МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
от 19 декабря 2011 г. N АК-1222фс
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; 2010, N 40, ст. 5072), и пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.
2. Заместителям руководителя, начальникам Управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.
3. Признать утратившим силу Приказ Федеральной службы по надзору в сфере транспорта от 07.12.2006 N АК-448фс "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Вр.и.о. руководителя
В.Б.ЧЕРТОК
Утверждена
Приказом Ространснадзора
от 19 декабря 2011 г. N АК-1222фс
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ
В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; 2010, N 40, ст. 5072), и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Положением о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 398, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Служба) документов, совершенствования делопроизводства Службы и повышения его эффективности.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Компьютерная документальная система, применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы (далее - Управление) осуществляет Управление, ответственное за правовое обеспечение.
1.8. Функции, задачи, права и ответственность Управления, ответственного за правовое обеспечение, регламентируются соответствующим Положением, должностные обязанности работников Управления, ответственного за правовое обеспечение, и работников, отвечающих за организацию работы с документами в Управлениях, устанавливаются должностными регламентами.
1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Управлениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на начальников Управлений.
1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в Управлениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в Управлениях.
1.11. На работников, ответственных за делопроизводство в Управлениях, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в Управление документов;
регистрация исходящих из Управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в Управлении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства Управления сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников Управления;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
контроль за возвратом правительственных документов;
разработка номенклатуры дел Управления;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в Управление работников по вопросам основ делопроизводства.
1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Службы.
1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Службы работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Управлением, ответственным за правовое обеспечение, на основании письменного запроса, а документов (копий документов) Управлений - на основании решения руководства Управлений.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.
1.14. Передача служебной информации или документов Службы представителям средств массовой информации осуществляется советниками руководителя.
1.15. Переписка между отделами (работниками) внутри Управления не допускается.
1.16. Работники Службы персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
В случае утраты документа работником Службы немедленно докладывается об этом начальнику Управления и сообщается в Управление, ответственное за правовое обеспечение, если документ зарегистрирован в отделе документооборота Управления, ответственного за правовое обеспечение (далее - Канцелярия). По решению заместителя руководителя Службы (начальника Управления) проводится служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Управления, ответственного за правовое обеспечение, а в необходимых случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной информации, - руководитель Службы или его заместитель (в соответствии с распределением обязанностей).
1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по Службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в Управлении, или другому работнику по указанию руководства Управления.
1.18. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в Управлении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж в Канцелярии по ведению делопроизводства.
1.19. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Службы после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
1.20. При подготовке работниками Службы проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации (его заместителям) необходимо руководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденной Приказом Минтранса России от 10.03.2011 N 77.
2. Создание документов в Службе
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы, создаваемые в Службе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.1.2. Бланки Службы изготавливаются типографским способом или с помощью компьютерной техники.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Службы.
Бланки без изображения Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах.
2.1.3. В Службе используются следующие виды бланков:
бланк письма Службы (Приложения N 1, N 2 к настоящей Инструкции);
бланк письма руководителя Службы (Приложение N 3 к настоящей Инструкции);
бланк письма заместителя руководителя Службы (Приложение N 4 к настоящей Инструкции);
бланк приказа Службы (Приложение N 5 к настоящей Инструкции);
бланк распоряжения Службы (Приложение N 6 к настоящей Инструкции);
бланк служебного (делового) письма Службы зарубежным адресатам (Приложение N 7 к настоящей Инструкции).
2.1.4. При подготовке документов в Службе используются электронные шаблоны бланков документов.
Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Службы утверждаются руководителем Ространснадзора.
2.1.5. Бланки Службы разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются сверху в левом углу документа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля документа.
2.1.6. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службы, изготовленных типографским способом, Управление, ответственное за правовое обеспечение, осуществляет их учет и хранение.
2.1.7. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между Управлениями оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.
2.1.8. Документы, издаваемые Службой совместно с другими органами государственной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
2.1.9. Размеры полей документов, оформленных на бланках Службы: верхнее, нижнее и левое - 2 см, правое - 1 см. Абзацный отступ - 1,25 см.
2.2. Оформление реквизитов документов
2.2.1. Документы, создаваемые Службой, имеют следующий состав реквизитов:
- Государственный герб Российской Федерации;
- наименование Службы;
- должность лица - автора документа;
- подпись должностного лица;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- справочные данные о Службе;
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование либо аннотация документа;
- текст документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- отметка о наличии приложений;
- гриф согласования;
- гриф утверждения;
- виза;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- указания по исполнению документа;
- отметка о контроле документа;
- отметка об исполнении документа;
- отметка о конфиденциальности;
- отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2.2. Кроме перечисленных в пункте 2.2.1 настоящей Инструкции реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например отметка о поступлении документа в Службу; отметки "Срочно", "Весьма срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
2.2.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.2.4. На бланках документов Службы Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Министерства", на расстоянии 0,5 см от верхнего обреза листа.
2.2.5. Наименование Службы - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Службе.
Сокращенное наименование Службы помещают в скобках под полным наименованием.
2.2.6. Реквизит "Должность лица - автора документа" указывается на бланках должностных лиц Службы (бланк Службы, бланк руководителя Службы, бланк заместителя руководителя Службы).
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Службы.
2.2.7. Справочные данные о Службе указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Службы, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Службы.
2.2.8. Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в служебных (деловых) письмах.
2.2.9. Место составления (издания) документа (Москва) указывается на бланках документов Службы, за исключением бланков писем.
2.2.10. Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется Канцелярией (ответственными за делопроизводство в приемных заместителей руководителя, начальников управлений) при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление, др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в силу.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится, например: 05.02.2011
Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на приказах, распоряжениях и финансовых документах, например: 5 февраля 2011 г.
2.2.11. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
2.2.12. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа делается исполнителем документа при подготовке служебного (делового) письма-ответа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта" включает регистрационный номер и дату, указанную в документе органом государственной власти (организацией), подготовившим или издавшим документ, на который дается ответ.
На бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной части в виде: "На N __ от ______", в рамках которой проставляются номер и дата документа, ответом на который является оформленное письмо.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации на проекте служебного (делового) письма указывается после заголовка к документу, который печатается от границы левого поля документа размером шрифта N 10 под чертой, например:
О создании межведомственной комиссии по совершенствованию механизмов финансирования содержания и ремонта действующей сети автомобильных дорог ______________________________________________ Поручение Правительства Российской Федерации от 13.04.2006 N АЖ-П9-1563
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 10. Точка в конце заголовка и ссылки на регистрационный номер и дату не ставятся.
2.2.13. Документы адресуют в органы государственной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
В состав реквизита "Адресат" входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта N 14.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство обороны
Российской Федерации
или:
Правительство
Российской Федерации
Департамент делопроизводства
и архива
При адресовании документа руководителю органа государственной власти или организации наименование органа государственной власти или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной
таможенной службы
И.О. Фамилия
При адресовании документа в несколько однородных органов государственной власти, организаций их наименования указываются обобщенно, например:
Федеральные органы
исполнительной власти
Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не печатается.
Если количество адресатов документа более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа печатается только один адресат.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину А.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 115768
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
При адресовании документа следует иметь в виду, что:
наименование должности получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом;
не принято в адресате указывать только должность, без указания инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.
Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по границам левого поля документа.
2.2.14. Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства";
Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи";
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.
Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 10. Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.15. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную объективно, четко, без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, служебные (деловые) письма и т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.
Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные (деловые) письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту документа.
Текст документов может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.
В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
первого лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов..;
третьего лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет..; коллегия постановила..; министерство не считает возможным..;
первого лица множественного числа: просим представить данные о..; представляем на рассмотрение и утверждение..; в протоколах: слушали..; выступили..; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем.., решили...
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя Службы или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".
Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.
В служебных письмах за подписью руководителя Службы, его заместителей следует обращаться от имени Службы, а в письмах за подписью руководства Управлений - от имени Управления. Руководство Управления имеет право подписи от имени Службы в случае соответствующего поручения руководителя Службы или его заместителей.
Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Таблица
Приложение к проекту документа может быть оформлено в виде таблицы.
Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф (если не оговорено иное). Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы печатается жирным шрифтом.
2.2.16. Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования
приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и
экземпляров каждого документа, например:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение,
то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему,
всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то
отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы,
содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную
тайну, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.
На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о наличии приложения проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложения указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение N 2
к приказу Ространснадзора
от 15.03.2011 N 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Ространснадзора
от 12.11.2011 N 125
Отметка о наличии приложения к документу печатается от границы левого поля и отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
2.2.17. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри Службы, так и вне нее.
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2011 N 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.
Согласование проекта документа Службы органами государственной власти и организациями допускается в виде письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру документа, за исключением проектов нормативных правовых актов Службы.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами государственной власти в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов государственной власти;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе.
2.2.18. Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Службы оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Начальник Правового управления
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
На проектах законодательных актов, кадровых приказах и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения).
На проектах служебных (деловых) писем визы проставляются на копии документа, помещаемого в дело Службы, или на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если служебное (деловое) письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника документа по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа под реквизитом "Подпись" от границы нижнего поля документа.
Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Допускается полистное визирование документа и его приложений. Визирование производится до представления документа на подпись (утверждение).
Визирование производится, как правило, в следующей последовательности:
исполнитель документа;
начальник Управления, подготовившего документ;
начальники заинтересованных управлений Службы;
заместитель руководителя Службы, курирующий работу Управления-исполнителя;
заместитель руководителя Службы, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос.
Проекты документов, представляемые на подпись заместителям руководителя Службы, визируются также лицом, выполняющим функции помощника заместителя руководителя Службы.
Проекты заключений, официальных отзывов и поправок на законопроекты подлежат обязательному визированию у заместителя руководителя Службы, с последующим направлением ему и в Управление, ответственное за правовое обеспечение копий проектов.
Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование заместителям руководителя Службы, начальникам Управлений, адресованные в Минюст России, должны быть завизированы начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение, либо лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть представлены на рассмотрение и визирование в Финансовое управление.
На проектах документов, визирование которых осуществляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа, при отсутствии места для оформления виз на лицевой стороне допускается визирование на оборотной стороне последнего листа проекта документа.
2.2.19. Документы подписываются должностными лицами Службы в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Службы.
В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица - автора документа (на бланках должностных лиц наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:
Заместитель руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
Врио руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ, оформленный на бланке с указанием наименования Службы, подписывает руководство Управления, то в состав реквизита "Подпись должностного лица" входит наименование должности подписывающего, наименование Управления, личная подпись и ее расшифровка, например:
Начальник Правового управления Личная подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита "Подпись должностного лица" входит наименование должности лица, подписывающего документ, наименования Управления и Службы (исключение: внутренние документы), например:
Заместитель руководителя
Ространснадзора Личная подпись И.О. Фамилия
или
Начальник Правового управления
Ространснадзора Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
2.2.20. В Службе подлежат утверждению положения, правила, инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура, штатное расписание и т.д.
Документы утверждаются руководителем Службы и его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей).
Утверждение документа производится путем издания приказа, распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения или проставлением реквизита "Гриф утверждения".
Реквизит "Гриф утверждения" располагается от границы правого и верхнего поля документа первого листа проекта документа и печатается без кавычек прописными буквами.
Реквизит "Гриф утверждения" состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование Службы), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной службы
по надзору в сфере транспорта
________________ А.И. Касьянов
(Личная подпись)
"___" ________________ 20__ г.
При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Ространснадзора
от 15.04.2011 N 65
Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких грифов утверждения документа их располагают на одном уровне.
2.2.21. Служба имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и штампы установленного образца.
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
2.2.22. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле Ространснадзора N ______ за ____ г. Верно: Ведущий специалист личная подпись И.О. Фамилия Дата, Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о заверении копии документа удостоверяется печатью Службы.
Канцелярия заверяет копии только тех документов, которые создаются в центральном аппарате Службы.
Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не на бланке. На нем проставляется виза исполнителя документа и визы лиц, с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется дата и номер.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать наименование должности лица, заверившего документ.
2.2.23. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (2 см от нижнего края листа).
Отметка печатается шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, например:
Шестопалов Никита Юрьевич
(499)231 68 61
Отметка об исполнителе документа может дополняться указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, номер его телефона и дату печатания документа.
2.2.24. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний по исполнению документа, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указания относятся.
В указаниях по исполнению документа отражаются результаты рассмотрения документа руководителем. Указания по исполнению документа должны быть краткими и конкретными. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В.
Прошу подготовить проект договора
к 05.05.2012
Личная подпись
Дата
На документе, как правило, должно быть не более одного поручения по исполнению документа. Недопустимо давать по одному и тому же документу противоречивые указания и поручения или дублировать их.
В качестве исполнителей в указаниях по исполнению документа определяются должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.
В случае когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, или обозначенное словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".
Абзац исключен. - Приказ Ространснадзора от 01.04.2013 N АК-417фс.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, личная подпись автора указаний по исполнению документа, дата.
2.2.25. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль срок исполнения" на верхнем поле документа справа с указанием даты исполнения документа. Соответствующая информация вносится с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
краткие сведения об исполнении (если документ исполнен ответным документом, то дается ссылка на него; если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка о его исполнении);
отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;
дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия) лица, производящего отметку.
2.2.27. Отметка о поступлении документа в Службу содержит очередной порядковый номер, количество листов и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
2.2.28. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165)) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).
Отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется шрифтом размером N 12 от границы верхнего и правого полей на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется от нее одним межстрочным интервалом и центрируется.
Например:
Для служебного пользования
экз. N 3
2.3. Оформление отдельных видов документов в Службе
2.3.1. Состав документов Службы
Управленческая деятельность Службы в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Службы, издаваемых в пределах компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Службы.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Службой и Управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с Положениями о них.
В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Службе могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, соглашение, протокол, положение и др.).
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);
использование документа в качестве источника информации;
реальность исполнения документа;
обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.
Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими Управлениями и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт. <1>).
--------------------------------
<1> Пункт (сокращенно - пт.) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
2.3.2. Приказ и распоряжение Службы
2.3.2.1. Приказами Службы, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам. По оперативным, организационным и другим вопросам работы Службы издаются распоряжения Службы.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят Управления на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.
Организацию подготовки и оформление проектов приказов по кадровым вопросам осуществляет структурное подразделение Службы по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников Управлений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Управление, ответственное за правовое обеспечение.
2.3.2.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, исполнителем и начальником управления, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта.
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения Службы по вопросам государственной службы и кадров и начальником Управления, ответственным за правовое обеспечение.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Службы, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту и направляется исполнителю в течение трех рабочих дней.
В случае внесения изменений в проект приказа в процессе согласования он подлежит повторному согласованию.
2.3.2.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Датой вступления приказа (распоряжения) в силу является дата его подписания.
Приказы и распоряжения после подписания руководителем Службы через Канцелярию передаются уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственному за правовое обеспечение, им прошиваются и нумеруются.
После этого начальник Управления, ответственного за правовое обеспечение деятельности Службы, или его заместитель ставит на оборотной стороне последнего листа акта подпись, которая скрепляется печатью Службы.
Оформленные таким образом акты Службы вместе с версией на электронном носителе передаются для регистрации и хранения специально уполномоченному сотруднику Управления, ответственного за правовое обеспечение.
Уполномоченным сотрудником в день подписания правового акта производится его регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в электронном виде.
Подписанный правовой акт (за исключением индивидуальных актов по кадровым вопросам) публикуется на официальном сайте Службы в сети "Интернет". Копии всех правовых актов Службы, подписанных и зарегистрированных в установленном порядке, хранятся в электронном виде.
Индивидуальные правовые акты по кадровым вопросам нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от правовых актов по основной деятельности Службы, регистрируются и хранятся в структурном подразделении Службы по вопросам государственной службы и кадров.
Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно.
2.3.2.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляются исполнителем в соответствии с указателем рассылки адресатам. Указатель рассылки заполняется исполнителем, подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения и утверждается руководителем Канцелярии. Кроме того, копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю и в Управление, ответственное за правовое обеспечение, вместе со сведениями о его рассылке.
2.3.2.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
- герб Российской Федерации в одноцветном варианте;
- наименование вышестоящего органа - Министерство транспорта Российской Федерации;
- наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта;
- наименование вида документа - приказ (распоряжение);
- дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер, состоящий из знака "N" и порядкового номера.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос "О чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:
Об утверждении Регламента Федеральной службы по надзору
в сфере транспорта
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части приводится нормативно-правовая база, регулирующая сферу правоотношений, по которой издается приказ, кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для его издания. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей в нижней части листа согласования указывается конкретное должностное лицо и номер его служебного телефона.
Последний пункт распорядительной части приказа или распоряжения должен содержать сведения о подразделении и должностном лице, на которое возлагается контроль за их исполнением.
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
В случаях, если правовой акт изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный, один из пунктов его распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и названия. Текст пункта должен начинаться словами:
- "Внести изменения в пункт (номер) приказа (распоряжения) (номер, дата, название) и читать его в следующей редакции: ...";
- "Внести изменение в приказ (распоряжение) (номер, дата, название), исключив из него пункт (номер)";
- "Признать утратившим силу...";
- "Дополнить пункт (номер) приказа (распоряжения) (номер, дата, название) следующими словами: ...";
- "Дополнить приказ (распоряжение) (номер, дата, название) пунктом следующего содержания: ...".
Одновременно с регистрацией правового акта, отменяющего, изменяющего или дополняющего другой правовой акт, на бланке оригинала последнего рукописно делается отметка о том, каким актом (с указанием номера, даты и названия) внесены изменения, дополнения или произошла его отмена.
Помимо этого производится соответствующая отметка в электронной базе правовых актов.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
2.3.2.6. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов (распоряжений).
В качестве приложений, как правило, оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.
2.3.2.7. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа (распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением) документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер.
2.3.2.8. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях N 8 - 9.
Проекты приказов Службы по кадровым и наградным вопросам готовит Управление по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.
Приказы Службы по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) руководителем и регистрируются в соответствии с установленным порядком.
Распоряжения Службы подписываются (утверждаются) руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.
Контроль правильности оформления проектов приказов и распоряжений Службы осуществляет Управление, ответственное за правовое обеспечение.
В случае представления на согласование в Министерство Службой проекта нормативного правового акта должностное лицо, записанное в указаниях по исполнению документа первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Министерстве.
2.3.2.9. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными Управлениями, заместителями руководителя Службы, а в случае необходимости с иными органами государственной власти и организациями возлагается на начальников Управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководству Службы проект приказа (распоряжения).
Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы (распоряжения) по Службе, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) затрагивает права свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер, независимо от срока их действия, а также содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.
2.3.2.10. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись (утверждение) руководителю Службы или лицу, исполняющему его обязанности, а также проекты распоряжений, подготовленные на подпись заместителям руководителя Службы, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект документа;
начальником Управления-исполнителя, подготовившего проект документа;
должностными лицами, которым в проекте документа предусматриваются задания и поручения;
заместителем руководителя Службы, курирующим работу Управления;
начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение.
Штамп редактора (корректора) проставляется на обороте проекта приказа (распоряжения).
2.3.2.11. При возникновении в процессе согласования особого мнения у лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).
2.3.2.12. Если имеют место разногласия между Управлением, ответственным за подготовку ведомственного акта, и согласующими проект документа Управлениями, с целью их урегулирования проводится согласительное совещание под председательством руководителя Службы или его заместителя.
2.3.2.13. Проекты приказов (распоряжений) представляются на визирование в Управление, ответственное за правовое обеспечение, со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.
Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись руководителю Службы или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми необходимыми материалами.
Проекты приказов (распоряжений), представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются Управлению-исполнителю на доработку.
2.3.2.14. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ (распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) не допускается.
2.3.2.15. Поправки в подписанный приказ (распоряжение) в первый экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения) вносятся Управлениями-исполнителями в следующем порядке:
заместителю руководителя Службы, курирующему работу Управления-исполнителя, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения поправок, и согласовывается с ним новая редакция документа;
новая редакция документа согласовывается с Управлением, ответственным за правовое обеспечение; направляется докладная записка руководителю Службы о вносимых в документ изменениях.
Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения) исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов Службы, который подписывается руководством Управления-исполнителя, а также начальником Управления, ответственным за правовое обеспечение, или лицом, его замещающим.
2.3.2.16. Приказы по вопросам деятельности Службы регистрируются в пределах календарного года. При этом на документе проставляется дата и порядковый номер. Датой регистрации приказа является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом; номер приказа состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Службы, подписавшего приказ, через тире - порядкового номера и приставки "фс", например, 12 июля 2012 г. N АК-757фс.
Регистрация совместных приказов Службы с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляется аналогично регистрации приказов по вопросам деятельности Службы. При этом дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей руководителей.
2.3.2.17. Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При этом номер распоряжения состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя Службы, подписавшего распоряжение, через тире порядкового номера и приставки "р". Датой регистрации распоряжения является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом,
например: 11 февраля 2007 г. N АК-21-р.
2.3.2.18. Подлинники приказов и распоряжений по Службе хранятся по месту регистрации.
2.3.3. Положение, правила, инструкция
2.3.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Службы, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.
2.3.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.
Управления (должностные лица), до сведения которых доводится положение (правила, инструкция), перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции).
2.3.4. Протокол заседания (совещания)
2.3.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.3.4.2. В Службе протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.3.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий;
Секретарь;
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.3.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместитель руководителя Службы;
заместители руководителя Службы.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.3.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.
2.3.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. В указатель рассылки протокола в обязательном порядке включаются заместители руководителя Службы, начальники управлений, помощники руководителя Службы по вопросам, входящим в их сферу деятельности.
Копии протоколов заверяются печатью Службы.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы.
2.3.4.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке Службы формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 10.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 11.
2.3.5. Договоры, соглашения, контракты
2.3.5.1. Договоры (соглашения) Службы закрепляют координационные отношения субъектов государственного управления. Государственный контракт на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд заключается Службой от имени Российской Федерации.
Порядок подготовки, заключения и исполнения государственных контрактов, договоров, соглашений, в которых одной из сторон является Служба, и согласование проектов государственных контрактов территориальных органов регламентируются специальным положением.
2.3.5.2. Специально уполномоченным сотрудником Управления, ответственного за правовое обеспечение, в день подписания договора (контракта, соглашения) производится его регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в электронном виде.
Договоры (соглашения) и контракты хранятся в Управлении, ответственном за правовое обеспечение.
2.3.6. Доверенности
2.3.6.1. Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления ее интересов в иных государственных, общественных и судебных органах подписывает руководитель Службы или его заместитель, подпись заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. Доверенности регистрируются в Канцелярии в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.
2.3.6.2. Копии доверенностей хранятся в Канцелярии.
2.3.7. Служебное (деловое) письмо
Служебные (деловые) письма Службы готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федеральной службы по надзору в сфере транспорта;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как доклады на поручения Министра транспорта Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю Службы, заместителю руководителя и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.
Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками Управлений.
При оформлении служебных (деловых) писем используются реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Службы;
должность лица - автора документа;
справочные данные о Службе;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация к документу;
ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза согласования документа;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Служебные (деловые) письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
Служебные (деловые) письма печатаются на бланках установленной формы, служебные (деловые) письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом наименования органов государственной власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица".
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документа руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками Управлений.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства по исполнению документа.
На проектах служебных (деловых) писем оформляется реквизит "Наименование либо аннотация документа", формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый..!" - в начале письма и "С уважением" - в заключительной части письма перед реквизитом "Подпись". Этикетные фразы печатаются исполнителем документа при подготовке проекта письма.
Служебные (деловые) письма излагаются: от первого лица множественного числа (Просим предоставить информацию.., Направляем на заключение проект... и др.), от третьего лица единственного числа (Ространснадзор не считает возможным.., Ространснадзор предлагает рассмотреть возможность...), на бланках должностных лиц - от первого лица единственного числа (Прошу Вас предоставить данные о.., Считаю возможным принять участие в...).
Служебные (деловые) письма в установленном настоящей Инструкцией порядке проходят процедуру визирования документа заинтересованными должностными лицами Службы.
Служебные (деловые) письма подписываются руководителем Службы, заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником Управления.
Служебная переписка между Управлениями, докладные записки в адрес руководителя Службы и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст служебного (делового) письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
2.3.8. Записка (докладная, аналитическая,
служебная, объяснительная)
Обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование Управления - автора документа;
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа, если текст более 4 - 5 строк;
текст документа;
адресат (должностное лицо Службы);
подпись должностного лица.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладной, аналитической, служебной, объяснительной) при необходимости она визируется заинтересованными должностными лицами.
3. Организация документооборота
3.1. Принципы организации документооборота
3.1.1. Прохождение документов в Службе с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот.
В документообороте Службы выделяются следующие документопотоки:
- поступающая документация (входящая);
- отправляемая документация (исходящая);
- внутренняя документация.
3.1.2. В составе входящей документации выделяются правительственные документы, обращения граждан, неправительственные документы.
3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
3.2.1. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и по системе межведомственного электронного документооборота.
С помощью почтовой связи в Службу доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.
3.2.2. Прием всех поступающих в Службу документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в Канцелярии группой экспедиционной обработки документов (далее - Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в Канцелярии.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником Канцелярии, в вечернее время и в выходные дни - секретарем руководителя либо ответственным дежурным по Службе.
3.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Службы с пометкой "Лично", Управлениям.
При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, следует сообщить об этом отправителю документа и при необходимости составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю документа с сопроводительным письмом.
3.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в Управление, ответственное за правовое обеспечение, сохраняются во всех случаях.
3.2.5. Документы, письменные обращения граждан, адресованные Службе (без указания должностного лица) и руководству Службы, передаются в Канцелярию оперативно, по мере их поступления.
Документы, адресованные в Управления, передаются работникам Управлений, ответственным за делопроизводство в Управлениях, два раза в день по установленному графику. Работники Управлений получают документы в Экспедиции. В целях оперативности срочные документы могут передаваться на исполнение в Управления работниками Канцелярии.
Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные Службе (без указания должностного лица), руководителю Службы, после регистрации в Канцелярии передаются Управлениям для организации перевода. Дальнейший порядок исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется начальником Управления.
3.2.6. Поступившая в Службу на имя руководства Службы срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной Управлениям, сообщается работникам, ответственным за делопроизводство в Управлениях.
3.2.7. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Службы для направления на исполнение.
3.3. Предварительное рассмотрение документов
3.3.1. Канцелярией производится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Службы. Документы, поступившие в Службу по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в Управления. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
3.3.2. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю Службы или его заместителям в соответствии с установленным в Службе распределением обязанностей между руководителем Службы, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указаний по исполнению документа.
Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.
В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности их исполнения или доставки.
Руководителю Службы докладываются документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти, центральных учреждений Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным вопросам деятельности Службы.
3.3.3. Документы, не требующие рассмотрения руководителем Службы, направляются для рассмотрения заместителям руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или начальникам Управлений согласно их компетенции.
Документы доводятся до исполнителя документа в Управлении немедленно после их рассмотрения руководством Управления.
3.3.4. Начальники Управлений или лица, исполняющие их обязанности, рассматривают документы по мере их поступления.
Документы, содержащие срочные поручения, а также документы, поступившие для согласования (визирования), - немедленно.
3.3.5. При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положением о Службе, распределением обязанностей между заместителями руководителя, положениями об Управлениях и т.д.
3.4. Регистрация поступающих документов
3.4.1. Основой построения системы электронного документооборота в Службе является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из системы электронного документооборота.
3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3.4.3. В Канцелярии регистрируются следующие документы:
документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Службе (без указания должностного лица), руководителю Службы, и исходящие документы за подписью руководителя Службы;
внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Службы, - как входящие документы (в Управлениях эти документы учитываются как исходящие);
внутренние документы за подписью заместителей руководителя Службы, подготовленные для доклада руководителю Службы, - в Канцелярии как входящие документы (исходящий номер не проставляется);
письма граждан.
Приказы и распоряжения Службы по основной деятельности Службы регистрируются в Управлении, ответственном за правовое обеспечение.
3.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в Канцелярии:
бухгалтерские документы (расчетно-платежные);
документы без подписи;
кадровые приказы Службы;
командировочные удостоверения;
копии документов, направляемые для сведения;
научные отчеты;
периодические издания, статьи из них;
поздравления, соболезнования;
рекламные проспекты;
технические задания на зарубежные командировки.
3.4.5. Входящие документы, адресованные заместителям руководителя Службы и исходящие за их подписью, регистрируются секретарями в приемных этих заместителей руководителя; входящие документы, адресованные управлениям и исходящие за подписью руководства управления, регистрируются в управлениях работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях.
3.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения соответствующими должностными лицами.
Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем федерального органа исполнительной власти.
3.4.7. На входящих документах, подлежащих регистрации в Канцелярии, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписывается входящий номер, количество листов и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного Управления в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в системе электронного документооборота.
3.4.8. Возможность доступа к электронной базе данных Канцелярии определяется Правовым управлением.
3.4.9. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.
3.4.10. В Канцелярии Службы регистрационный номер входящего документа состоит из индекса "фс", индекса руководителя Службы (единица), через тире - порядкового номера, например: фс 1-2536.
3.4.11. Регистрационный номер входящего документа, адресованного заместителю руководителя Службы, состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии заместителя руководителя Службы, через тире - порядкового номера, например, АЖ-98.
3.4.12. В Управлениях регистрационный номер входящего документа состоит из индекса Управления, через тире - порядкового номера, например: 5-815.
Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой.
Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.
3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Службы
и доведения документов до исполнителей
3.5.1. Документы после рассмотрения Канцелярией и далее руководителем Службы возвращаются в Канцелярию для отметки с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий и направления документов на исполнение.
3.5.2. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.
3.5.3. Документы с указаниями по исполнению руководителя Службы, заместителей руководителя и начальника Канцелярии (заместителя начальника) направляются головному исполнителю документа и копии - соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.
3.5.4. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного Управления (или из приемной заместителя руководителя) в другое Управление только через Канцелярию с соответствующими отметками с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Документы со штампом "Подлежит возврату в отдел делопроизводства" после исполнения (ознакомления) возвращаются в Канцелярию.
3.5.5. Прохождение документов в приемных заместителей руководителя Службы.
Входящая корреспонденция, адресованная заместителю руководителя, поступает в его приемную для регистрации с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
После рассмотрения заместителем руководителя документы с его указаниями по исполнению документа возвращаются в приемную заместителя руководителя для отметки с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий и направления документов на исполнение в Управления.
Документы с указаниями по исполнению заместителя руководителя Службы направляются головному исполнителю документа и копии соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.
Контроль за исполнением поручения заместителя руководителя осуществляет соответствующая приемная заместителя руководителя.
Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю руководителя через его приемную.
Перед подписанием исходящего документа заместителем руководителя уполномоченное лицо обязано проверять четкость и грамотность редакции письма, наличие виз согласования документа и писем - согласований документа всех заинтересованных в исполнении документа.
Подписанный документ регистрируется с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий в приемной заместителя руководителя и передается исполнителю документа для отправки через Экспедицию. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для приемной заместителя руководителя, одна копия - для Управления - исполнителя документа).
3.5.6. Прохождение документов в Управлениях.
Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в Управление, получается в Экспедиции работником, ответственным за делопроизводство в Управлении.
Работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику Управления.
На всех документах, адресованных Управлению и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого Управления.
При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Документы, прошедшие регистрацию в Канцелярии и направленные на исполнение в Управление, поступают в это Управление с регистрационным штампом Канцелярии. В Управлении эти документы не регистрируются.
После рассмотрения документов начальником Управления работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, вносит указания по исполнению документа с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел Управления (конкретному работнику) и передает документ исполнителю документа.
Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри Управления осуществляется через работника, ответственного за делопроизводство в Управлении, с отметкой с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Подписанные руководством Управления документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в Управлении, для регистрации и подготовки на отправку.
Регистрационные номера исходящих и внутренних документов Управления состоят из индекса Управления, через точку - номера дела по номенклатуре, через тире - порядкового номера, например: 3.14-2306.
Работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, обязан вести количественный учет корреспонденции ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Канцелярию сведения о поступивших в адрес Управления и отправленных за подписью руководства Управления документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном Управлении.
3.5.7. Организация исполнения документов.
Головной исполнитель, отмеченный в указании по исполнению документа первым, является ответственным за организацию исполнения поручения и ему передается подлинник документа. Соисполнителям направляются копии документа.
Начальник Управления, отмеченный в указании по исполнению документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляется копия документа.
Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.
Срок исполнения документов определяется в указаниях по его исполнению руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункт 3.10.4 настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.
Управления - исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов с указаниями по исполнению документа руководителя Службы в зависимости от их содержания в виде:
докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации;
докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;
согласованных проектов приказов и распоряжений Службы, поручений, докладных записок о выполнении поручений.
Предложения по выполнению указаний по исполнению документа руководителя Службы и его заместителей к неправительственным документам Управления представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.
Подготовленный на подпись руководителю Службы проект документа начальник Канцелярии или лицо, исполняющее его обязанности, обязан проверить в присутствии исполнителя документа содержание документа, правильность его оформления и завизировать. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.
При представлении в Канцелярию проекта документа на подпись руководителю Службы с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Канцелярии по факту утери оригинала документов, подписанная начальником Управления-исполнителя.
Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.
Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.
Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в Канцелярию для снятия с контроля.
Правительственные документы с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в Канцелярию для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Неправительственные документы хранятся в делах Управления, являющегося головным исполнителем документа.
После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.
Об исполнении документа делается также отметка с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
3.6. Организация работы с отправляемыми документами
3.6.1. Документы отправляются из Службы только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Службе правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Службы (внутреннее согласование) возлагается на Управление - исполнитель документа.
Проекты документов Службы готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
3.6.2. До представления документа на подпись руководству Службы исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки служебных документов.
3.6.3. Проекты документов визируются начальником Управления (при необходимости - руководителями других Управлений); визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.
3.7. Регистрация отправляемых документов
3.7.1. Документы, подписанные руководителем Службы, передаются на регистрацию в Канцелярию (документы, подписанные заместителями руководителя и начальниками Управлений, регистрируются в соответствующих приемных и передаются на отправку в Экспедицию).
3.7.2. Канцелярия осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.
3.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в электронные базы данных с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Службы.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем Службы или его заместителем, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую черту - индекса Управления, через тире - порядкового номера, например: АК-10/7-836.
Экземпляры документов с визами остаются в Канцелярии для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна копия документа выдается Управлению - исполнителю документа, вторая копия документа передается в Канцелярию (если исполненный документ находился на контроле).
3.8. Отправка документов
3.8.1. Отправку исходящих документов производит Экспедиция.
Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
3.8.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в специальный отдел.
3.8.3. Документы, подписанные руководителем Службы или его заместителями, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью.
3.8.4. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает Управление - исполнитель документа.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Обработка документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, и факсимированных сообщений осуществляется Экспедицией телеграфа в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; 2008, N 23, ст. 2715; 2009, N 12, ст. 1429).
3.8.5. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
3.8.6. Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи:
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания Службы.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Службы, установлены в Экспедиции телеграфа.
Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Экспедицию телеграфа с указанием номера телефона-факса адресата.
Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 0,2 см.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.
Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы и после передачи возвращается исполнителю документа с отметкой о времени отправки.
Поступившие в Экспедицию телеграфа факсограммы передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - немедленно.
Поступившие факсограммы передаются:
адресованные Службе (без указания должностного лица), руководителю Службы - в Канцелярию;
адресованные структурным подразделениям - в соответствующие приемные структурных подразделений.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю документа в соответствующее Управление.
Поступающие через факсимильную связь служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
3.8.7. Организация передачи документов с использованием системы межведомственного электронного документооборота изложена в разделе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции.
3.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
3.9.1. Регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
3.9.2. Приказы и распоряжения Службы по основной деятельности регистрируются и хранятся в Управлении, ответственном за правовое обеспечение.
3.9.3. Приказы Службы по личному составу и приказы Службы о награждениях регистрируются и хранятся в Управлении, ответственном по вопросам государственной службы и кадров.
3.9.4. Постановления и протоколы заседаний Коллегий и Общественных советов Службы, проводимых руководителем Службы или лицом, его замещающим, регистрируются и ведутся ответственным секретарем Коллегии.
3.9.5. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем Службы или лицом, его замещающим, регистрируются и хранятся у помощника руководителя.
3.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых заместителями руководителя, регистрируются и хранятся в приемных заместителей руководителя.
3.9.7. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых в Управлениях, регистрируются и хранятся в Управлениях.
3.9.8. Гражданско-правовые договора регистрируются и хранятся в Управлении, ответственном за правовое обеспечение.
3.9.9. Протоколы Научно-технического совета, Комиссии и иных органов регистрируются и хранятся в Управлениях, координирующих работу этих органов.
3.9.10. Доверенности, выдаваемые от имени Службы, регистрируются в Канцелярии.
3.9.11. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые руководителю Службы, регистрируются в Канцелярии.
3.9.12. Передача зарегистрированных документов между Управлениями осуществляется через Канцелярию.
3.10. Контроль исполнения документов
3.10.1. Регламентирующие нормативные правовые акты
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Службе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964), Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, утвержденным Приказом Ространснадзора от 06.06.2007 N ГК-376фс.
3.10.2. Ответственные лица, осуществляющие контроль
за исполнительской дисциплиной
Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Службе возложен на работников Канцелярии.
Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Министра по неправительственной корреспонденции и обращений граждан обеспечивается работниками Канцелярии.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем (или лицом, его замещающим), и постановлений коллегии Службы обеспечивается Управлением, ответственным за правовое обеспечение.
Контроль за исполнением поручений заместителей руководителя осуществляется соответствующими секретариатами заместителей руководителя.
Контроль за исполнением поручений руководства Службы, адресованных в Управления, осуществляется непосредственно начальниками этих Управлений.
В Управлениях назначаются должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину.
3.10.3. Порядок постановки документов на контроль
Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний, включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Постановка документов на контроль в Канцелярии включает в себя отметку о контроле в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов, а также использование автоматизированных (компьютерных) технологий: краткое содержание поручения Службе (обращения в Службу), головной исполнитель документа (согласно указаниям по исполнению документа руководителя Службы или заместителя руководителя, давшего поручения) и контрольный срок исполнения документа.
Постановка протокола (постановления) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа головного исполнителя документа и установку контрольного срока исполнения документа с внесением соответствующей информации в электронном виде.
Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в Канцелярии документы, адресованные руководству Службы и поступившие в Службу (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям Президента Российской Федерации, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по указаниям по исполнению руководства Службы.
Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:
Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет;
межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Генеральная прокуратура Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридические лица и индивидуальные предприниматели, средства массовой информации, организации стран СНГ и иностранные государства и др.;
обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (Интернет-обращения)).
Канцелярия осуществляет контроль за своевременным исполнением:
правительственных документов;
неправительственных документов, поступивших на имя руководителя или в адрес Службы (без указания должностного лица);
обращений граждан, поступивших на имя руководителя или в адрес Службы (без указания должностного лица);
поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Министра или исполняющего обязанности Министра и постановлениях коллегии Министерства.
По указанию руководства Службы могут быть поставлены на контроль и другие документы.
Оперативный контроль поручений руководителя и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием руководителя или заместителей руководителя, возлагается на Управление, подготовившее поручение (совещание).
Управления, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении поручений (ходе исполнения) в Управление, ответственное за правовое обеспечение.
3.10.4. Сроки исполнения поручений руководства Службы
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание - исполняются в трехдневный срок;
представление информации по запросам СМИ - в течение семи дней с момента поступления запроса в Службу;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок до одного месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса;
по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя документа на согласование в Службу, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Службы, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней со дня получения запроса;
представление материалов к заседаниям Правительственных комиссий - в соответствии с регламентами этих комиссий.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Канцелярия устанавливает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в указании по исполнению документа руководства Службы.
По поручениям без указания конкретной даты исполнения документа контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.
3.10.5. Ответственность за исполнение документов и поручений
Если поручение руководителя или заместителей руководителя дано нескольким должностным лицам Службы и в указании по исполнению документа не определен конкретный ответственный (головной) исполнитель, то лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "обобщение" или "ответственный", является головным исполнителем поручения.
Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
Головной исполнитель несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.
Соисполнители документа несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их головному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.
В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями документа головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, и Канцелярию.
Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию работников Канцелярии давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
3.10.6. Изменение головного исполнителя документа, сроков
исполнения и снятие документов и поручений с контроля
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя Службы (исполняющего обязанности руководителя Службы), давшего поручение, на докладной записке, подписанной начальником Управления (исполняющим обязанности начальника Управления), обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.
Докладная записка визируется начальником Управления (исполняющим обязанности начальника управления), на которого предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем руководителя Службы.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению заместителя руководителя осуществляется только по решению заместителя руководителя, давшего поручение. В случае его отсутствия (командировка, отпуск и т.д.) изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется другим заместителем руководителя в соответствии с соответствующим Приказом Ространснадзора "О распределении обязанностей между руководителем и заместителями руководителя Федеральной службы по надзору в сфере транспорта".
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению, подписанному начальником Управления, осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа начальником Канцелярии.
После принятия решения руководителем Службы (исполняющим обязанности руководителя, заместителем руководителя) первичный головной исполнитель документа незамедлительно информирует об этом соисполнителей документа и представляет подлинник новых указаний по исполнению документа с оригиналом поручения.
При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя руководителя Службы (заместителя руководителя, давшего поручение).
В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения документа.
Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях.
Головной исполнитель поручения по согласованию с заместителем руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя руководителя Службы с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Службы в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой датой исполнения документа.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя документа. На эти документы представляется докладная записка на имя руководителя о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.
Объяснения, представленные руководителю, визируются заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
Снятие с контроля документов осуществляется Канцелярией после представления головным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения.
Если по представленным головным исполнителем проектам ответов руководство Службы дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронном виде: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или Управления, в котором исполнен документ. На подлиннике документа в штампе "Контроль за исполнением" ставится отметка о снятии с контроля исполнения документа.
Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Службы (постановлениях коллегии Службы), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в Управление, ответственное за правовое обеспечение материалов, подтверждающих факт исполнения документа.
Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого руководителем Службы (постановлении коллегии Службы), принимается руководителем Службы (исполняющим обязанности руководителя). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя Службы. О принятом решении руководителя Службы головной исполнитель документа информирует Управление, ответственное за правовое обеспечение.
Абзац исключен. - Приказ Ространснадзора от 01.04.2013 N АК-417фс.
3.11. Учет и анализ объемов документооборота
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Службу и создаваемых ими, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Канцелярией и представляются руководителю Службы в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Службу и созданных за определенный период времени (квартал, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
4. Документальный фонд Службы
4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
4.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Службы лежит на Канцелярии.
4.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел руководства Службы, структурных подразделений (Приложение N 12) и сводная номенклатура дел Службы (Приложение N 13).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Канцелярией, подписывается руководителем подразделения и представляется в Канцелярию.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Канцелярию.
4.1.4. Сводная номенклатура дел Службы составляется Канцелярией на основе номенклатур дел структурных подразделений.
4.1.5. Сводная номенклатура дел Службы подписывается начальником Канцелярии, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Службы, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.
4.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
4.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Канцелярии, второй используется в Канцелярии в качестве рабочего, третий применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
4.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
4.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.
4.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.
4.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
4.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела руководства Службы состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре, например: ВЧ-12. Индекс дела структурного подразделения состоит из установленного в Службе цифрового обозначения Управления, через тире - обозначения (кода) отдела и через тире - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 - код Управления, 05 - код отдела данного Управления, 21 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Ространснадзора (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий.
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
4.1.13. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
4.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
4.2. Формирование дел и их текущее хранение
4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
4.2.2. Дела формируются в Службе, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
4.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
4.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Канцелярией.
4.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных документов);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
4.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются и хранятся в подразделении Службы, ответственном за правовое обеспечение.
Приказы по личному составу группируются и хранятся в структурном подразделении по вопросам государственной службы и кадров.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Службы и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
4.2.7. Дела Службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Канцелярии и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника Канцелярии, ответственного за архив Службы.
4.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела (Приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
4.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Службы; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Службы указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Службы; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Службы, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Службы, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Федеральной службы по надзору в сфере транспорта черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Службы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования Службы и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
4.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
4.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
4.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение
4.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
4.3.2. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в Службе на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Службы.
4.3.3. Дела Службы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению листа-заверителя дела.
4.3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается постоянно действующая ЦЭК и, при необходимости, ЭК в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно руководителем Службы или начальником Управления по согласованию с Росархивом.
4.3.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в Управлениях Службы работниками, ответственными за делопроизводство в Управлениях, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством работника Канцелярии, ответственного за архив Службы.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Управлениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
4.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (Приложение N 17), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 18).
В Службе в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством работника Канцелярии, ответственного за архив Службы. По этим описям документы сдаются в архив Службы.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, которую готовит работник Канцелярии, ответственный за архив Службы, и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
Описи дел управлений составляются по установленной форме и представляются в архив Службы не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование управления, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда управление в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
4.3.7. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
4.3.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
4.3.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
4.3.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления, ответственного за правовое обеспечение, и утверждается руководителем структурного подразделения-исполнителя.
При наличии в структурном подразделении Службы ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЦЭК.
4.3.11. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Службы, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЦЭК для рассмотрения и согласования.
4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения
4.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, срок хранения которых истек, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение N 18).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.).
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Службы (при этом дела каждого управления составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
4.4.2. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).
Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения.
4.4.3. После утверждения руководителем Службы актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ______ N ___" с указанием наименования должности, фамилии, личной подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). Документы, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
4.5. Передача дел на архивное хранение
4.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Службы, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Служба образует архив.
Передача документов в архив Службы производится по утвержденным описям дел.
4.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
4.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Службы, как правило, не подлежат (они хранятся в Управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному работником Канцелярии, ответственным за архив Службы, и согласованному с начальниками управлений.
4.5.4. Прием дел производится работником Канцелярии, ответственным за архив Службы, в присутствии работника Управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личной подписи работника Канцелярии, ответственного за архив Службы, и работника, передавшего дела).
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками Управлений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет Управление, передающее документы).
4.5.5. При ликвидации или реорганизации Управления, работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
5. Особенности работы с электронными документами
5.1. В Ространснадзоре создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Службы в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
5.3. Для подтверждения подлинности электронных документов в Службе используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При получении электронных документов от других органов государственной власти или организаций Канцелярия осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Службы (докладные, служебные записки, справки, сводки и др.) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Службе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
5.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем Службы на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем Службы по согласованию с Федеральным архивным агентством.
5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Службы. Система электронного документооборота Службы должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
5.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются Канцелярией.
5.7. Порядок организации обмена электронными сообщениями между Администрацией Президента Российской Федерации и Службой с использованием системы межведомственного документооборота определен в Инструкции по использованию системы межведомственного электронного документооборота федеральными органами исполнительной власти при приеме и обработке электронных сообщений, одобренной протоколом заседания Правительственной комиссии по проведению административной реформы от 24 февраля 2009 г. N 87 (раздел VIII).
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Службы в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота Службы должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Службы реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
5.8. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Канцелярия осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
5.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Службы, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Службы, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
5.10. Документы, создаваемые в Службе и (или) поступающие в Службу на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота производится после его сравнения с подлинником документа.
5.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Службы. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
5.12. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например;
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.
5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Службе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
5.15. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Службы.
Поступившие из Управлений в архив Службы электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
5.17. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Службы используются обязательные сведения о документах, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.
┌─────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┐
│Наименование сведений│ Характеристика информации, включаемой │
│ о документе │ в регистрационно-контрольную карточку │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│1. Адресант │Полное официальное и сокращенное наименование │
│ │организации или фамилия, инициалы лица - │
│ │отправителя документа (на основании бланка │
│ │документа или в соответствии с данными, указанными │
│ │в обращении гражданина) │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│2. Адресат │Полное официальное и сокращенное наименование │
│ │организации или фамилия, инициалы лица - получателя│
│ │документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│3. Должность, фамилия│В соответствии с реквизитом "Подпись" │
│и инициалы лица, │ │
│подписавшего документ│ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│4. Вид документа │В соответствии с указанием вида документа на бланке│
│ │документа или на основании оценки содержания │
│ │документа │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│5. Дата документа │В соответствии с датой, обозначенной в документе │
│ │автором, или на основании почтового штемпеля на │
│ │конверте, если в документе дата отсутствует │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│6. Номер документа │В соответствии с номером, присвоенным документу │
│ │автором │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│7. Дата поступления │Дата, указанная в отметке о поступлении │
│документа │(входящем штампе) │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│8. Входящий номер │Номер, проставленный в отметке о поступлении │
│документа │(входящем штампе) │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│9. Ссылка на │В соответствии со сведениями, указанными в │
│исходящий номер и │соответствующем реквизите │
│дату документа │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│10. Наименование либо│Краткое содержание документа (заголовок к тексту │
│аннотация документа │документа) │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│11. Индекс дела │Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на │
│ │место хранения документа │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│12. Сведения о пере- │На основании указаний по исполнению документа │
│адресации документа │(реквизит "Указания по исполнению") │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│13. Количество листов│Количество листов основного документа │
│основного документа │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│14. Количество │Количество приложений │
│приложений │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│15. Общее количество │Общее количество листов приложений │
│листов приложений │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│16. Указания по │Указания по исполнению документа или поручение │
│исполнению документа │руководителя, определяющие характер исполнения │
│ │документа и срок исполнения │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│17. Должность, │Наименование должности, фамилия и инициалы │
│фамилия и инициалы │исполнителя │
│исполнителя │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│18. Отметка о │В соответствии с отметкой о конфиденциальности │
│конфиденциальности │("Для служебного пользования", "Конфиденциально", │
│ │"Коммерческая тайна" и др.) │
└─────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┘
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.
6. Работа исполнителя с документами
6.1. Организация работы с документами
6.1.1. Организация работы с документами в Управлениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя, заместителей руководителя, начальников Управлений, иных должностных лиц.
Управление - исполнитель документа получает документы в возможно короткие сроки (как правило, в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
6.1.2. Документы, поступившие в Управление с указаниями по исполнению документа руководителя, передаются исполнителям документа только после их рассмотрения начальником Управления.
Работники Управлений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных в Службе;
согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования документа (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку указателя рассылки служебных документов;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству Службы;
определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
Порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким работникам, в том числе функция головного исполнителя документа и функции соисполнителей документа в подготовке проекта документа; право головного исполнителя документа созывать соисполнителей документа для выработки совместного решения; порядок и сроки представления проектов документов головному исполнителю документа указаны в пункте 3.10.5 настоящей Инструкции.
В случае отсутствия исполнителя документа (командировка, отпуск, болезнь) руководителем подразделения, в котором находится на исполнении документ, дается указание о передаче документа другому работнику, о чем информируется работник, ответственный за делопроизводство в Управлении.
6.1.3. При составлении и оформлении документов работники Управлений должны руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.
Головной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа.
6.1.4. Исполнитель документа не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только работники, имеющие отношение к их исполнению.
6.2. Организация оперативного хранения документов
6.2.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы дела хранятся по месту их формирования.
Начальники Управлений и работники, ответственные за делопроизводство в Управлениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в Управления, хранятся в этих Управлениях.
В Управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Службы.
6.2.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
6.2.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.
Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.
6.2.4. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя.
6.2.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.
6.3. Выполнение копировально-множительных работ
Выполнение копировально-множительных работ в Службе производится в копировальном отделе организации, осуществляющей данный вид работ по государственному контракту, и на копировальных аппаратах, установленных в Управлениях.
Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (Приложение N 19).
Заказ может быть подписан: руководством Управления; помощником руководителя; советником руководителя; начальником Канцелярии.
Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров документов несет должностное лицо Службы, подписавшее заказ.
На копировальных аппаратах, установленных в Управлениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник Управления.
Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Службу с пометкой "Снятие копий запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.
7. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
7.1. Учет печатей и штампов
7.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
7.1.2. Служба в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. от 9 июля 2002, от 30 июня 2003, от 10 ноября 2009, от 28 декабря 2010) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1) применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Порядок использования и обеспечения надежного хранения печати Службы с изображением Государственного герба Российской Федерации изложен в распоряжении Ространснадзора от 13.02.2008 N ГК-33-р(фс).
7.1.3. Кроме печати Службы с изображением Государственного герба Российской Федерации используются печати Управлений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
7.1.4. Учет имеющихся в Службе печатей и штампов ведет Административное управление в журнале учета печатей и штампов (Приложение N 20) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Журнал включается в номенклатуру дел Административного управления.
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Службой, не допускается.
7.1.5. Работники, ответственные за использование и сохранность печатей и штампов в Управлениях, назначаются начальниками Управлений.
Работник, которому была выдана печать или штамп, при оставлении должности обязан ее (его) сдать.
Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель Службы.
7.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией Административного управления.
О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства Службы.
7.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административное управление и уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных печатей и штампов.
7.2. Учет бланков документов
7.2.1. Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Службы возлагается на Канцелярию.
7.2.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, бланки нумеруются типографским способом или нумератором в Канцелярии. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета бланков (Приложение N 21).
Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в Управлениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В Управлениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и их руководители.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Канцелярию.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
16 декабря 2011 года
Приложение N 1
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЩЕГО ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА СЛУЖБЫ
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
________________ Москва N ______________
Приложение N 2
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЩЕГО УГЛОВОГО БЛАНКА СЛУЖБЫ
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ
В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
Ленинградский проспект, д. 37, Москва,
ГСП-3, 125993, Телетайп: 111495
Тел.: (499)321-50-09; Факс: (499)231-55-35
e-mail: head@rostransnadzor.ru
//www.rostransnadzor.ru
________________ N ___________________
На N ______________ от _______________
Приложение N 3
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Ленинградский проспект, д. 37, Москва,
ГСП-3, 125993, Телетайп: 111495
Тел.: (499)231-50-09, факс: (499)231-55-35
e-mail: head@rostransnadzor.ru
//www.rostransnadzor.ru
________________ N_______________________
На N ____________________ от ____________
Приложение N 4
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ
РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Ленинградский проспект, д. 37, Москва,
ГСП-3, 125993, Телетайп: 111495
Тел.: (499)231-50-09, факс: (499)231-55-35
e-mail: head@rostransnadzor.ru
//www.rostransnadzor.ru
________________ N_______________________
На N ____________________ от ____________
Приложение N 5
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПРИКАЗА
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
П Р И К А З
_______________ N ______________
Москва
Приложение N 6
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________ N ______________
Москва
Приложение N 7
к п. 2.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА СЛУЖЕБНОГО (ДЕЛОВОГО) ПИСЬМА
СЛУЖБЫ ЗАРУБЕЖНЫМ АДРЕСАТАМ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА MINISTRY OF TRANSPORT
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ OF THE RUSSIAN FEDERATION
Герб
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА России FEDERAL AUTHORITY
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА FOR TRANSPORT OVERSIGHT
Our ref Date
Наш N Дата
___________ ________
Российская Федерация 37, Leningradsky prospect, 125993,
Ленинградский проспект, 37, Москва, Moscow, Russian Federation
ГСП-3, 125993, Тел.: +7(499)231-50-09 Tel.: +7(499)231-50-09
Факс: +7(499)231-55-35 Fax: +7(499)231-55-35
E-mail: head@rostransnadzor.ru E-mail: head@rostransnadzor.ru
Приложение N 8
к п. 2.3.2.8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
ПРИКАЗ
_______________ N ______________
Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
В связи с _____________________________________________________________
(основание)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству.
2. ____________________________________________________________________
__________________________________________________________________________.
3. Признать утратившим силу приказ ____________________________________
__________________________________________________________________________.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________
__________________________________________________________________________.
Руководитель Подпись Расшифровка
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 9
к п. 2.3.2.8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
Герб России
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________ N ______________
Москва
Во исполнение _________________________________________________________
(основание)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
1. Утвердить __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
2. Признать утратившим силу ___________________________________________
___________________________________________________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 10
к п. 2.3.4.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
(РОСТРАНСНАДЗОР)
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__________________ N _________________
Москва
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
──────────────
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя Руководителя...
2. О...
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение N 11
к п. 2.3.4.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя
Федеральной службы по надзору в сфере транспорта
А.И. Касьянова
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Москва
_____________________________ N _____________________________
Присутствовали:
──────────────
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
___________________________________________________________________________
I. О составе комиссии Федеральной службы по надзору
в сфере транспорта по проведению административной реформы
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Начальнику Управления...
II. О введении мер по...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
Руководитель Ространснадзора Подпись И.О. Фамилия
Приложение N 12
к п. 4.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА Административное управление НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N _________ ______________________ (место составления) На _____________ год
┌──────┬──────────────┬───────────────┬────────────────────────────┬──────┐ │Индекс│Заголовок дела│Количество дел │ Срок хранения дела (тома, │Приме-│ │ дела │(тома, частей)│(томов, частей)│части) и N статей по перечню│чание │ ├──────┼──────────────┼───────────────┼────────────────────────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────┴──────────────┴───────────────┴────────────────────────────┴──────┤ │ Название раздела │ ├──────┬──────────────┬───────────────┬────────────────────────────┬──────┤ └──────┴──────────────┴───────────────┴────────────────────────────┴──────┘
Начальник Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник Правового управления Личная подпись И.О. Фамилия Дата Заведующий архивом (работник, ответственный за архив) Личная подпись И.О. Фамилия Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______________ году в Административном управлении
┌──────────────────────────────────────┬─────┬────────────────────────────┐ │ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │ │ │ ├───────────┬────────────────┤ │ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │Постоянного │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ └──────────────────────────────────────┴─────┴───────────┴────────────────┘
Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство в Управлении Личная подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в Правовое управление. Наименование должности работника, передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия Дата
Приложение N 13
к п. 4.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ
В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 N ________ Руководитель Федеральной службы
_______________________ по надзору в сфере транспорта
(место составления)
На _______________ год Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
┌──────┬──────────────┬───────────────┬────────────────────────────┬──────┐ │Индекс│Заголовок дела│Количество дел │ Срок хранения дела (тома, │Приме-│ │ дела │(тома, частей)│(томов, частей)│части) и N статей по перечню│чание │ ├──────┼──────────────┼───────────────┼────────────────────────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │5 │ ├──────┴──────────────┴───────────────┴────────────────────────────┴──────┤ │ Название раздела │ ├──────┬──────────────────────────────┬───────────────────────────────────┤ └──────┴──────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
Начальник Административного управления Личная подпись И.О. Фамилия Дата Виза заведующего архивом (работника, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК федерального архива от ________ N ____________ от ________ N ____________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______________ году в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта
┌──────────────────────────────────────┬─────┬────────────────────────────┐ │ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │ │ │ ├───────────┬────────────────┤ │ │ │переходящих│с отметкой "ЭПК"│ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │Постоянного │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────┼─────┼───────────┼────────────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ └──────────────────────────────────────┴─────┴───────────┴────────────────┘
Начальник Правового управления Личная подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности работника, передавшего сведения Личная подпись И.О. Фамилия Дата
Приложение N 14
к п. 4.2.8
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива ____________
код Службы _________________________
_________________________ ┌───────────────────────────────┐
_________________________ │Ф. N ________________________ │
_________________________ │Оп. N ________________________ │
│Д. N ________________________ │
└───────────────────────────────┘
___________________________________________________________________________
(Наименование федерального архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Наименование Службы и управления)
ДЕЛО N ______ ТОМ N _______
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На ____________ лист
Хранить ____________
┌───────────────────────────────┐
│Ф. N ________________________ │
│Оп. N ________________________ │
│Д. N ________________________ │
└───────────────────────────────┘
Приложение N 15
к п. 4.2.8
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела N __________
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
┌───────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────┐ │ Особенности физического состояния и формирования дела │Номера листов│ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────┤ │ 1 │ 2 │ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────┤ └───────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┘
Наименование должности
работника Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Приложение N 16
к п. 4.2.8
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ
Внутренняя опись
документов дела N ____________
┌───┬───────────┬─────────┬───────────────────┬────────────────────┬──────┐ │ N │ Индекс │ Дата │ Заголовок │ Номера │Приме-│ │п/п│ документа │документа│ документа │ листов дела │чание │ ├───┼───────────┼─────────┼───────────────────┼────────────────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├───┼───────────┼─────────┼───────────────────┼────────────────────┼──────┤ └───┴───────────┴─────────┴───────────────────┴────────────────────┴──────┘
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
составившего внутреннюю опись
документов дела Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Приложение N 17
к п. 4.3.6
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральная служба по надзору в сфере транспорта
Административное управление
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Административного
управления
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
ОПИСЬ N _______
___________________________________________________________________________
┌───┬───────────┬────────────┬─────────────┬────────────┬──────────┬──────┐ │ N │ Индекс │ Заголовок │ Крайние │ Количество │ Срок │Приме-│ │п/п│ дела │ дела │ даты │ листов │ хранения │чание │ ├───┼───────────┼────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 <2> │ 7 │ ├───┴───────────┴────────────┴─────────────┴────────────┴──────────┴──────┤ │ Название раздела │ ├───┬───────────┬────────────┬─────────────┬────────────┬──────────┬──────┤ ├───┼───────────┼────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼──────┤ ├───┼───────────┼────────────┼─────────────┼────────────┼──────────┼──────┤ └───┴───────────┴────────────┴─────────────┴────────────┴──────────┴──────┘
В данную опись внесено _________________________________ дел с N __________
(цифрами и прописью)
по N __________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Начальник Протокол ЭК <3>
Правового управления управления
личная подпись И.О. Фамилия от __________ N ______
Дата
Передал _______________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных картотек
(цифрами и прописью)
к документам <4>.
Наименование должности
работника управления Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял _______________________________ дел и ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника
архива Службы Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
--------------------------------
<2> Графа 6 не заполняется в описях дел постоянного хранения.
<3> При наличии ЭК управления.
<4> Передаются вместе с делами.
Приложение N 18
к п. 4.3.6
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА УТВЕРЖДАЮ
АКТ Руководитель Федеральной
____________ N ______________ службы по надзору в сфере транспорта
_____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению Личная подпись И.О. Фамилия
документов, не подлежащих
хранению Дата
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
(название фонда)
┌───┬─────────┬────────┬──────┬──────────────┬──────┬──────────────┬──────┐ │ N │Заголовок│ Дата │Номера│Индекс дела по│Коли- │Сроки хранения│Приме-│ │п/п│ дела или│дела или│описей│ номенклатуре │чество│ дела и номера│чание │ │ │групповой│ крайние│ │ или N дела по│дел │ статей по │ │ │ │заголовок│даты дел│ │ описи │ │ перечню │ │ │ │ дел │ │ │ │ │ │ │ ├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤ ├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤ ├───┼─────────┼────────┼──────┼──────────────┼──────┼──────────────┼──────┤ └───┴─────────┴────────┴──────┴──────────────┴──────┴──────────────┴──────┘
Итого ______________________________________ дел за __________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ______________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________ N _________)
Наименование должности работника,
проводившего экспертизу ценности
документов Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ______________ N _____________
Документы в количестве _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ____________________ кг сданы в _____________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N ___________
Наименование должности работника
Федеральной службы по надзору
в сфере транспорта, сдавшего документы Личная подпись И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (Канцелярии), внесшего
изменения в учетные документы Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Приложение N 19
к п. 6.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ЗАКАЗА НА ВЫПОЛНЕНИЕ
КОПИРОВАЛЬНЫХ РАБОТ
┌──────────────────────────────────────────────┐
│ Заказ N ________________ │
│ │
│ Копирование, размножение документа │
│ Ространснадзора на копировально-множительном │
│ участке │
│ │
│ Управление (отдел) _________________________ │
│ ____________________________________________ │
│ │
│ Исполнитель ________________________________ │
│ тел. _______________________________________ │
│ │
│ Наименование документа _____________________ │
│ ____________________________________________ │
│ ____________________________________________ │
│ Всего страниц _________ Тираж ______________ │
│ Формат, особые отметки _____________________ │
│ ____________________________________________ │
│ │
│ Начальник управления _______________________ │
│ Дата ________________ │
│ РАЗРЕШЕНО: │
│ Нач. отдела документооборота _______________ │
│ Дата ________________ │
│ │
│Неправильно оформленные материалы ВОЗВРАЩАЮТСЯ│
└──────────────────────────────────────────────┘
Приложение N 20
к п. 7.1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Журнал учета печатей и штампов
┌───┬────────┬────────┬────────┬──────────────┬────────┬───────┬─────┬───────┬────────┬─────┐ │ N │ Оттиск │Наимено-│Дата по-│Предприятие- │Кому │Роспись│Дата │Роспись│Дата │Дата,│ │п/п│ печати │вание │лучения │изготовитель, │выдана │работ- │воз- │работ- │уничто- │номер│ │ │(штампа)│печати │печати │дата и N со- │(долж- │ника │врата│ника │жения │акта │ │ │ │(штампа)│(штампа)│проводитель- │ность, │ │печа-│ │печати │ │ │ │ │ │от изго-│ного документа│подраз- │ │ти │ │(штампа)│ │ │ │ │ │товителя│ │деление)│ │ │ │ │ │ ├───┼────────┼────────┼────────┼──────────────┼────────┼───────┼─────┼───────┼────────┼─────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ └───┴────────┴────────┴────────┴──────────────┴────────┴───────┴─────┴───────┴────────┴─────┘
Приложение N 21
к п. 7.2.2
ФОРМЫ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА БЛАНКОВ
Журнал учета поступления бланков
┌──────────────┬───────────┬──────────┬──────────────────┬───────┬────────┐ │ Наименование │ Дата │Дата и N │ Наименование │Количе-│Серия и │ │ вида бланка │поступления│сопроводи-│ организации - │ство │ номера │ │ │ │тельного │поставщика бланков│экз. │гербовых│ │ │ │документа │ │бланков│бланков │ ├──────────────┼───────────┼──────────┼──────────────────┼───────┼────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ └──────────────┴───────────┴──────────┴──────────────────┴───────┴────────┘
Журнал учета выдачи бланков в управления
┌────────────┬──────────┬──────────────┬─────────────────┬─────────┬──────┐ │Наименование│Количество│Серия и номера│ Наименование │Расписка │Приме-│ │ гербового │вида экз. │ гербовых │ управления │ в │чания │ │ бланка │ бланков │ бланков │Ф.И.О. получателя│получении│ │ ├────────────┼──────────┼──────────────┼─────────────────┼─────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ └────────────┴──────────┴──────────────┴─────────────────┴─────────┴──────┘
+7 (812) 309-95-68 - для жителей Санкт-Петербурга и Ленинградской области