────┬────────────────┬────────────┐
│ Роспись │Дата возврата│Роспись работника │Дата уничтожения│Дата, номер │
│работника │ печати │ │ печати │ акта │
├──────────┼─────────────┼──────────────────┼────────────────┼────────────┤
│ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
└──────────┴─────────────┴──────────────────┴────────────────┴────────────┘
Приложение N 25
к п. 7.2.2
ФОРМЫ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА БЛАНКОВ
Журнал учета поступления бланков
┌─────────────┬───────────┬──────────┬─────────────┬───────────┬──────────┐
│Наименование │ Дата │Дата и N │Наименование │Количество │ Серия и │
│ вида бланка │поступления│сопроводи-│организации -│ экз. │ номера │
│ │ │тельного │ поставщика │ бланков │ гербовых │
│ │ │документа │ бланков │ │ бланков │
├─────────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼───────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└─────────────┴───────────┴──────────┴─────────────┴───────────┴──────────┘
Журнал учета выдачи бланков в управления
┌─────────────┬──────────┬─────────┬─────────────┬───────────┬────────────┐
│Наименование │Количество│ Серия и │Наименование │Расписка в │ Примечания │
│ вида │ экз. │ номера │департамента,│ получении │ │
│ гербового │ бланков │гербовых │ Ф.И.О. │ │ │
│ бланка │ │ бланков │ получателя │ │ │
├─────────────┼──────────┼─────────┼─────────────┼───────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└─────────────┴──────────┴─────────┴─────────────┴───────────┴────────────┘
Приложение N 26
к п. 7.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ БЛАНКОВ
Отчет
о количестве использованных бланков Агентства с изображением
Государственного герба Российской Федерации
Управления ________________________________
(указать наименование)
за ________________
(указать период)
┌───┬─────────────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│ N │ Бланк │ Использовано │
│п/п│ ├──────────────┬────────────────┤
│ │ │всего (указать│ испорчено │
│ │ │ номера) │(указать номера)│
├───┼─────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│1 │с указанием Агентства │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│2 │с указанием наименования должности │ │ │
│ │руководителя Агентства │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│3 │с указанием наименования должности │ │ │
│ │заместителя руководителя │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│4 │приказа Агентства │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│5 │распоряжения Агентства │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│6 │постановления заседания Совета │ │ │
│ │Агентства │ │ │
├───┼─────────────────────────────────────┼──────────────┼────────────────┤
│7 │служебного (делового) письма │ │ │
│ │зарубежным адресатам │ │ │
└───┴─────────────────────────────────────┴──────────────┴────────────────┘
Начальник управления... Личная подпись И.О. Фамилия
Наименование должности работника,
ответственного за делопроизводство
в управлении Личная подпись И.О. Фамилия
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области